Se você é empresário de um grande ou pequeno negócio, uma coisa é certa: você não consegue parar de pensar em como ganhar mais dinheiro com isso, certo?
Há quem acredite que, para dar mais lucro, um negócio precise aumentar as vendas — em parte, isso pode até funcionar, mas requer muito planejamento, estratégia e tempo. Por isso, a melhor maneira de crescer com os lucros de uma empresa é a redução de custos.
De acordo com pesquisa do site de notícias Economia SC, uma boa gestão financeira pode evitar a falência de mais de 30% dos MEIs em um período de 5 anos.
Fazer a redução de custos de negócios e criar processos saudáveis não precisa consumir muito tempo. Trata-se apenas de fazer escolhas inteligentes.
Otimizar os gastos da sua empresa é algo que você pode começar a fazer agora mesmo para ver resultados tangíveis em menos de um ano. Quer saber como? Confira neste artigo as dicas que separamos e veja como é fácil!
Quais são os custos de um negócio?
Todo negócio tem dois tipos de custos: os variáveis e os fixos.
- Custos variáveis: quaisquer despesas que mudam com base em quanto ela produz e vende. Isso significa que eles aumentam à medida que a produção aumenta e diminuem à medida que a produção diminui. Alguns dos tipos mais comuns de custos variáveis incluem mão de obra, despesas de serviços públicos, comissões e matérias-primas.
- Custos fixos: são quaisquer despesas que permaneçam as mesmas, não importando o quanto seja produzido. Esses custos são, normalmente, independentes das atividades de negócios específicas de uma empresa e incluem coisas como aluguel, imposto predial, seguro e depreciação.
A redução desses valores é muito importante para o crescimento de um negócio, afinal, por mais que uma empresa venda muito, ela não será lucrativa se os custos forem quase iguais ao valor arrecadado.
Como reduzir custos na empresa? Confira 23 dicas
Um bom empreendedor deve encontrar as melhores estratégias para a redução de custos nas empresas e, assim, agilizar os processos de gestão do negócio. Essa redução pode oferecer mais flexibilidade para aproveitar as oportunidades do mercado.
No entanto, sabemos que reduzir despesas é um grande desafio, por isso selecionamos algumas dicas para ajudá-lo a alcançar o sucesso e o bem-estar financeiro de sua empresa.
1. Faça um orçamento mensal
O orçamento é primordial quando se trata da redução de custos do negócio. Você simplesmente não pode tomar decisões financeiras inteligentes se não tiver uma ideia clara de quanto dinheiro está entrando e saindo a cada mês. Um bom orçamento permite que você tenha uma visão diária de como pode reduzir as despesas de negócios e evitar erros comuns.
É importante acompanhar o orçamento e fazer ajustes à medida que julgar necessário, assim, você poderá reduzir o custo operacional em tempo real.
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2. Gerencie custos variáveis
Observe bem as despesas variáveis da sua empresa e calcule a porcentagem de vendas que elas representam. O histórico dessas porcentagens fornece um bom indicador de custos futuros potenciais e pode ser uma referência a ser usada para mantê-los alinhados com a atividade de venda.
3. Seja duro com os custos fixos
As pessoas tendem a se tornar generosas com os custos fixos porque geralmente são recorrentes e muitas vezes refletem relacionamentos de longa data com fornecedores. Mas você deve testar periodicamente o mercado para ver se consegue um acordo melhor com fornecedores concorrentes. É uma boa prática obter duas ou três cotações regularmente, seja enviando uma solicitação de proposta ou com um método menos formal. É importante enviar a mensagem de que você está sempre observando seus custos.
4. Elimine produtos que não vendem bem
Desenvolver produtos requer tempo e dinheiro. Em vez de vender um monte de produtos que não têm saída, concentre-se naqueles que geram mais receita.
Desta forma, você poderá entregar produtos de maior qualidade e não desperdiçará dinheiro com os que não estão vendendo.
