A utilização de um sistema ERP é muito importante para facilitar a gestão da sua empresa, independente do tamanho ou segmento. Economia de tempo, centralização de operações e administração eficaz e segura são apenas algumas das vantagens oferecidas por esse tipo de sistema.
Existem muitas opções de softwares no mercado, por isso, é necessário ter bastante atenção e cuidado no momento da sua escolha. Afinal, seu ERP terá um papel estratégico e fundamental nas operações.
Para ajudar nesse processo, listamos algumas dicas que vão te ajudar a selecionar o melhor sistema para a realidade da sua empresa. Acompanhe!
Quais são os critérios para escolher o melhor ERP?
Em função da grande variedade de sistemas disponíveis, parece tentador contratar “o mais barato”. Mas não se engane: você precisa de um ERP que atenda às necessidades específicas do seu negócio. Para isso, existem muitos critérios a serem considerados para acertar na escolha. Confira os principais:
1. Conheça as necessidades e metas da sua empresa
Antes de buscar o melhor ERP, você precisa conhecer o seu negócio. Estudar sua empresa de forma geral, entender suas necessidades e pontos de melhoria é essencial para saber filtrar quais ferramentas de um sistema integrado de gestão são necessárias e quais são descartáveis para seu empreendimento.
Dessa forma, mapeie quais atividades do seu negócio estão tomando muito tempo e quais processos podem ser automatizados. Após esse estudo, você terá uma base para iniciar a sua busca por um ERP de qualidade e que atenda às suas demandas.
2. Verifique as funcionalidades principais do ERP
Após mapear as principais necessidades da sua empresa, você poderá observar as funcionalidades oferecidas por cada ERP de forma mais direcionada.
Isso é importante para que a escolha não seja feita com base na quantidade de funcionalidades oferecidas, afinal, não faz sentido pagar um valor alto por um serviço que não será totalmente utilizado.
Por isso, a escolha do ERP deve ser feita com base nas funcionalidades essenciais para o seu negócio.
Os recursos mais comuns são:
- Emissão de notas fiscais
- Gestão financeira
- Controle de estoque
- Gestão de vendas e pedidos
- Emissão de ordens de serviço e orçamentos
- Controle de compras e fornecedores
- Gestão logística e de entregas
- Relatórios gerenciais
- Integração com plataformas de e-commerce, marketplaces e outros sistemas
3. Pesquise a reputação e avaliações do sistema
Ninguém melhor do que os próprios clientes para oferecer opiniões reais sobre o sistema, não é mesmo? Por isso, busque por depoimentos e avaliações nas redes sociais da empresa, na página do Google Meu Negócio e no Reclame Aqui.
Observe bem o teor das reclamações, busque comentários sobre recursos de maior interesse para você, e analise qual foi a resolução oferecida pela empresa, qual o tempo médio de resposta, etc.
Além disso, busque conversar com outros usuários do sistema. Tudo isso é importante para observar a transparência e o compromisso com o cliente.
4. Priorize sistemas online
Em um mundo tão conectado, é preciso buscar soluções digitais. Optando por um sistema online, você poderá acessá-lo a qualquer hora e lugar, o que traz mais liberdade para sua gestão.
A maioria dos softwares de gestão online trabalha com armazenamento de dados em nuvem, garantindo segurança e maior flexibilidade de acesso. Além disso, por não demandar instalação, o sistema não ocupa espaço de armazenamento.
Pense em um exemplo prático: precisa consultar uma informação, mas está em casa, sem acesso ao computador da empresa? É só fazer login pelo celular ou notebook pessoal. Ou, em uma situação mais complicada, se o equipamento profissional sofrer algum dano, as informações estarão seguras e você poderá acessar em qualquer outro dispositivo.
5. Avalie o armazenamento e a segurança dos dados
A forma como o ERP armazena e garante a segurança de suas informações é outro ponto importante. Observe se ele possui algum sistema de segurança, como datacenters e uso de senhas criptografadas, que garantem a confidencialidade e a integralidade dos seus dados.
Outro ponto interessante sobre armazenamento está na possibilidade de uma mudança futura de sistema. Caso você decida migrar para outra solução, como as informações serão enviadas para você? De qual forma esse backup funciona? Questionando esses pontos, você evita possíveis dores de cabeça no futuro.
6. Observe a usabilidade do sistema
Outro ponto é a usabilidade do ERP que você pretende contratar. O sistema precisa ser intuitivo e fácil de usar, para que você ou qualquer outra pessoa que precise utilizá-lo não encontre maiores dificuldades.
Uma forma de averiguar se o sistema de gestão apresenta uma boa usabilidade é assistindo demonstrações ou fazendo uso do período de teste, oferecido por muitas empresas de forma gratuita. Durante esse tempo, analise se o sistema oferece os recursos necessários de forma simples e fácil de localizar.
7. Busque as melhores opções de suporte
Mesmo com uma boa usabilidade, é normal que surjam dúvidas no uso de qualquer sistema. Por isso, compare bem as formas de suporte e atendimento oferecidas pelas empresas pesquisadas. Um bom caminho é observar os seguintes itens:
- Quais os canais de atendimento oferecidos? Telefone, chat, abertura de chamados…
- O atendimento é gratuito?
- É preciso pagar uma taxa extra para ter prioridade ou um canal diferenciado?
- Qual o horário de atendimento do suporte?
- A empresa oferece materiais de apoio sobre o sistema, como vídeos, tutoriais ou página de dúvidas frequentes?
- Existe alguma ferramenta para que os clientes enviem sugestões, feedbacks e ideias de melhorias?
8. Analise a qualidade das integrações
Uma das grandes vantagens de utilizar um ERP é o gerenciamento dos processos de forma integrada. Através da conexão das informações de estoque, faturamento, compras, etc., você evita erros manuais que podem causar prejuízos ao seu negócio.
Além disso, a gestão da grande quantidade de informações demanda muito tempo — algo que também é resolvido usando um ERP. Por isso, é importante buscar sistemas que realmente automatizam e facilitam processos, através de integrações de qualidade.
Outro ponto essencial é que o ERP integre com plataformas de e-commerce, marketplaces, plataformas de logística e gateways de pagamento. Com as vendas online em constante crescimento, seu sistema precisa ser capaz de agilizar e organizar diversos canais de venda, os pagamentos dos pedidos e a entrega de cada encomenda aos clientes.
Dessa forma, antes de contratar um ERP, certifique-se de que ele ofereça as integrações necessárias para facilitar o crescimento da sua empresa.
9. Busque opções que atendam bem seu segmento
Existem diversos sistemas de gestão que atendem nichos de mercado pontuais, como salões de beleza, academias, supermercados, etc.
Além disso, muitos ERPs trabalham com tipos e portes específicos de empresas. Você pode encontrar ERPs para e-commerce, varejo ou serviços, sistemas para indústrias, softwares focados em MEI, em grandes empresas, etc.
Por isso, é importante você conhecer bem sua realidade (como falamos no item 1 deste artigo) para encontrar a solução ideal para a sua empresa.
10. Busque a melhor relação custo x benefício
Agora que você já sabe os principais critérios para levar em conta na busca pela solução ideal para o seu negócio, chegou a hora de olhar para o preço. Afinal, ele não pode ser o único fator decisivo, mas deve ser considerado.
Seu ERP deve trazer facilidade e apoio, e não pode ser um problema para as finanças. Para isso, conheça sua realidade financeira e tenha um orçamento definido para essa solução.
Levando todos os pontos anteriores em consideração, busque negociar condições comerciais com as empresas que mais lhe agradam e encontre a melhor opção em termos de custo-benefício.
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