A Nota Fiscal é uma velha conhecida de prestadores de serviços de todos os tipos. De maneira simples, ela oficializa a transação entre uma loja e um cliente (respectivamente, pessoa jurídica e física). Porém, também pode incluir as trocas entre duas pessoas jurídicas. Independentemente do caso, com a modernização do processo, tornou-se essencial conhecer a Nota Fiscal Eletrônica.
Conhecido como NF-e, o documento é obrigatório para formalizar operações comerciais. A Nota é uma exigência do governo brasileiro, inclusive no e-commerce. De maneira a cumpri-la, é preciso saber tudo sobre o processo. Afinal, ele pode ser burocrático e exigir uma atenção diferente a depender da Nota Fiscal em questão.
Saiba mais sobre o assunto por meio deste guia que o Olist preparou!
O que é Nota Fiscal eletrônica?
A NF-e é um documento que registra a transação realizada. Isso inclui compra e venda, transferência de bens, devoluções, doações e outros processos. Após a emissão, é possível consultá-la sempre que for necessário confirmar a operação.
Tanto o Fisco quanto a loja e o cliente podem realizar a conferência. Acontece que no passado a Nota Fiscal não era eletrônica. Os dados contidos nela eram preenchidos à mão. Em geral, em talões específicos para a função. Porém, em 2018, o procedimento se tornou digital.
Nota Fiscal 4.0
A Nota Fiscal 4.0 foi criada para atualizar a emissão de Notas Fiscais. De modo geral, uma NF-e consiste em um documento no formato XML. Ele contém um conjunto padrão de informações estruturadas. O modelo é chamado de layout (ou leiaute, em português)
Mudanças na Nota Fiscal 4.0
Na versão 4.0, algumas alterações foram apresentadas. Em primeiro lugar, o protocolo de segurança na Nota Fiscal Eletrônica sofreu alterações. Ele era o SSL (Secure Sockets Layer ou Camada de Soquete Seguro). Porém, para aumentar a segurança envolvida no fluxo de informação, apenas o protocolo TLS 1.2 passou a valer.
Ele é conhecido por aumentar a proteção dos dados transferidos na rede, em especial em relação ao anterior. Além disso, as possibilidades de informar o modo de pagamento também mudaram. As opções disponibilizadas costumavam ser apenas à vista ou a prazo.
Agora, os métodos em dinheiro, cheque, cartão de débito e crédito foram inclusos. Dados de transporte e rastreamento também podem ser acessados, como:
- Data de validade
- Número do lote
- Quantidade
- Transporte próprio por conta do usuário ou do remetente
- Data de fabricação
Por fim, as Notas de medicamentos precisarão conter o código da ANVISA que corresponde ao item. Além disso, o layout antigo 3.1 já foi desativado. Portanto, o da Nota Fiscal 4.0 está ativo.
Por que um e-commerce precisa emitir NF-e?
A relevância da Nota para marketplace é indiscutível. Em primeiro lugar, a emissão é uma exigência do governo. Assim, negligenciá-la pode gerar problemas ao e-commerce. Para se ter uma ideia, a falta da emissão é penalizada assim como a sonegação de impostos. Mas o documento também executa outras funções.
Todos os envolvidos cumprem um papel. Afinal de contas, a NF-e assegura a saúde da relação e o o cumprimento de direitos e deveres entre as partes, independentemente de serem serviços prestados de pessoas jurídicas a físicas ou de pessoas jurídicas a outras empresas.
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica também é útil ao Fisco. É por meio dela que ele recolherá os tributos referentes a cada operação. Inclusive, é por isso que as empresas que não emitem a NF-e podem ser penalizadas por sonegação — o Fisco não consegue acessar os dados necessários para conferir o cumprimento das obrigações em uma transação.
Por fim, o e-commerce controla melhor as contas a pagar por meio da Nota. Ele consegue compreender o ritmo das entradas e saídas da loja, entender o que é destinado aos impostos, comprovar a regularidade do negócio em caso de fiscalizações, entre outros fatores. É relevante reforçar que a Nota precisa ser emitida sempre que um serviço for prestado ou que houver transação comercial.
Quais são os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica?
É certo que o documento traz mais segurança e agilidade aos processos. Mas ele garante diversas outras contribuições — à sociedade, ao contribuinte, à loja e ao comprador. Veja as vantagens a seguir!
Melhoria na administração da loja
Conhecer as informações de vendas, financeiras e fiscais é fundamental para gerir a loja da maneira correta. Entretanto, controlá-las não é tão simples, sobretudo em um e-commerce com um alto volume de vendas. E a NF-e ajuda nisso! Ela permite que a loja acesse dados dessa natureza sempre que desejar, mantendo-se a par de processos que se relacionam diretamente com a gestão de resultados.
