Empreender pode gerar muitas dúvidas iniciais, e uma das perguntas mais frequentes é: como emitir nota fiscal? A emissão de notas fiscais ainda é um assunto que gera insegurança em parte das pessoas pelos diferentes formatos disponíveis e regras que variam conforme estado ou município.
Seja enquadrado no MEI (Micro Empreendedor Individual), dentro do regime do Simples Nacional ou demais modalidades, este tema ainda precisa ser esclarecido. Pensando nesse assunto, separamos algumas dicas para que o fluxo de emissão de nota no seu negócio deixe de ser uma preocupação.
É importante reforçar que a não emissão de notas fiscais pode constituir uma prática de evasão fiscal – ou seja, uma forma de omissão do pagamento de tributos, cujas punições são aplicadas no âmbito legal. De acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), 47% de todo o montante sonegado no país são de negócios de pequeno porte.
Continue lendo e aprenda tudo sobre emissão de notas fiscais para manter a sua empresa com as obrigações em dia!
Nota Fiscal: o que é e qual a importância
A Nota Fiscal (NF) é um registro que formaliza a compra e venda de produtos e serviços realizados por empresas ou pessoas físicas (PF). Ela reúne informações relevantes sobre o bem comercializado e é bastante utilizada em processos de troca, devoluções, importações e exportações e, principalmente, para o recolhimento de impostos e tributações.
O documento faz parte do dia a dia operacional do negócio e de suas responsabilidades fiscais, além de proporcionar ao cliente mais segurança na aquisição de produtos e serviços.
Emitir notas fiscais é uma atividade fundamental na rotina das empresas, mas sem as ferramentas corretas e o conhecimento adequado, a tarefa pode ser complicada. Os diferentes tipos de notas, exigências e cenários de exceção precisam ser conhecidos para que a pessoa empreendedora saiba como proceder corretamente.
Sobre exceções, vale pontuar que, diferente de outros enquadramentos, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal somente para outras empresas, ou caso o cliente pessoa física solicite. Para verificar se a sua situação se encaixa em algum tipo de dispensa da obrigatoriedade de emissão, é válido consultar o portal da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado.
Para as demais empresas do Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Empresa de Pequeno Porte (EPP), é imprescindível emitir o documento fiscal.
Principais tipos de Nota Fiscal
De forma prática, o primeiro passo para emitir notas fiscais é ter em mente em qual categoria a empresa ou a pessoa física se enquadra para, posteriormente, buscar a emissão das notas com os departamentos corretos. Para isso, veja abaixo os tipos de notas fiscais e a quem cada uma se destina:
Nota Fiscal Avulsa
É a maneira mais simplificada para microempreendedores emitirem suas notas, pois não é necessário ter um CNPJ — no caso de autônomos, por exemplo. Porém, vale ressaltar que não são todos os estados que aceitam essa modalidade, por isso é necessário confirmar na sua região. Para emiti-la, é preciso comparecer à prefeitura de sua cidade, mas apenas se essa opção não estiver disponível no site do órgão.
Desse modo, o microempreendedor será informado sobre a existência dessa opção de nota fiscal em seu estado e, caso haja a possibilidade de emissão, receberá a lista de documentos necessários.
A Nota Fiscal Avulsa é indicada para negócios que não têm um volume de venda constante e necessidade de emissão da nota esporádica. Há possibilidade de emissão manual (em papel) ou via meio eletrônico, conforme descrito abaixo.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Segue o mesmo princípio da Nota Fiscal Avulsa, mas é emitida de forma eletrônica. Para trabalhar com essa modalidade de nota, é necessário realizar os mesmos passos para a Nota Avulsa.
Vale ressaltar que somente alguns estados disponibilizam esse tipo de serviço e há a etapa adicional de emissão da nota junto ao site da Sefaz e não via papel.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Para saber como emitir Nota Fiscal Eletrônica, deve-se entrar em contato com a Secretaria da Fazenda de seu estado e obter a relação de documentos necessários para autorização da emissão.
Na maioria dos casos, também é preciso adquirir um certificado digital para assinar as notas. Importante lembrar que os valores de certificados digitais variam de acordo com a modalidade e empresa que os comercializam.
Além disso, existe o emissor de notas, que é um programa criado para esse fim.
É possível realizar o download gratuito do emissor no site da Sefaz, que disponibiliza o software criado para uso de acordo com cada estado.
Caso a empresa tenha acesso a um profissional de contabilidade, pode pedir orientações sobre as opções disponíveis para a emissão de notas no contexto específico da empresa, o que facilita muito o processo.
