ERP é um sistema integrado de gestão, que vem do inglês Enterprise Resource Planning. A ferramenta centraliza os principais processos de uma empresa, como: gestão de estoque, vendas, fornecedores, clientes, finanças, contabilidade, recursos humanos, etc.
A ferramenta auxilia nas atividades de uma empresa e organiza a rotina, mantendo o trabalho da equipe otimizado, as informações mais confiáveis e melhorando a qualidade em cada processo. Duas das funções do ERP, são: integrar e automatizar atividades, eliminando a utilização de múltiplos sistemas e tornando o dia a dia mais fluido.
O controle das vendas, despesas e estoques, quando realizados por meio de um sistema ERP na gestão do e-commerce ou de uma loja física, permite que as etapas sejam concluídas em um ritmo mais ágil. Isso impacta positivamente a satisfação do cliente e os resultados da empresa.
Ao cuidar de uma empresa, o gestor sabe o quanto é importante contar com as ferramentas certas para ter bons resultados. O objetivo deste post é explicar o que é ERP, quais empresas podem utilizar o sistema, quais as vantagens, como o ERP otimiza a gestão da empresa e ainda dicas para escolher um bom ERP. Boa leitura!
A importância do ERP para a gestão do negócio
Além de entender o que é ERP, é preciso compreender a importância deste sistema para a sua empresa. Basicamente, a ferramenta de gerenciamento é utilizada para melhorar os processos internos e facilitar a comunicação entre setores como vendas, compras e logística. É utilizado para auxiliar na gestão e em controles gerais, descomplicando e organizando processos, desde empresas micro até grandes negócios. O ERP simplifica, controla e otimiza rotinas.
Entre suas principais funções está a centralização das informações de diferentes setores das empresas. Com isso, é possível ter acesso a dados mais precisos para realizar diagnósticos do negócio, a fim de tomar melhores decisões sempre que necessário.
Quando tratamos de e-commerce, a centralização é ainda mais importante, pois envolve rotinas como:
- Cadastro de produtos e criação de anúncios em diversos canais de venda;
- Recepção dos pedidos de clientes em apenas um lugar;
- Emissão de notas fiscais em massa;
- Importação de XML de notas de compra;
- Envio de pedidos aos clientes;
- Controles financeiros;
- Atualização automática de estoques;
- Entre outras diversas funções.
Esse conjunto de funcionalidades deve ser analisado antes da empresa contratar um sistema ERP. Se a intenção é entregar melhores resultados, o sistema deve ser o responsável por automatizar os processos e torná-los ainda mais eficientes. Ainda neste conteúdo, vamos dar dicas de como escolher um ERP.
Por que investir em um sistema ERP?
- Organização: a principal razão que leva pequenos e médios empreendedores a adquirirem um sistema ERP é a melhora na organização. Manter uma rotina nos processos é fundamental para um bom planejamento.
- Otimização de tempo: uma vez que todas as informações do negócio estarão disponíveis de forma centralizada, rápida e acessível.
- Arquivos e relatórios: não será necessário ocupar espaço na empresa para guardar arquivos. Esses podem ser incluídos diretamente no sistema, a fim de alimentar e facilitar ao gerar relatórios.
- Automatização de tarefas: tarefas que eram totalmente manuais podem ser automatizadas ou finalizadas em poucos cliques, sem sair do sistema. Assim, sobra mais tempo para que a equipe se concentre em outras atividades.
- Diminuição de erros: todas as informações passam a ser centralizadas e a chance de algo não estar correto é pequena, o que facilita o trabalho do gestor na hora de encontrar inconsistências e corrigi-las rapidamente.
- Facilidade na tomada de decisões: quando se tem dados concisos, todas as informações estarão em um só lugar, o que facilita a geração de relatórios e a capacidade de decidir quais produtos devem ou não ser comprados, quais os melhores fornecedores, quantos clientes estão inadimplentes, quanto sua empresa está pagando de impostos, entre muitos outros dados importantes.
- Baixo custo: muitas empresas de ERP oferecem planos que cabem no bolso dos mais diversos tamanhos de organizações. Outra vantagem é que, além desse baixo custo, algumas não cobram taxa de implementação/contrato, bastando criar uma conta e utilizar o sistema.
Quais empresas podem usar um sistema ERP?
O uso de um ERP é recomendado para empresas de qualquer porte, desde a pequena até a grande. Isso porque o sistema é um dos responsáveis por ajudar empresas a crescer, devido à organização e aumento da produtividade das equipes.
