Empreender é uma tarefa que, por natureza, envolve uma série de desafios. Desde a concepção da ideia de um negócio, passando pela formulação da infraestrutura, até chegar à dinâmica real das operações, há sempre muito o que ser feito. Entretanto, nem todo mundo sabe que esse trabalho pode ser muito mais produtivo com o auxílio de ferramentas gratuitas para empreendedores.Mas, afinal, o que são elas? É para responder a essa e outras perguntas que este guia completo sobre o assunto foi pensado. Ao longo da leitura, você vai aprender para que servem as soluções para empreendedores, quais são as mais essenciais e o que fazer para tirar máximo proveito de cada uma delas.
Para complementar, serão esclarecidos os problemas que uma empresa pode ter se não adotá-las (ou fizer isso de forma errada). Boa leitura!
Para que servem as ferramentas para empreendedores?
A fase inicial de um negócio é um momento crucial para o seu sucesso. Algumas decisões tomadas nos primeiros meses fazem toda a diferença, sobretudo no que diz respeito à eficiência da empresa. Sem estratégias que aumentem a produtividade e facilitem a gestão, os resultados alcançados podem não ser suficientes para manter a saúde financeira necessária.
A transformação digital e o avanço acelerado da tecnologia trouxeram frutos extremamente valiosos para resolver essa questão. Hoje, é possível contar com soluções gratuitas para lidar com burocracia, gestão de pessoas, controle dos recursos etc.
Principalmente no caso de pequenas e médias empresas, é fundamental ter à disposição esse tipo de ferramenta. Os benefícios, como destacado a seguir, vão muito além da facilidade de gerenciar o empreendimento de forma organizada.
Redução de custos
Toda mudança na estrutura deve ser precedida de uma análise do seu impacto financeiro. Nesse caso em especial, o cenário é bastante positivo. As ferramentas gratuitas para empreendedores permitem que você automatize uma série de processos e elimine a burocracia desnecessária.
Graças à digitalização dos dados, os diferentes departamentos passam a funcionar com base nas mesmas informações. Isso ajuda a eliminar o retrabalho, permitindo que as equipes possam focar as tarefas que realmente exijam sua atenção.
Trata-se de um diferencial enorme, sobretudo para quem conta com um quadro de funcionários reduzido.
Gera oportunidades
A organização promovida pelas ferramentas para empreendedores oferece uma visão mais ampla do funcionamento da empresa. Do ponto de vista tanto do negócio quanto de cada departamento, o administrador pode tomar decisões com mais segurança, tirando proveito das oportunidades do mercado.
De forma prática, isso acontece quando setores como marketing e vendas têm dados organizados e gerenciados em uma solução eficiente. A capacidade de ação do seu negócio fica mais visível, possibilitando decisões voltadas a clientes em potencial (leads).
Isso exige um bom nível de controle desses setores e do próprio caixa da empresa, já que as estratégias de marketing requerem investimento.
Melhora os resultados
Soluções para empreendedores facilitam o trabalho no dia a dia, eliminando práticas ultrapassadas de gestão. Para controlar seus custos, por exemplo, existem softwares gratuitos que fazem isso com eficiência. Por consequência, a produtividade é positivamente impactada.
Somado a isso, fica mais fácil firmar parcerias com outras empresas, assim como conquistar novos clientes. Isso acontece porque as ferramentas adotadas melhoram a imagem da empresa para outros empreendedores e para o público em geral.
Imagine que você deseje comprar algo pela internet. O que prefere: uma loja que envia orçamentos manualmente por e-mail ou uma que tem uma loja virtual (e-commerce), na qual você pode consultar preços e informações do produto, além de solicitar a compra de forma automatizada no marketplace?
Nesse tipo de situação, o suporte tecnológico de um negócio traz consigo uma grande carga de confiabilidade. Isso vale principalmente para pequenas empresas, cuja marca o consumidor talvez ainda não conheça.
Permite escalabilidade
Outro ponto que merece destaque é a capacidade das ferramentas gratuitas de gerar um nível mais alto de escalabilidade. Isso significa que elas podem acompanhar o crescimento da empresa ou ser integradas a outras soluções, ajudando a driblar eventuais barreiras estruturais para a evolução do negócio.
Quando suas vendas começam a crescer, você não quer passar pela situação de ter que repensar toda a dinâmica do negócio por incapacidade de lidar com aquele volume de trabalho, certo? Com ferramentas focadas nas tarefas do empreendedor, o crescimento da empresa é mais fácil de gerenciar. Por exemplo, você pode contratar mais pessoas e ampliar a infraestrutura digital.