Inclusive, há soluções no mercado que integram as diferentes partes do fluxo de emissão para que o empreendedor consiga gerir tudo relacionado à emissão de notas em um só lugar, como é o caso do Tiny. Saiba mais no vídeo abaixo:
Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é exclusivamente digital e veio para substituir o antigo cupom fiscal e a obrigatoriedade de impressoras fiscais, reduzindo gastos com papel. Seu uso principal ocorre em vendas presenciais ou em entregas a domicílio, por exemplo.
Como a comunicação é feita diretamente com a Sefaz, há muito mais agilidade tanto para o negócio quanto para o consumidor final, que pode realizar a consulta da nota online.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
No caso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a emissão é específica para os casos em que há prestação de serviço, como um atendimento médico, por exemplo. O objetivo principal é reduzir o gasto em papéis, formalizar os tributos, e garantir segurança e agilidade nas transações.
👉 Leia mais: 7 tipos de notas fiscais eletrônicas e como fazer emissão
Como emitir Nota Fiscal
Agora que você já está ciente da importância da emissão e dos tipos de Notas Fiscais disponíveis, é hora de aprender como emitir uma nota na prática, seja eletrônica ou não. Vamos à explicação!
Defina o tipo de Nota
O tipo de Nota a ser emitida depende essencialmente da natureza do seu negócio (MEI, Simples Nacional etc.) e das características do que será comercializado, como produtos, serviços, vendas presenciais, entre outros.
Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda
Assim que você identificar o enquadramento da sua empresa, deve prosseguir para o credenciamento no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Depois disso, é preciso obter a lista de documentos exigidos para dar entrada, que varia de estado para estado e, também, conforme o tipo da empresa.
É o cadastro na Sefaz que irá fornecer a autorização necessária para emissão de Nota Fiscal, e, no caso da emissão eletrônica, as credenciais para o acesso ao sistema de emissão.
Tenha certificado digital
O certificado digital fornece uma camada extra de segurança para documentos eletrônicos. Funciona como uma espécie de identidade virtual que valida a autenticidade e confiabilidade das informações em transações digitais. Vale ressaltar novamente que o MEI é uma exceção e não é obrigado a ter certificado digital.
O mercado disponibiliza uma série de soluções em certificações digitais, com mais ou menos funcionalidades, garantias de proteção e preços. Vale realizar uma busca e ler atentamente as informações para escolher o melhor custo-benefício.
Contrate um software
Falando em soluções de mercado, há diversos softwares que buscam facilitar o processo de emissão de Notas Fiscais e poupar o tempo da empresa – alguns gratuitos e outros pagos. Saiba mais a seguir:
Softwares gratuitos
A principal vantagem ao utilizar um software gratuito é, de fato, a economia para o negócio. Porém, ao avaliar as opções disponíveis, atente-se para o nível de segurança oferecido pelo software. Afinal, informações sensíveis da sua empresa estarão disponíveis na ferramenta.
Além disso, a quantidade de funcionalidades provavelmente será limitada, e, uma vez que a sua empresa cresça, pode ser necessário migrar para uma solução mais completa.
Softwares pagos
Softwares pagos podem ser mais confiáveis e oferecer serviços que sejam customizados para as necessidades da sua empresa. A maioria tende a oferecer um período de teste gratuito, que pode ser bem positivo para avaliar se há melhora nos fluxos e maior agilidade nos processos do dia a dia, como é o caso do Tiny.
Tiny é um sistema de gestão completo e integrado que oferece a você tudo isso aqui:
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Emissão de Nota Fiscal para MEI
O caso do profissional MEI é uma exceção, pois não entra na obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais quando há venda ou prestação de serviço para pessoa física – a não ser quando o próprio cliente solicita a emissão.
O MEI é obrigado a emitir nota quando a comercialização ocorre entre empresas e ao utilizar transportadoras para envio de mercadorias, seja para fora do estado ou internamente.
A principal diferença em relação a outras empresas está no fato de o MEI não pagar impostos para a emissão da Nota Fiscal e não precisar de um certificado digital, o que simplifica o processo de emissão.
Para MEIs, a forma mais indicada para realizar a emissão de notas é por meio eletrônico via NF-e. Acesse o site da Sefaz para receber a lista de documentos necessários e realizar o seu cadastro ou então contrate soluções como o Tiny ERP.
Profissionalize sua operação emitindo Notas Fiscais!
A partir deste texto, esperamos que fique mais fácil se orientar sobre a emissão de notas fiscais. Vale ressaltar que as obrigações fiscais devem ser administradas com total atenção, visto que problemas como a omissão de notas podem gerar multas de acordo com cada caso. Por isso, siga as leis de fiscalização à risca de modo a evitar maiores problemas.
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