Se você tem uma loja física, e-commerce ou anuncia produtos em diferentes canais, vai precisar controlar os estoques, emitir as notas fiscais, verificar a saúde financeira do negócio, entre outras informações.
Controlando tudo via planilha, algumas informações podem ser perdidas, o que compromete o crescimento da empresa. Mesmo com apenas um pedido ou venda diária, sem um controle adequado podem surgir problemas que comprometem o andamento do negócio.
Utilizar um ERP desde o início da empresa é uma ótima opção, assim as informações sempre estarão reunidas, atualizadas e disponíveis quando precisar tomar qualquer decisão.
E como saber se a empresa precisa de um ERP? É fácil!
Se você já se deparou com alguma das situações abaixo na sua empresa, é sinal que está precisando de um ERP para otimizar sua gestão:
- A empresa utiliza diversos sistemas para controle, o que gera alto custo e/ou informações duplicadas;
- Muito tempo é destinado para a execução de pequenas tarefas;
- O gestor não tem acesso fácil e rápido a todas as informações do negócio;
- A loja (virtual ou física) ficou sem estoque e você perdeu vendas;
- Venda duplicada do mesmo produto por falta de atualização de estoque;
- Deixou de enviar um pedido, pois a informação foi perdida em meio a anotações;
- É difícil tomar decisões, pois o financeiro não é organizado e preciso;
- Precisa emitir uma nota por vez, o que ocupa muito tempo no dia.
Caso tenha percebido essas ou outras situações que envolvem informações e dados rotineiros, o Tiny ERP oferece o sistema gratuitamente para testes. Aproveite a oportunidade para otimizar seu negócio e ter mais tempo para pensar em questões estratégicas!
Quais as vantagens de utilizar um ERP?
As empresas têm um grande fluxo de informações para ser controlado e organizado. Apesar de muito úteis, utilizar apenas planilhas pode não ser suficiente para uma boa gestão. Adotar um sistema ERP é uma solução que padroniza processos e diminui os riscos relacionados a falhas na manutenção de dados, como duplicidade ou falta de informações, por exemplo.
A padronização das informações é apenas uma das vantagens de se utilizar um ERP. Selecionamos mais algumas para que você possa conhecer e analisar o que faz sentido para seu negócio:
Economia de tempo e dinheiro
O custo operacional de um negócio pode ser bem alto se o empreendedor não souber otimizar e integrar os processos e recursos disponíveis. Utilizar diversos sistemas para controlar uma empresa pode gerar um custo alto para o caixa. Um sistema ERP ajuda a centralizar a operação, evitando o uso de múltiplas plataformas, com informações desencontradas e erros que possam acarretar prejuízos.
O ERP também oferece mais produtividade para o negócio. Seguindo uma rotina de ações, fica claro para o usuário qual é o próximo passo a ser seguido, otimizando seu tempo. Dessa forma, a equipe consegue focar em atividades que podem gerar mais retorno financeiro para a empresa, como campanhas para aumentar as vendas.
Informações concretas e seguras
A informação é um dos elementos mais importantes para analisar a performance da empresa e ver se os resultados estão satisfatórios.
Com dados precisos sobre as compras, vendas, impostos pagos, entre outros, a gestão tem mais segurança ao realizar análises e tomar decisões.
Além de centralizadas, as informações da empresa precisam estar seguras. Para que a empresa cresça, é preciso contar com um sistema que garanta a proteção das informações inseridas. Portanto, escolha um ERP que tenha comprometimento com a segurança das informações no banco de dados.
Integração com outros setores
A comunicação entre setores pode ter uma grande melhoria com a integração dos processos. A efetividade e agilidade das operações reduzem o tempo de espera e de conclusão das tarefas. Com todos os processos da empresa centralizados, fica mais fácil o compartilhamento de informações entre os setores, a fim de melhorar o fluxo de trabalho.
Para cada setor, o sistema ERP oferece funcionalidades específicas, que integradas facilitam o andamento dos processos. Sem necessidade de realizar trabalhos manuais e com facilidade de comunicação, a rotina de trabalho se tornará mais fluida, o que contribui para aumentar a produtividade da equipe.
Automatização de rotinas
Utilizar um ERP faz com que diversas rotinas sejam otimizadas, em especial ao se tratar de um e-commerce. Em poucos cliques, o responsável consegue importar os pedidos de múltiplos canais de venda, gerar as notas fiscais e realizar a emissão, todas de uma só vez.