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5. Pague suas contas com antecedência
Certifique-se de pagar suas faturas em dia para evitar taxas atrasadas ou outras penalidades. O mesmo vale para empréstimos ou qualquer outra dívida que você tenha contraído. Suas despesas com juros podem aumentar se você estiver atrasado ou começar a perder os pagamentos.
Além disso, muitos fornecedores oferecem um desconto se você pagar sua fatura antecipadamente. Mesmo uma economia de 2% a 3% no faturamento anual pode fazer a diferença. Digamos que seus custos operacionais anuais sejam de R$ 100 mil. Se você aproveitar o pagamento antecipado de faturas e economizar 2%, acabará cortando seus custos em R$ 2 mil ao ano.
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6. Participe de programas de fidelidade
Digamos que sua empresa gaste dinheiro com papel todos os meses. Esta é provavelmente uma compra recorrente. Sendo assim, você pode fazer uma pesquisa e ver se seus fornecedores oferecem programas de fidelidade. Assim, você poderá economizar dinheiro nas lojas nas quais faz compras o tempo todo.
Além disso, você também pode elaborar um sistema de negociação com outras empresas e fazer compras colaborativas. Não tenha medo de falar com outros empresários e ver se vocês podem elaborar um sistema juntos.
7. Contrate as pessoas certas
Contratar as pessoas certas é importante por vários motivos. Se você escolher funcionários com habilidades especializadas em suas áreas, terá uma equipe eficiente.
Quando seus colaboradores não têm certeza de como concluir uma tarefa, eles gastam tempo pesquisando e aprendendo sobre isso, o que pode, possivelmente, desperdiçar tempo e dinheiro.
Se você se concentrar em contratar as pessoas certas, não precisará se preocupar se sua equipe sabe o que está fazendo.
8. Maximize as habilidades de seus funcionários
Avalie o uso atual da experiência e das habilidades dos colaboradores. Dê responsabilidades aos funcionários com mais habilidade e eficiência nessas áreas.
Muitas vezes é necessário que uma pessoa seja responsável por uma variedade de tarefas, mas é importante analisar a qualidade e o tempo gasto com cada uma delas. Considere trocar algumas responsabilidades entre funcionários para maior eficiência.
9. Restrinja seu foco
Ao limitar os tipos de serviços e produtos que sua empresa oferece, sua operação torna-se mais produtiva e de qualidade.
Outra maneira de restringir o foco do seu negócio é subcontratar. O que isso significa? Você pode contratar profissionais terceirizados por empresas intermediadoras de serviços, como por exemplo, uma que oferece segurança e profissionais de limpeza para organizações. Desta forma, os funcionários contratados diretamente por você poderão focar em mais projetos estratégicos.
10. Crie valor
No início da pandemia, a primeira reação foi aplicar a redução de custos – versus otimizá-los – à medida que as empresas entravam no modo de sobrevivência. O Covid-19 impactou indústrias e negócios de maneira diferente, pois alguns prosperaram enquanto outros lutavam. Alguns tiveram que redirecionar não apenas seu modelo de negócios, mas toda a sua estrutura de custos.
Com isso, vimos algumas empresas reduzirem as despesas a ponto de se livrarem de alguns dos requisitos fundamentais para administrar um negócio.
Por exemplo, um varejista que mudou de vendas físicas para digitais pode ter se concentrado em minimizar os custos de envio em vez de manter a satisfação do cliente. Desta forma, ele pode acabar perdendo clientes para algum concorrente com um ciclo de atendimento mais rápido.
Ao mesmo tempo, outro varejista está perdendo a oportunidade de investir em canais digitais para o crescimento pós-pandemia, pois vê isso apenas como uma medida paliativa. Portanto, ao analisar a redução de custos, é importante entender toda a equação de valor.
11. Reduza o custo total de produção
É importante sempre analisar as melhores maneiras de fazer a redução de custos operacionais e otimizar seus recursos.
Tente vender sobras de papelão, papel e metal em vez de enviá-los para o centro de reciclagem. Além disso, considere maneiras de usar seus resíduos para criar outro produto.