Aumento da satisfação do consumidor
Uma das muitas funções da Nota Fiscal para venda em marketplace é levar segurança ao comprador por meio de emissores de qualidade, não são só os dados envolvidos na transação que estarão seguros. Afinal, o cliente também terá um documento comprobatório da operação em mãos.
Isso permite que a pessoa controle as próprias compras, exerça os direitos que tem e possa efetuar trocas ou devoluções, caso seja necessário. A facilidade em realizar esses processos leva mais satisfação ao consumidor, o que pode se converter em melhores resultados.
Maior rapidez na entrega de mercadorias
Transporte, rastreamento e sucesso da entrega do produto comprado são fundamentais no controle logístico. Nesse sentido, além da tomada de decisão dos gestores, outros fatores estão envolvidos no processo.
Um deles é a fiscalização, como pode ocorrer em produtos que pedem emissão de Nota Fiscal para envio pelos Correios. Ao se munir da NF-e adequada a cada item, a operação será mais ágil. Em consequência, o produto não sofrerá atrasos para chegar ao seu destino.
Redução de falhas
Os erros eram inevitáveis na época em que as Notas Fiscais eram emitidas à mão. Eles faziam o colaborador perder bastante tempo, dado que o documento deve ser entregue sem rasuras à outra parte. Ao digitalizar o processo, as falhas se tornaram mais raras. Além da agilidade e precisão da tecnologia, ainda costuma ser necessário digitar menos dados, o que acelera e simplifica o processo.
Menores gastos com papéis
A cultura paperless (sem papel) dominou os negócios de todas as áreas. Ela consiste em desestimular o uso do papel impresso nas operações da loja, estimulando a digitalização de processos. Nesse contexto, a Nota Fiscal Eletrônica acompanha a tendência com maestria. Ela não só mitiga a necessidade de usar o papel físico, mas reduz todos os custos envolvidos na impressão. Aqui, vai desde a tinta até a aquisição do maquinário.
Maior agilidade na emissão da Nota
Empresas que emitem grandes volumes de Notas Fiscais precisam de agilidade. Existem diversos emissores disponíveis no mercado que podem auxiliar. Eles automatizam o processo após os primeiros comandos, o que economiza tempo para toda a equipe de vendas. Não é preciso mencionar a diferença que isso faz em relação a qualquer operação manual, certo?
Facilidade ao armazenar
Outro grande benefício da Nota Fiscal Eletrônica é a simplicidade de localizar documentos emitidos em qualquer data. Em um cenário diferente do caderninho de vendas, que impede que a loja obtenha um panorama real das finanças, a NF-e é armazenada de um jeito prático. Então, fica simples consultar as documentações e captar informações valiosas à gestão da loja online.
Integração com sistemas de gestão
Muitos e-commerces usam sistemas de gestão para facilitar o monitoramento do negócio. Sistemas de emissão especializados podem ser integrados a esses softwares, permitindo que haja centralização e acesso a tudo. Isso ajuda a manter a saúde do empreendimento em dia, em um só local, otimizando as rotinas.
Quais são os tipos de Nota Fiscal Eletrônica?
Assim como existem diferentes tipos de empresas e regimes tributários, também existem Notas Fiscais Eletrônicas distintas. É interessante conhecer todas elas, evitando erros na hora da emissão. Acompanhe!
Importação e Exportação
A primeira é usada quando uma aquisição é feita de outro país. Sua emissão é responsabilidade do importador. Ela é relevante pelo processo de nacionalização da mercadoria importada. Além disso, permite que o item faça parte do estoque do negócio. No momento da emissão desse tipo de NF-e, é preciso incluir os dados da Declaração de Importação (DI). Já a segunda é vista no envio de mercadorias ao exterior.
Devolução
Quem nunca precisou devolver um item comprado em e-commerce, não é mesmo? Nessa hora, a Nota de Devolução de Venda cumpre um papel importante. Ela anula a operação anterior, incluindo o pagamento de impostos.
Por ser capaz de causar algumas confusões na contabilidade de empresas que não costumam monitorar e documentar as transações da forma adequada, é fundamental usá-la somente conforme orientação contábil.
Além dela, existe a Nota de Devolução de Compra. Ela diz respeito ao ato de devolver itens para o fornecedor por parte do negócio em questão. Isso significa que os produtos deixarão de compor controle de estoque da loja.
Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) — Modelo 65
É comumente usada em supermercados, bares, farmácias e restaurantes. Sua função inicial é substituir o modelo 2 — a antiga Nota de Venda ao Consumidor. No entanto, também substitui o ECF, que é o cupom fiscal emitido por um emissor autorizado.
