As notas fiscais eletrônicas são documentos que registram as operações comerciais da empresa. Por isso, muitos acreditam que a emissão desse documento deve ser feita somente quando há compra ou venda, o que não é bem verdade. Existem situações em que é preciso gerar a nota fiscal de remessa ou retorno de uma mercadoria.
Por que elas são essenciais, se o bem ou mercadoria já possui nota fiscal ? Elas servem para comprovar a propriedade de um item durante seu transporte e circulação fora da empresa e comprovam que não existe tramitação de impostos na transação. Caso a fiscalização não localize a nota de remessa, as penalidades podem ser elevadas.
Quer entender melhor como isso tudo funciona e como emitir a nota fiscal de remessa? Então acompanhe a leitura.
Quais os tipos de nota fiscal de remessa?
Por definição, as notas fiscais de remessa são utilizadas quando o bem precisa sair da empresa e as de retorno quando retornam. Elas são classificadas conforme o motivo de sua saída como veremos a seguir.
Amostra grátis
A prática empresarial de envio de amostras deve ser amparada pela emissão da nota de remessa. O documento serve para dar baixa no estoque e para comprovar que a mercadoria expedida não deve ser tributada.
Brindes
A confecção de brindes para presentear clientes e parceiros gerou uma nota fiscal que deu entrada dos itens na empresa. É preciso emitir a NF de remessa para comprovar sua saída.
Doações
A nota de remessa em bonificação ou doação precisa ter essa indicação na natureza da operação para isentar a tributação e demonstrar para a fiscalização que a mercadoria está devidamente legalizada.
Conserto
Bens e equipamentos avariados que precisam de transporte para reparos também devem ter uma nota fiscal de remessa comprovando sua saída. É preciso também emitir a nota fiscal de retorno para comprovar a entrada na empresa após o processo.
Consignação ou demonstração
A consignação — ou demonstração — ainda não é uma transação monetária, pois depende da demanda e venda posterior dos produtos. Por isso, deve-se emitir a nota fiscal de remessa e não um NF-e comum.
Envio para depósito externo
Quando há transporte seja entre filiais da empresa ou armazéns terceirizados, o documento deve ser emitido para que ocorra a suspensão ou isenção de impostos na transação.
Industrialização
Em alguns casos a empresa precisa deslocar a matéria-prima para outro local, para ser beneficiada ou transformada durante o processo de fabricação. Nesses casos, é preciso emitir a nota fiscal de remessa.
O que considerar ao emitir notas de remessa e retorno?
As etapas de preenchimento das notas fiscais de remessa e retorno são muito similares ao processo de emissão das demais. Elas são geradas inclusive no mesmo sistema onde você emite as outras notas. Você precisa ficar atento aos seguintes passos:
Motivo de emitir a nota fiscal de remessa
A razão pode ser qualquer uma das citadas acima e você precisa dessa informação para determinar a natureza da operação. Essa informação será exigida logo no preenchimento do cabeçalho da nota. Dentro de um ERP, você já pode deixar as naturezas de operação cadastradas para utilizar conforme a necessidade.
Referenciar Nota Fiscal eletrônica
É importante na emissão da nota fiscal eletrônica de retorno, referenciar a nota de remessa. Você poderá informar a chave de acesso para que as duas fiquem vinculadas no XML.
Fique atento ao uso do CFOP correto
Embora sejam parecidos, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestação) e natureza da operação são coisas diferentes. Enquanto o primeiro se refere ao motivo de emissão da nota — venda, remessa etc — o segundo especifica também onde a mercadoria circula, registrando a saída e entrada do produto.
Logo, se o CFOP for preenchido de forma incorreta, pode impactar o recolhimento de impostos e expor a empresa a erros de tributação e posterior multa. Confira alguns mais usados para emitir nota fiscal de remessa:
Remessa para demonstração
- 5.912 — circulação no mesmo estado;
- 6.912 — circulação fora do estado.
Retorno de demonstração
- 1.913 — operações dentro do estado;
- 2.913 — retornos interestaduais.