Se a sua empresa também trabalha com lojas físicas, os diversos estoques ficam atualizados, sem que seja necessário acessar cada produto para verificar e alterar a quantidade. Tudo acontece em sintonia, evitando retrabalho e fazendo com que as informações estejam sempre atualizadas.
Problemas de gestão? O ERP ajuda a resolver!
Administrar um negócio, seja físico ou digital, não é uma tarefa fácil. Os gestores encontram uma série de dificuldades, que precisam ser resolvidas diariamente, para que a empresa continue a funcionar. Confira os impasses que um sistema de ERP ajuda a contornar:
Dificuldade em atender o cliente com rapidez e segurança
Os consumidores de hoje querem respostas cada vez mais rápidas. O segredo para alcançar um tempo de atendimento que atenda às expectativas é a automação de processos, por meio de soluções digitais confiáveis.
Entre as facilidades que o ERP oferece, estão: a visualização do status do pedido, o estoque disponível, a consulta do número de rastreamento, entre outras.
Além de proporcionar essa automação, o ERP traz várias informações que dão suporte para um atendimento mais personalizado. Esse é um ponto importante para a fidelização de clientes.
Falta de controle de estoque
Um estoque desorganizado traz sérios prejuízos a qualquer negócio. Se um cliente faz uma compra, tem o pagamento processado e depois recebe a mensagem de que o produto não está disponível para envio, a frustração é gerada e a jornada de compra já tem um impacto negativo.
Por mais que seja feito o estorno, dentro do que o Código de Defesa do Consumidor prevê, essas ocorrências frustram a experiência do cliente e estimulam a busca pela concorrência.
Decisões equivocadas por falta de informações
A geração de dados trouxe uma enorme vantagem para as empresas: basear-se em informações concretas para entender melhor os clientes e a concorrência. Com isso, é possível tomar decisões mais acertadas e com clareza.
Sem uma boa solução de ERP, o gestor pode não ter essas referências para trabalhar e precisa administrar a empresa com menor segurança e uma compreensão limitada do cenário em que o negócio se encontra.
Essa falta de visão pode levar a decisões equivocadas, capazes de comprometer a sobrevivência do negócio.
Falta de segurança dos dados
A segurança da informação é um aspecto essencial para qualquer empresa, reforçada com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Caso ocorra o vazamento de referências sensíveis sobre o seu cliente, como endereço, telefone e número de cartão de crédito, a responsabilidade é sua.
Um bom sistema de ERP promove uma proteção maior dessas informações, bloqueando ataques maliciosos e permitindo o controle do acesso.
Ocorrências de não conformidade
Já que a LGPD foi citada, vale lembrar que há uma série de outras normas e regulamentações que regem o comércio e o varejo, seja físico ou virtual. Essas regras vão desde a política de devolução do produto, até a emissão de notas fiscais e pagamento correto de impostos.
Com um bom fornecedor de ERP, a empresa consegue controlar os processos com eficiência e evitar erros capazes de causar problemas com a fiscalização ou até mesmo reclamações de clientes.
Lembre-se que a conformidade de qualquer negócio é fundamental para uma boa imagem, seja para novas vendas ou para parcerias.
Desconexão entre canais de vendas
Uma estratégia utilizada por diversas empresas é o uso de diferentes canais de vendas para a oferta dos produtos, aproveitando as possibilidades que a loja virtual própria, os marketplaces e a gestão omnichannel oferecem.
Porém, essa abordagem traz uma dificuldade: centralizar as informações de estoque e de faturamento, para uma gestão apurada e conectada. Isso traz dados de faturamento dispersos e a falta de controle adequado do estoque, entre outras complicações.
Um bom ERP permite a integração de todos esses dados, dando ao administrador uma visão bem mais clara do negócio.
Problemas na atualização de preços
Atualizações de preços são necessárias e inevitáveis. Em muitos casos, as empresas praticam preços diferentes entre loja física, e-commerce próprio e marketplaces. Isso porque os custos para vender em cada um desses canais é diferente.
Com um ERP, fica mais fácil enviar e atualizar os preços para múltiplos canais de venda, sem a necessidade de alteração individual em cada produto.
Falhas no fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos pontos mais importantes de uma boa gestão financeira. Sem saber exatamente quanto de dinheiro entra e sai da sua loja, fica difícil pensar nas próximas ações ou até mesmo entender se a empresa está dando retorno.