A emissão da NFC-e acontece por meio da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). Ela é um órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. E isso acontece a cada venda finalizada. Dessa forma, o cliente final pode consultar todos os documentos gerados.
Esse modelo de Nota é emitido apenas a pessoas físicas que compram produtos que não vão transitar por nenhum local. Ou seja, aqueles que ficam no mesmo município em que a aquisição é realizada. Caso seja necessário transitar, é preciso emitir outro modelo de Nota Fiscal Eletrônica, o 55.
É comum que as lojas emitam esse tipo de Nota apenas para pessoas físicas que residem no município em que a compra foi feita. Caso a compra seja feita de uma cidade diferente da localização da loja, o modelo de Nota usado será o 55.
Entrada
A correta gestão de estoque de qualquer loja é essencial para o seu sucesso, e a Nota de Entrada é uma aliada. Ela é emitida pelo fornecedor, e o destinatário precisa somente lançá-la no sistema, registrando a entrada do item. Esse processo é útil em casos como:
- Retorno sobre industrialização
- Aquisição de mercadorias importadas, cuja Nota do Exterior não vale no Brasil
- Devolução de itens dos quais os clientes desistiram
- Retorno de simples remessa etc.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) — Modelo 57
Essa Nota Fiscal Eletrônica se relaciona ao transporte de cargas de qualquer natureza, como aérea, rodoviária, ferroviária ou fluvial. O papel central dela é mitigar possíveis problemas dos bens levados de um ponto de origem a um destino qualquer. Assim, asseguram legalidade e eficiência durante todo o processo.
Remessa
Você sabia que itens que estão em transporte, sem objetivo de venda, também estão sujeitos à cobrança de impostos? Para evitar isso, é possível usar a Nota de Remessa. Ela mostra que o produto está indo de um ponto a outro sem a demanda direta da geração de lucro. Por exemplo, isso acontece quando o item está a caminho da loja em que será comercializado.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
É uma das Notas mais conhecidas por lojistas autônomos, ou que ofertam diferentes tipos de soluções. Sua função é comprovar o serviço prestado, tanto a uma empresa quanto a uma pessoa jurídica.
Vale ressaltar que ela substitui a antiga declaração de serviço. A emissão é feita no portal disponibilizado pela prefeitura em que o CNPJ do prestador está registrado. Desta forma, mesmo que o tomador esteja em outro município ou estado, a Nota será emitida na cidade em que o registro foi efetuado.
Complementar
Imagine que a loja emitiu uma Nota, mas deixou de acrescentar valores ou outros dados importantes a ela. Nesse caso, não será preciso cancelar a NF-e e emitir uma nova. Basta contar com a Nota Complementar.
Nessa hora é importante destacar o valor da tributação e todas as informações cabíveis ao produto comercializado. É relevante reforçar que ela não serve como uma Nota Fiscal, apenas como complemento de outra já emitida.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Esse tipo de Nota é emitido por negócios que costumam vender pouco, ou não são obrigados a emitir a NF-e. Ela é bastante usada pelo microempreendedor individual (MEI) e sua emissão é feita por meio do SEFAZ.
Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e) — Modelo 55
O modelo 55 registra somente transações de bens físicos e tangíveis. Ele substitui as antigas Notas 1 e 1A. Além disso, está ligado à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Assim como no caso do modelo 65, essa Nota deve ser emitida na SEFAZ. Apesar de estar posicionada em último lugar, sua relevância é notável: é uma das Notas Fiscais Eletrônicas mais importantes aos que vendem em e-commerce. Afinal, garante a segurança da transação.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
Há duas opções: via Secretaria da Fazenda ou por sistema emissor particular.
Para emitir a nota fiscal via Secretaria da Fazenda é preciso acessar o site do órgão, preencher os dados de venda manualmente e solicitar a geração do XML junto a um dos softwares emissores autorizados. Cada estado possui suas particularidades quanto à emissão da NF-e, é importante pesquisar.
No sistema emissor particular toda a operação de vendas está integrada com a emissão de notas fiscais, e a emissão da nota XML ocorre assim que o pedido é faturado. Não é necessário acessar ambientes externos e a automatização do processo traz agilidade para o negócio.
O que é necessário para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?
Saber emitir a NF-e é o passo mais importante ao usar o recurso a favor da loja. Nesse momento, é preciso contar com 4 aspectos. Saiba quais são eles!
Acesso à internet
Indispensável na emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a conexão à internet é o primeiro item da lista. Não é possível realizar a emissão sem um Wi-Fi ou do uso de redes móveis, dado que o acesso ao site da SEFAZ é necessário — ou outro órgão em questão, a depender da Nota.