Vale destacar que é possível encontrar algumas soluções em versões profissionais pagas. Conforme seu negócio amadurece, você pode contratá-las para ter funcionalidades ainda mais completas.
Quais cuidados é preciso ter no momento da implementação?
O primeiro passo é checar a confiabilidade do desenvolvedor da ferramenta, para garantir que ele seja capaz de atender às demandas do seu negócio. O ponto positivo aqui é que existem cada vez mais soluções à disposição no mercado, algo que dá a você uma variedade de opções maior. Essa concorrência favorece a evolução das ferramentas, tornando-as mais eficientes.
Somado a isso, é crucial focar aquilo que é prioridade para a sua empresa, investindo de acordo com o seu nicho de atuação. Dessa maneira, você cria uma cultura de inovação no seu negócio. Isso significa tornar prática comum o uso da tecnologia para otimizar o trabalho.
Entretanto, nesse ponto, é preciso ter cuidado para não passar a mensagem errada aos seus colaboradores. O uso de ferramentas gratuitas para empreendedores não significa que a empresa deve adotar desenfreadamente soluções digitais para realizar qualquer atividade. É preciso que haja um crivo na escolha de cada novo software, a fim de evitar problemas com programas desconhecidos.
Lembre-se de estabelecer uma gestão de ativos que inclua os itens físicos e digitais da empresa em seus registros. Assim, você terá um controle maior sobre as soluções utilizadas.
Quais são as principais ferramentas gratuitas para empreendedores?
Existem diferentes tipos de ferramenta para aumentar a produtividade. Conforme mencionado, é mais interessante focar as demandas específicas da sua loja, para que os resultados sejam mais expressivos. No entanto, cada área do negócio tem suas próprias necessidades e, consequentemente, exige soluções específicas.
Pensando nisso, a seguir estão destacadas as principais ferramentas de acordo com algumas categorias. Isso ajudará você na identificação daquilo que é prioritário no seu negócio. Confira!
Gestão financeira
A gestão das finanças é essencial para captar recursos e investi-los com inteligência. Porém, se tudo o que você tem é uma planilha e algumas anotações, as coisas podem se tornar complicadas. Afinal, as relações entre o dinheiro que entra e o que sai podem ser complexas, criando armadilhas para quem não conta com uma ferramenta especializada.
Sendo assim, uma solução é o uso de um sistema que automatize processos e centralize as informações. O Pipefy é um bom exemplo disso. Para utilizá-lo, basta fazer o cadastro no site e acessar a plataforma. Com todas as funcionalidades online, ele ainda permite o acesso de onde for, facilitando o seu trabalho a qualquer momento do dia.
Vale destacar que esse tipo de ferramenta, assim como outras que serão detalhadas a seguir, funciona muito melhor quando você conta com um sistema de ERP. Esse tipo de programa integra os dados de todos os departamentos da empresa.
Por exemplo, em grandes organizações, um software ERP é simplesmente insubstituível. Porém, mesmo que você esteja impulsionando uma startup ou um pequeno negócio, vale a pena considerá-lo como opção. Trata-se de uma ferramenta poderosa para empresas que querem crescer de forma escalável e segura.
Organização
Dependendo do tipo de atividade que a sua empresa executa, o número de projetos em andamento pode ser grande. Por isso, é fundamental contar com uma ferramenta para organizar a rotina, as informações e os dados do negócio.
O Trello, por exemplo, é um aplicativo que ajuda a colocar em ordem todas as suas ideias. Entre suas principais funcionalidades, pode-se destacar:
- Definição e monitoramento de etapas de cada projeto em andamento
- Registro das ações de marketing
- Controle do setor financeiro
- Listar demandas de melhorias dos seus produtos e serviços
Caso você precise dar um upgrade na gestão, o Trello oferece, ainda, uma versão profissional paga com mais funcionalidades. Porém, vale destacar que ele é uma ferramenta muito versátil, mesmo em sua versão gratuita. Para se ter uma ideia, o Trello pode ser sincronizado com a nuvem por meio de plataformas como Box, Google Drive e Dropbox.
Por sua vez, o Miro é uma aplicação muito simples e que funciona como um quadro branco digital, para que você insira fotos, desenhos, post-its virtuais etc.
Gestão de equipes
Uma gestão inteligente das equipes também tem impacto positivo na produtividade da empresa. Para começar, você pode adotar uma ferramenta de comunicação, como o Slack. A proposta desse aplicativo é bem simples: substituir o e-mail dentro da empresa. Por mais que o correio eletrônico seja útil para lidar com parceiros e clientes, ele é pouco dinâmico para o ritmo interno de uma organização.