Acompanhe e defina parâmetros de desempenho que reflitam em suas metas de eficiência e ofereça incentivos a seus colaboradores quando elas forem atingidas.
12. Acabe com os hábitos de desperdício
Você deve sempre procurar maneiras de tornar seu negócio mais eficiente. Ao estudar seus processos e procedimentos, você pode reduzir o desperdício de materiais e tempo.
Se você vende roupas, por exemplo, e se vê jogando fora dezenas de tecidos, ajuste seu processo de fabricação para reduzir esse desperdício.
Incentive seus funcionários a sugerir soluções para os problemas e considere fornecer um incentivo para que eles reduzam o desperdício em sua empresa. Uma pequena recompensa para um colaborador pode resultar em economia no futuro.
13. Concentre-se na qualidade
A qualidade vende. Seja ela na forma de produtos ou de serviços. Clientes satisfeitos aumentam as vendas por meio de indicações e compras recorrentes. Maior qualidade e uma reputação sólida permitem que você cubra preços mais altos, o que equivale a uma receita maior e um resultado final mais saudável.
14. Aproveite ao máximo o seu espaço
Certifique-se de tirar o máximo aproveitamento do seu espaço de produção. Centralize ou consolide o ambiente necessário para a produção de diferentes departamentos do seu negócio. Use suas localizações para fins duplos: uma sala de reuniões que funciona como uma sala de descanso ou uma sala de armazenamento que contém máquinas de cópia e fax, por exemplo.
Você também pode alugar as áreas não utilizadas para outra empresa a fim de gerar receita interna. As oportunidades variam de acordo com a natureza do seu negócio.
15. Automatize tarefas demoradas
Existem dezenas de sistemas de gestão integrada e softwares que podem automatizar e agilizar as funções do dia a dia de uma pequena empresa. Esses sistemas podem cobrir uma variedade de tarefas, incluindo contabilidade, controle de estoque, emissão de pedidos, hospedagem de sites, comunicações de marketing, folha de pagamento e muito mais.
16. Melhore a gestão de processos
Avaliar apenas a contabilidade ou os centros de custo não é suficiente para identificar possíveis gargalos e problemas nos processos da sua empresa. Assim, ao pensar neles, muitas atividades são reveladas – como retrabalho, duplicação ou procedimentos e ações realizadas com baixo valor para a empresa e seus clientes.
O problema é que muitas empresas têm dificuldade em mapear e entender todas as práticas envolvidas na produção de seus produtos ou serviços. Como controlar e reduzir custos são tarefas que exigem informações, é preciso estar atento. Para isso, um sistema ERP como o Tiny pode contribuir. A utilização contínua de um ERP pode melhorar a satisfação de clientes e funcionários, oferecer taxas de precisão aumentadas e diminuir os custos à medida em que a empresa opera com mais eficiência.
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17. Use e abuse da tecnologia
No mundo digital de hoje, a otimização de custos significa aumentar o desempenho dos negócios por meio de investimentos em tecnologia.
Utilize a tecnologia sempre que puder para economizar dinheiro e levar seus negócios adiante. De reuniões virtuais e serviços de pagamento online a ferramentas gratuitas. Trello, Google Docs ou sistemas como ERPs são boas opções para organização de dados e colaboração de funcionários. Há muitas maneiras de economizar custos de negócios com tecnologia.
Ferramentas e gadgets também ajudam seus colaboradores a se concentrarem no trabalho, o que economiza tempo e dinheiro em logística. Use aplicativos de bate-papo para minimizar chamadas telefônicas desnecessárias e reuniões presenciais. Crie o hábito de revisar toda a tecnologia paga a cada dois meses e experimente suas versões gratuitas antes de pagar pela premium.
18. Considere a troca e o co-marketing
Além dos benefícios financeiros, essa é uma excelente oportunidade para aumentar as conexões e encontrar novos clientes ou parceiros.
