A gestão financeira do e-commerce é um dos pontos de maior atenção em um negócio digital. Mesmo as lojas que vendem uma grande quantidade de produtos e têm um faturamento aparentemente satisfatório podem ter prejuízos quando não conhecem suas finanças ou não controlam as entradas e saídas de recursos.Por isso, independentemente de qual seja o tamanho da sua loja, a gestão de contas a pagar e receber é imprescindível. Se você ainda não sabe como fazer isso da melhor maneira possível, chegou ao lugar certo. Neste conteúdo, estão dispostas algumas técnicas que vão ajudar na realização dessa tarefa de modo prático. Boa leitura!
Por que se preocupar com a gestão de contas a pagar e receber?
Todas as contas a pagar e receber devem ser registradas em um documento chamado fluxo de caixa. Grandes empresas são obrigadas a apresentá-lo ao conselho e, muitas vezes, ao fisco. Esse, porém, não é um dever legal dos pequenos negócios. Por isso, muitos lojistas deixam o documento de lado, o que é um grande erro de gestão de e-commerce.
O controle do fluxo de caixa é um processo que ajuda qualquer empreendedor a conhecer melhor o seu negócio e entender o que verdadeiramente se passa dentro da empresa. Por meio de sua análise, é possível:
- Ter informações precisas sobre a saúde financeira da loja
- Saber quais custos impactam o orçamento de maneira negativa
- Identificar os pagamentos que ainda precisam ser feitos
- Estimar o faturamento de determinado mês
- Verificar se a empresa poderá honrar todos os seus compromissos
- Analisar a possibilidade de novos investimentos
Em resumo, é preciso conhecer as suas receitas e despesas detalhadamente para tomar decisões mais acertadas, que não comprometam o futuro dos negócios e proporcionem os melhores resultados possíveis.
Como fazer o controle na prática?
A gestão das contas a pagar e receber não é uma tarefa difícil. Os primeiros passos para realizá-la são organização, disciplina e conscientização da equipe sobre a importância desse processo. Então, será possível fazer um trabalho eficaz e conquistar mais inteligência sobre o negócio.
A seguir, confira alguns passos para um bom controle sobre o fluxo de caixa da sua loja online!
1. Faça um planejamento
O planejamento financeiro ajuda a manter as contas equilibradas e evita o comprometimento do caixa, inclusive em casos de imprevistos. Para tanto, esse documento deve conter informações sobre os principais produtos vendidos, fornecedores, investimentos e custos.
Além disso, é importante manter a disciplina e tornar o registro de entradas e saídas parte da rotina administrativa da empresa.
2. Mapeie as despesas e receitas
Faça uma lista com todas as despesas mensais da empresa — energia, aluguel, folha de pagamento, custos com sites, comissões, taxas, impostos, embalagens, envios, comunicação etc. Tudo o que você gasta para manter a loja funcionando deve ser registrado, sem exceções.
O objetivo é entender de quanto você precisa para pagar todas as contas. Se a empresa tiver dívidas, a quitação desses débitos também deve ser contabilizada.
Isso vai ajudar, inclusive, a precificar produtos, a saber quais benefícios podem ser oferecidos aos clientes em épocas de promoções e a planejar o futuro do negócio.
O mapeamento das receitas é um pouco mais difícil — afinal, esse não é um valor fixo. Para ter uma ideia de quanto poderá entrar em cada mês, analise o histórico recente e até dos últimos anos, buscando padrões e sinais de evolução.
3. Separe os seus gastos pessoais dos da empresa
Mesmo que você seja a única pessoa que trabalha na loja, é importante saber separar esses valores. Se despesas pessoais forem pagas com a conta da empresa (ou o contrário), ficará muito difícil ter uma visão clara sobre a real situação financeira da loja.
4. Gerencie pagamentos
Organizar os pagamentos evita que você perca prazos e, com isso, esteja sujeito a multas ou prejudique a sua imagem no mercado. Então, tenha atenção às datas de vencimento e sincronize o pagamento com o período do mês em que há entradas de receita. Assim, você evita ficar no vermelho!
Se isso não for possível, tente renegociar os prazos com os seus fornecedores.
5. Faça relatórios
Não basta registrar todas as informações — é preciso entender o que elas querem dizer. Por isso, crie o hábito de, ao final de cada mês, analisar os dados disponíveis e extrair insights a partir deles. Isso ajuda a melhorar os processos, reduzir os custos fixos e otimizar a gestão para os meses seguintes.
Depois, não se esqueça de registrar tudo o que foi aprendido. Assim, sempre que precisar, você terá o material disponível para consulta.
6. Faça uso de planilhas ou sistemas
Contar com a ajuda da tecnologia permite um controle mais amplo sobre as contas a pagar e receber. Existem alguns sistemas especializados nesse tipo de atividade, nos quais é possível registrar dados, acompanhar métricas e armazenar informações importantes.
Se a sua empresa não tiver orçamento para contar com uma ferramenta assim, a organização é igualmente eficiente com a ajuda de planilhas. Você pode desenvolver o seu próprio modelo, com base no conhecimento que tem sobre a empresa, ou baixar templates já prontos na internet, como as que o olist disponibiliza pra você gratuitamente:
- Planilha de Contas a Pagar
- Planilha de Contas a Receber
- Cálculo de Custo e Formação de Preço de Venda
- Controle de Estoque
Quais planilhas podem contribuir para o controle?
Os modelos de planilha que podem ser usados para gerenciar contas a pagar e receber são os mais diversos possíveis. Como você já sabe, eles vão depender do seu modelo de negócio. O importante é manter a frequência dos registros e deixar os dados essenciais registrados.
Em uma planilha de contas a pagar, por exemplo, você deve cadastrar fornecedores, valores devidos, prazos de validade e formas de pagamento. Já a planilha de contas a receber pode conter os produtos vendidos, valores a serem recebidos, data da entrada, forma de pagamento e taxas que serão descontadas de cada recebimento.
Também existe a opção de compilar todos os dados em uma só planilha. Nesse caso, você pode criar várias abas, cada uma com um objetivo, para manter a organização e facilitar o entendimento dos dados.
Como você pôde ver, a gestão das finanças é essencial para todos os negócios e, com as informações deste material, ela pode se tornar ainda mais simples!
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