Na prática, o Slack funciona como se fosse um WhatsApp profissional. Com uma conta criada para a sua empresa, você adiciona os colaboradores e cria grupos de acordo com os assuntos a serem tratados. Além de acessível em computadores com sistema operacional Windows ou iOS, ele está disponível para dispositivos móveis.
Outra ferramenta útil é o Google Meet, uma plataforma para realização de videoconferências. Basta acessar o site e usar o aplicativo. Suas reuniões se tornam muito mais simples. E ainda se economizam tempo e dinheiro.
Para complementar, você pode adotar uma solução como o Runrun.it. Com uma interface bem simples, ele permite delegar atividades a cada funcionário ou equipe, além de acompanhar o desempenho de cada um nos projetos em andamento.
Com o registro de tempo feito pela ferramenta, você pode avaliar o rendimento dos times do ponto de vista tanto coletivo quanto individual. O dashboard da plataforma mostra, ainda, os prazos de entrega e a carga de trabalho das equipes.
É uma ferramenta bastante objetiva e simples para quem quer gerenciar a rotina dos times com mais eficiência.
Definição de metas
Além do próprio Miro, uma ferramenta interessante para lidar com metas é o MindMeister. Esse aplicativo permite criar projetos e detalhar suas etapas, para que o monitoramento seja mais eficaz. Como o próprio nome sugere, o diferencial é que o MindMeister é inspirado na técnica de mapas mentais.
Por exemplo, as representações criadas podem mostrar a organização interna e as relações entre os departamentos. Da mesma forma, é possível representar um fluxo de metas a serem alcançadas, assim como os detalhes das atividades que levam ao cumprimento desses objetivos.
Totalmente disponível na nuvem, o MindMeister pode ser acessado por qualquer usuário com o qual você compartilha o conteúdo em questão. Basta logar na plataforma.
Gestão de projetos
De forma similar, as ferramentas de kanban ajudam no gerenciamento de projetos ou metas mais amplas das equipes. Caso você não conheça o termo, esse método tem como objetivo expor de forma visual as atividades em andamento. Originalmente, o kanban era feito com post-its coloridos colados em um quadro branco. Cada cor funciona como um código que indica precisamente o status de uma atividade.
Hoje, existem diversas ferramentas gratuitas que usam um dashboard no modelo kanban para facilitar a gestão. A título de exemplo, pode-se mencionar o Kanban Flow e o Kanban Mobile.
Marketing
A transformação digital mudou completamente o cenário de atuação do marketing nas empresas. Com a possibilidade de se relacionar com os clientes no ambiente virtual, o setor passou a agir com muito mais criatividade. Consequentemente, uma ampla gama de ferramentas surgiu para potencializar esse trabalho.
Para começar, há as ferramentas de marketing digital. O Mailchimp, por exemplo, é uma plataforma de envio de e-mail marketing que impulsiona a geração de leads. Ou seja, faz com que as pessoas sintam mais interesse pela sua empresa, tornando-se clientes em potencial.
No entanto, se você precisa começar do básico, pode usar ferramentas para criar uma logomarca. Alguns exemplos de solução gratuita são o Online Logo Maker, o Logaster e o criador de logos do Shopify. Cada um tem suas particularidades e, com exceção do Shopify, oferecem uma versão paga com mais funcionalidades.
Vendas
Uma das tendências da transformação digital é a integração de setores. O marketing e as vendas, por exemplo, trabalham cada vez mais alinhados em torno dos mesmos objetivos. Por isso, os empreendedores têm optado por adotar ferramentas que aproximem as equipes e os processos já na formação do negócio.
Se é isso que você deseja, o Moat Analytics pode ser bastante útil. Essa ferramenta de análise de mercado ajuda você a monitorar o comportamento dos concorrentes. Consequentemente, torna-se possível ajustar suas estratégias para ter mais sucesso na fidelização de clientes.
O próprio marketing se beneficia disso. Por exemplo, ao cadastrar o nome de uma marca, você pode identificar quais canais e volume de anúncios online que eles utilizam.
Para complementar, outras ferramentas que merecem destaque são:
- Mention — monitora as menções feitas à marca da sua empresa em sites e redes sociais, seja um elogio, seja uma reclamação
- Google Trends — oferece dados para sua estratégia de Search Engine Optimization (SEO)
- Screaming Frog — facilita a otimização do site, também com foco em SEO
Somado a isso, existem as ferramentas voltadas para o varejo online.