O mesmo vale para o demonstrativo de resultados (DRE), que mostra as movimentações do negócio, com lucro e prejuízo.
Ter uma solução que traga essas informações de maneira clara é fundamental para uma administração consciente. A partir desses dados, o gestor consegue pensar em novas estratégias e decidir os rumos da sua empresa com consciência.
Motivos para ter um ERP
Se você trabalha com vendas, listamos alguns fatores que podem servir de gatilho para a contratação de um ERP.
1) Crescimento
À medida que a empresa cresce, surgem novos clientes e demandas que necessitam de processos mais eficientes. No início, é possível adaptar esse novo funcionamento com planilhas e tabelas. Mas para que a mudança seja mais rápida, eficaz e sem perda de dados antigos, o ideal é fazer a contratação de um ERP.
2) Segurança
Informações relacionadas à empresa, na maioria dos casos, são o que a organização tem de mais valioso. Deixar processos e protocolos em planilhas e documentos simples pode ser um grande risco. Um sistema ERP, ao contrário, fornece toda a estrutura necessária para garantir a segurança dos seus dados, que são criptografados e protegidos pela robustez da plataforma.
3) Tempo
Um funcionário, mesmo que tenha aptidão com planilhas e outras ferramentas, costuma demorar um tempo maior para compilar os dados e repassar informações estratégicas. Com um sistema ERP, ele vai conseguir fazer o mesmo trabalho com muito mais rapidez, garantindo maior eficiência no processo.
4) Erros
Toda vez que a empresa apresenta algum erro referente a informações e dados, perde-se tempo nas correções, para refazer a atividade ou encontrar o problema. Se você observar que determinados processos começam a apresentar falhas repetidas, o ERP pode ser a solução necessária.
5) Controle
Entender perfeitamente todos os processos é essencial para empreendedores e gestores que cuidam da operação e da saúde do negócio. Se, em algum momento, os profissionais envolvidos começarem a perder o controle sobre o que ocorre na operação do negócio, significa que a contratação de um ERP é necessária.
Ferramentas essenciais em um ERP
Para ter uma empresa organizada, o sistema ERP é uma ferramenta essencial, independentemente de qual segmento do mercado o seu negócio esteja inserido.
Além de saber o que é ERP, é preciso entender as funcionalidades mais buscadas e necessárias para utilizar este sistema e escolher a melhor solução:
Emissão de notas fiscais (NF)
Uma das rotinas mais comuns de quem trabalha com vendas, seja online ou em loja física, é a emissão de notas fiscais. As NFs são documentos importantes, que garantem a segurança das vendas, tanto para o vendedor quanto para quem está comprando.
A inclusão e a emissão de notas fiscais para e-commerce se torna mais prática ao utilizar um sistema ERP. Todas as informações de impostos e cadastros de produtos já estão disponíveis no sistema, permitindo agilidade e economia de tempo.
Ao importar os pedidos recebidos da loja física, do e-commerce ou de marketplaces, todas as informações sobre o cliente, produtos comprados, preços que foram pagos, entre outras são automaticamente importados para o ERP. Sendo assim, com poucos cliques, o usuário gera as notas fiscais e já pode realizar a emissão junto à Sefaz (Secretaria da Fazenda).
Com um sistema ERP, não é preciso digitar dados manualmente, o que otimiza a rotina e evita erros nesse processo.
Gestão de pedidos
Conseguir organizar os pedidos recebidos é uma das maiores dificuldades de quem anuncia em diversos canais de venda, como uma loja própria criada via plataforma de e-commerce e nos marketplaces.
Ao integrar o ERP aos diferentes canais de venda, os pedidos são recebidos no mesmo lugar, facilitando a gestão. Dessa forma, não é necessário acessar diferentes plataformas para verificar os pedidos que foram recebidos. Tudo é centralizado no ERP.
Sendo assim, a empresa consegue enviar os pedidos aos clientes com mais agilidade e também garantindo o envio correto dos produtos. É uma etapa importante, que impacta diretamente na satisfação dos clientes com a compra e com a empresa.
A gestão centralizada dos pedidos economiza tempo e evita erros, desde o recebimento até a separação dos produtos e envio das mercadorias aos clientes. A padronização das etapas permite um melhor controle e acompanhamento da situação de cada pedido, facilitando a gestão.