Existem muitos métodos para abordar o co-marketing: trocar espaços publicitários com outras empresas, compartilhar listas de discussão, publicar conteúdo nos blogs uns dos outros quando for relevante, etc. Isso economiza tempo e dinheiro para anúncios e aumenta seus rankings, atraindo novos clientes em potencial.
19. Faça um benchmark em relação ao seu setor
Estabeleça métricas que sejam significativas para o seu negócio e comparáveis às usadas por outras empresas do seu setor. Se você perceber que está gastando mais em determinadas categorias, faça uma busca detalhada, investigue o motivo e tome as medidas adequadas para reduzir esses custos de acordo com as normas do mercado.
20. Desligue os serviços não utilizados
Às vezes, um serviço de assinatura não é tão útil quanto pensávamos que seria. Verifique com sua equipe se os serviços pelos quais você paga todos os meses estão realmente sendo usados. Considere utilizar a versão gratuita ou cancelar completamente se não forem utilizados com frequência, ou se ninguém os achar essenciais em seu trabalho.
Além disso, se você encontrar um serviço que goste, mas não usar todos os recursos, tente fazer compras para ver se há alternativas mais baratas disponíveis. Isso deve ser feito regularmente para cortar custos e manter sua organização enxuta. Configure um lembrete trimestral ou semestral para verificar se há serviços desnecessários contratados em sua empresa.
21. Pense ecologicamente correto e economize
Além de um negócio sem papel, existem muitas outras maneiras de ser uma empresa ESG — termo em inglês para "environmental, social and governance" (ambiental, social e governança, em português) — e causar um impacto positivo no seu orçamento e no meio ambiente. Se você tem um espaço de escritório, considere torná-lo o mais verde possível.
Para reduzir o uso de energia, substitua as lâmpadas comuns por lâmpadas fluorescentes compactas, reduza os custos de aquecimento e resfriamento melhorando o isolamento e as janelas e reduza a quantidade de resíduos físicos. Se você tiver várias estações de trabalho que não são usadas, desconecte os dispositivos para reduzir o consumo de eletricidade. Além de economizar nos custos de serviços públicos, você também economizará nos custos mensais de suprimentos de escritório.
22. Reduza seu orçamento de viagem
Muitas empresas já reduziram drasticamente suas viagens de negócios e essa tendência pode se tornar mais popular em um futuro próximo. A adoção de videoconferências mostrou que os negócios podem ser realizados em todo o mundo sem que uma pessoa precise estar no mesmo lugar que a outra.
Custos de hotel, voos atrasados, conexões perdidas e taxas de reagendamento podem aumentar rapidamente, tornando o discurso de vendas pessoal ainda mais caro. Dê uma olhada no seu orçamento de viagens de negócios e decida quais reuniões precisam ser feitas pessoalmente e quais podem ser feitas virtualmente. Reduzir a frequência em viagens diminui suas despesas operacionais e também é melhor para o meio ambiente.
23. Gerencie o tempo
Isso pode fazer toda a diferença em seu processo de otimização de custos de negócios.
Estabelecimento de metas, tomada de decisões, foco, comunicação e até mesmo paciência estão entre as habilidades de gerenciamento de tempo que um empresário deve desenvolver. Afinal, tempo é dinheiro. Depois de aprender a lidar com isso no interesse do seu negócio, os benefícios financeiros não demorarão muito para se revelarem.
Por que a redução de custos é importante?
Em uma economia incerta, quando cada centavo conta, mesmo o menor aumento na receita ou redução nas despesas pode ter impacto na lucratividade e rentabilidade da empresa. A boa notícia é que uma reforma em grande escala não é necessária. Como vimos, muitas vezes são etapas simples e de bom senso que melhoram os resultados, especialmente para uma pequena empresa.
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Esse texto te ajudou a vislumbrar oportunidades de redução de custos em sua operação? Você tem alguma outra sugestão? Conte para a gente aqui nos comentários para, juntos, empoderarmos o comércio no Brasil.