Remessa para armazenamento
- 5.905 — circulação no mesmo estado;
- 6.905 — circulação fora do estado.
Retorno para armazenamento
- 1.906 — operações dentro do estado;
- 2.906 — retornos interestaduais.
Remessa para conserto
- 5.915 — circulação no mesmo estado;
- 6.915 — circulação fora do estado.
Retorno de conserto
- 1.916 — circulação no mesmo estado;
- 2.916 — circulação fora do estado.
Remessa em bonificação, doação ou brinde
- 5.910 — circulação no mesmo estado;
- 6.910 — circulação fora do estado.
Retorno de industrialização
- 5.902 — circulação no mesmo estado;
- 6.902 — circulação fora do estado.
Remessa de industrialização
- 5.901 - circulação no mesmo estado;
- 6.901 - circulação fora do estado;
Observe o prazo da operação
Você já deve ter percebido que as notas fiscais ou DANFES apresentam tanto a data de emissão quanto a de saída das mercadorias, que podem acontecer em dias diferentes. Fique atento à programação da empresa e emita a nota fiscal de remessa atendendo esse ponto. Também é preciso emitir a nota de retorno no prazo oportuno, para evitar complicações.
Verifique a questão tributária
Informe também o código da situação tributária (CST) em cada item (produto) da nota fiscal, lembrando que eles devem ser combinados com o CFOP da operação. Essa questão costuma gerar muitas dúvidas no gestor e equipe de faturamento, por isso, peça o apoio de um contador para verificar o código correto a utilizar.
Preencha os dados do produto
Nessa etapa, informe a descrição, valor, quantidade e unidade de medida da mercadoria. Embora pareça simples, o lançamento dessas informações no emissor de notas do Governo pode ser um pouco trabalhoso. Quem tem um sistema ERP faz isso com maior facilidade, pois todos os itens são cadastrados com antecedência e podem ser vinculados à NF-e com um ou dois cliques.
Na atualização do Tiny ERP, a versão 3.09, foi lançada uma funcionalidade que facilita a devolução de notas fiscais, sem a necessidade de preenchimento completamente manual, tornando esse processo mais simples para os usuários.
Valide e transmita a nota fiscal
Confira todos os dados, acrescente as informações adicionais, modalidade de frete, informação da transportadora (se houver) e salve o documento. Depois, faça a validação, que nada mais é que a verificação de possíveis inconsistências entre o documento criado e o padrão de notas da Sefaz.
Após validação, clique no botão transmitir e aguarde o retorno de processamento. Nessa e na etapa anterior você precisará do Certificado Digital da empresa. Uma vez transmitida, guarde uma cópia da nota fiscal e também do arquivo XML, que deve permanecer nos arquivos da empresa por um período mínimo de 5 anos.
Nota fiscal de remessa e retorno no Tiny ERP
Se você utiliza o Tiny, poderá emitir nota fiscal de remessa e retorno no ERP. As informações dos produtos já vão estar preenchidas e você só precisa cadastrar corretamente a natureza de operação com as tributações e preencher a nota com as informações certas. Para tal, peça auxílio para o seu contador, visto que as informações variam conforme a empresa.
A Paola, do time do Tiny, falou sobre a emissão das notas fiscais no Tiny Day. Veja como o processo se torna simples ao utilizar um software para emissão das notas.
Caso tenha dúvidas, consulte os manuais abaixo para ver como cadastrar as naturezas dentro do Tiny:
👉 Natureza de operação de entrada de mercadorias
👉 Natureza de operação de saída de mercadorias
Conclusão
Neste artigo conferimos como emitir a nota fiscal de remessa ou retorno e quais pontos atentar para evitar complicações. O processo é relativamente simples, mas é preciso cuidado com o gerenciamento desse e de outros documentos fiscais.
Por isso, recomendamos o faturamento em um ERP, que centraliza todas as informações da empresa, inclusive as notas fiscais emitidas. O Software permite maior controle e integração com outras áreas fundamentais da empresa.