Controle de estoques
Um dos principais recursos de um sistema ERP para gestão é a possibilidade de apresentar um estoque integrado, seja do e-commerce próprio com marketplaces ou lojas físicas. Em apenas uma plataforma é possível colocar em prática todas as tarefas ligadas à gestão de estoque:
- Registro de compra de mercadorias;
- Controlar a quantidade de produtos;
- Cadastrar produtos e fornecedores;
- Gerenciar pedidos de compra;
- Registrar a entrada e saída de mercadorias;
- Envio de mercadorias ao cliente.
É possível realizar todas essas tarefas fazendo a integração da loja física e virtual, além de assegurar que a disponibilidade apresentada no seu e-commerce esteja sempre de acordo com o estoque. Com esse controle assertivo, em tempo real, é possível obter níveis de estoque menores e, com isso, evitar que sejam armazenados produtos em quantidades excessivas, reduzindo custos.
Estoques incorretos podem causar problemas na hora das vendas, como fazer anúncio de produtos sem quantidade suficiente disponível. O controle de estoque, ainda mais com múltiplos canais de venda, é necessário para qualquer negócio.
Com o ERP, os estoques são atualizados automaticamente em todos os canais de venda, para que você não tenha problemas com a falta de produtos. Ao incluir uma nota fiscal de compra, os estoques são enviados para as lojas, sem que você tenha que enviar um a um. O processo é eficiente e você não perde tempo com essa rotina.
Da mesma forma, ao vender um produto e realizar a baixa do estoque no ERP, os canais são atualizados para que um mesmo produto não seja vendido duas vezes. Já imaginou perder uma venda por falta de estoque disponibilizado na loja, sendo que você recebeu os itens e apenas não teve tempo de atualizar o site? Ou, então, vender uma mercadoria que está com estoque zerado?
São pequenas ações que tornam o dia a dia mais eficiente e com menor possibilidade de erros, o que melhora a experiência do cliente ao comprar em sua loja.
Integração com outros sistemas
A integração é outro grande benefício de um sistema ERP, pois faz com que alguns processos se tornem mais simples.
Ao integrar o ERP com outros sistemas, como plataformas de e-commerce e marketplaces, a criação de anúncios dos produtos é simplificada, permitindo que o item seja enviado para diferentes canais ao mesmo tempo, e todos os pedidos realizados nas lojas são centralizados no sistema ERP.
Além disso, existem outras opções de integração para facilitar o dia a dia. Ao conectar soluções de logística, o usuário consegue analisar as melhores opções de frete para enviar os pedidos.
Também é possível integrar gateways de pagamento ou intermediários, facilitando a verificação de quais pedidos estão com pagamento aprovado, a fim de seguir com o processo de envio das mercadorias.
Integrar soluções faz com que as rotinas de backoffice do e-commerce sejam facilitadas, garantindo eficiência nos processos e evitando possíveis erros.
Gestão financeira
O controle sobre as contas a pagar e a receber é necessário para entender a situação da empresa. A centralização das receitas e despesas faz com que os gestores tenham uma visão ampla dos negócios e critérios para decidir sobre investimentos, lançamento de um novo produto, compras, promoções, entre outras possibilidades.
Com um ERP, fica mais fácil reunir todas as informações para que a análise seja completa. Ao incluir vendas parceladas, é possível saber quanto a empresa tem a receber no futuro. A partir das compras, é feita a análise de quanto dinheiro a empresa vai precisar para pagar as contas nos meses seguintes, e assim por diante.
Os dados reunidos fazem com que o gestor tenha uma melhor visão sobre a saúde financeira da empresa. Com o ERP, a empresa tem acesso a relatórios de contas a pagar e a receber, balancete, fluxo de caixa e DRE, necessários para a visibilidade da situação financeira de qualquer empresa. Sem estas informações, o gestor não tem uma base sólida para decidir se está na hora de investir ou economizar.
Como escolher um ERP?
Agora que já vimos quais são os sinais aparentes que indicam a necessidade de contratar um ERP, chegou a hora de entender quais critérios devem ser considerados antes de escolher um sistema para implementar na sua empresa.
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O ERP otimiza a rotina das empresas
O ERP é um sistema de gestão que visa organizar e facilitar toda a comunicação entre os setores de uma empresa. Com ele, todos os processos são otimizados, o que economiza tempo na realização de tarefas.
Entender as necessidades de sua empresa é o primeiro passo para escolher um ERP. Faça uma lista de todas as funcionalidades que sua empresa precisa e, em seguida, comece a busca por sistemas que possuem os recursos necessários.
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