Dispositivo compatível com o sistema de emissão
Dizer que é preciso ter um computador, celular ou tablet com acesso à internet para realizar a operação é óbvio. Porém, é desconhecido por muitas lojas que o dispositivo deve ser compatível com o emissor escolhido.
Alguns sistemas gratuitos, como os softwares da Receita Federal, só funcionam em desktops, não rodando em dispositivos móveis. Já sistemas em nuvem podem ser acessados de todo local e a qualquer hora.
Certificado Digital
Esse é outro ponto pouco conhecido por quem deseja emitir a Nota Fiscal Eletrônica. A depender do tipo de Nota, é preciso ter um Certificado Digital na hora de realizar a operação. Em resumo, a função dele é conferir validade jurídica ao documento emitido, funcionando como uma espécie de assinatura digital.
Esse certificado confere autenticidade ao documento. Existem diversos tipos, sendo os mais famosos o A1 e o A3. É possível, após escolher o ideal para a necessidade em questão, realizar o procedimento online.
Software
Por fim, é necessário escolher o emissor. Ele se dá por meio de um software, que pode ser tanto especializado quanto uma alternativa gratuita, disponibilizada pelas esferas políticas municipais, estaduais e federais. Mais uma vez, a escolha ideal dependerá do tipo de Nota e da demanda da gestão da loja. Caso opte pelo sistema gratuito da Receita Federal, é possível fazer o download no site da SEFAZ.
Qual é o passo a passo para emitir uma NF-e?
Com todas as informações deste guia em mente, é hora de conhecer o passo a passo envolvido na emissão:
Defina o tipo de Nota
Cada empresa emitirá um ou mais tipos de NF-e. Por isso, é importante saber quais dizem respeito aos serviços ofertados pela loja. Em geral, a Nota mais emitida no e-commerce é a de modelo 55. Contudo, isso não impede que outros tipos também sejam usados.
Obtenha o Certificado Digital e realize o cadastro fiscal
Esse documento é imprescindível para a emissão de determinados tipos de Nota por pessoas jurídicas. Ele é obtido por meio de uma Autoridade Certificadora. Porém, atenção: é preciso garantir que ela já seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), de maneira que o Certificado tenha validade.
O site ICP-Brasil traz uma lista que permite a conferência ágil de autoridades certificadas. Além disso, saiba que é preciso se cadastrar junto ao governo para emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Ou seja, é necessário obter a autorização de um órgão responsável.
Escolha o software emissor
As alternativas gratuitas são o site da SEFAZ ou de emissão de Notas municipais. Um exemplo da segunda alternativa é o portal NF-e Cidades. Por mais práticas que sejam, essas opções são bastante limitadas. Especialmente se o e-commerce precisa emitir grandes volumes de Notas. Sendo assim, é possível optar pelos sistemas especializados.
Eles costumam ser pagos e oferecem uma gama maior de recursos, como armazenagem segura de Notas, automatização de processos, operações intuitivas e simplificadas, cadastro de produtos, registro de recebimentos, entre outros.
Emita as notas fiscais
Com todos os pontos acima em mãos, a loja já estará autorizada a emitir notas. Independentemente do sistema escolhido, é relevante inserir corretamente todo os dados. Caso alguma informação seja digitada de modo incorreto, é possível que fique salva e saia de forma indevida — até que a falha seja percebida. Se estiver usando um sistema pago, dá para automatizar o preenchimento de dados de uma fonte confiável, o que evita erros.
Qual é a importância de conhecer a situação tributária?
Os passos acima parecem simples. Contudo, para colher os frutos da execução, é recomendado atentar para a situação tributária e impostos envolvidos na transação. A venda online está relacionada a diversas obrigações, além de contar com diferentes regimes de tributação. Sendo assim, é interessante buscar pela orientação de um profissional contábil e não deixar nenhuma obrigação para trás.
Com todas estas informações em mente, é simples perceber a importância e os benefícios que a emissão da Nota Fiscal Eletrônica traz ao e-commerce. Também é possível ver a simplicidade que envolve o processo. Mas existem pontos que exigem atenção extra: o tipo de nota, o emissor escolhido, a tributação envolvida etc. Então, o melhor é evitar confusões durante a operação. Por isso, retorne a este guia sempre que tiver dúvidas e solucione todas elas!
Agora, que tal entender a fundo a Nota Fiscal Avulsa? Ela pode amparar lojas que funcionam pelo MEI, por exemplo, entre outras categorias de serviços. Saiba mais sobre a emissão da NFA-e!