Gestão de e-commerce
O mundo online também é, por excelência, um ambiente de negócios. Por isso, uma ferramenta de loja virtual representa um diferencial importante para quem quer ter sucesso na gestão do e-commerce. O Google Analytics é, provavelmente, a mais conhecida.
Nele, você acompanha os usuários online, as páginas que eles estão acessando e a localização de cada um. Além disso, a ferramenta gera relatórios ricos em informações, para que você otimize os recursos de TI que sustentam a sua loja. É possível conferir, por exemplo, quantas visitas a loja teve, quais foram as páginas visitadas, quantos clientes são novos e quantos estão retornando, a origem do tráfego etc.
Outras ferramentas úteis são:
- Navegg — fornece informações de clientes coletadas em cerca de 100.000 lojas parceiras, simplificando o desenvolvimento de estratégias de marketing e vendas
- Cyfe — integra dados de indicadores provenientes de diferentes fontes (Google Analytics e Ads, Facebook, Twitter etc.)
Vale um destaque especial para ferramentas que gerenciam cada etapa da jornada de compra no e-commerce. Confira algumas das mais relevantes, de acordo com as atividades às quais elas estão relacionadas:
- Previsão de jornada — Guia de jornada de compra do Google
- Automação de marketing — RD Station, ActiveCampaign e All-in
- Estratégia para recuperação após abandono de carrinho — One Signal, Wisepops e Hotjar
- Busca por feedback — Typeform, Survey Monkey e Google Forms
Gestão de clientes
Por fim, ainda em relação aos processos que são de interesse tanto do marketing como das vendas, vale um destaque especial para a gestão de clientes. A melhor forma de otimizar esse processo é adotar um software de Customer Relationship Management (CRM).
Além de representar processos e ferramentas utilizados para conquistar e fidelizar clientes, o CRM ajuda a desenvolver uma cultura de vendas baseada em metas bem definidas (números de vendas, redução de custos etc.).
O HubSpot CRM, por exemplo, é desenvolvido por uma das maiores referências em automação de marketing de todo o mundo. Totalmente baseada na nuvem, a ferramenta conta com todas as funcionalidades de que você precisa para gerenciar os seus processos de vendas e a cartela de clientes.
O SugarCRM, por sua vez, é um software de código aberto que foca a jornada do cliente como um todo. Já o Intercom CRM funciona de forma mais específica: ele calcula quais dos seus clientes atuais têm mais chances de repetir uma determinada compra ou fazer um upgrade no plano do serviço que você oferece.
Viu só como a variedade de ferramentas é ampla? Antes de escolher as que podem ajudar você e sua empresa, lembre-se de um último detalhe: o planejamento.
Qual é a importância de adotar essas ferramentas?
A transformação digital mostra que há formas cada vez mais inovadoras de colocar a tecnologia para trabalhar a favor dos negócios e conquistar resultados melhores. Contudo, esse movimento traz consigo uma outra mensagem muito importante: não há tempo a perder!
Ao deixar de lado ou demorar para implementar ferramentas que auxiliem na administração da empresa e das equipes, você não constrói diferenciais. A concorrência não vai deixar passar essas oportunidades.
Como você pôde ver, em diversos mercados que passaram por intensa transformação nos últimos anos graças à tecnologia, quem não se adapta perde espaço rapidamente. Isso é facilmente percebido nos serviços executados por aplicativos de celular. É preciso tirar proveito das soluções disponíveis e fortalecer a identidade da sua empresa, tornando-a única.
Então, como mencionado, lembre-se de planejar e focar as prioridades da sua organização. Ao realizar seu planejamento, leve em conta o que a concorrência está fazendo e quem são as grandes referências no setor em que você atua. Boas ideias podem ser assimiladas. Aos poucos, você encontrará as oportunidades para criar uma identidade marcante, que faça da sua empresa uma opção sem igual para os seus clientes.
Capacite suas equipes e cresça
Por fim, não se esqueça de investir na capacitação das suas equipes. Treinar os funcionários para que eles saibam lidar com as novas ferramentas é fundamental. Do contrário, as dificuldades podem surgir, e a tendência é que o tempo de assimilação das mudanças seja maior.
Agora que você já conhece as ferramentas gratuitas para empreendedores que estão à sua disposição, faça uma análise das demandas da sua empresa e invista nesse tipo de solução. Como mostrado aqui, em pouco tempo, você pode alcançar um alto nível de otimização de processos, aumentar a produtividade das equipes e, ainda, reduzir custos!
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