Nota de devolução de mercadoria - O que acontece no ERP?

O objetivo principal de uma nota de devolução é anular uma operação de compra, seja ela por parte do cliente ou da empresa. É importante que a nota fiscal de devolução siga a tributação utilizada na nota fiscal de origem, para que seja aceita pela Sefaz.

Esse tipo de nota fiscal deve ser emitida em duas situações: quando um destinatário devolve a mercadoria e quando existe a anulação de uma NF que acabou passando do prazo de cancelamento.

Outro ponto que deve ser destacado em relação às suas notas fiscais de devolução de mercadoria é o seu prazo de emissão: não existe um prazo certo para sua emissão, entretanto, no caso de operações comerciais, é interessante que ela seja emitida dentro do prazo de garantia do produto/serviço.

Dito isso, você vai conferir a seguir mais informações sobre esse processo, principalmente sobre como é feita cada nota e tipo de devolução.

Como emitir uma nota de devolução de mercadoria?

Quem utiliza um sistema de ERP, poderá realizar essa ação dentro do próprio programa. Caso tenha dificuldades, entre em contato com a empresa responsável e com um contador para sanar todas as suas dúvidas.

Na versão 3.09 do Tiny ERP, lançamos uma nova funcionalidade que facilita ao usuário emitir uma nota fiscal de devolução. É só clicar no menu de contexto da nota em questão e escolher a opção "devolver", o que torna este processo mais simples para o usuário.

Devolução de entrada

A nota fiscal de devolução é feita pelo emitente quando um cliente devolve totalmente ou parcialmente a mercadoria comprada de uma empresa. Estas devem sempre ser efetuadas no módulo de Suprimentos no Tiny, visto que a mercadoria vai entrar novamente no estoque.

É importante verificar com a contabilidade qual o tipo da devolução, e assim poderá configurar uma natureza de operação para as mesmas e reutilizar em outra ocasião.

Ao inserir a nota de devolução, deverá sempre selecionar o tipo dela como sendo um tipo de devolução e, referenciar a chave da nota que está devolvendo.

Quanto ao estoque

Se a nota original, que está fazendo a devolução estiver com estoque lançado, há duas opções: Estornar o estoque da nota original ou lançar o estoque da nota de devolução. Se realizar a segunda ação, uma entrada será registrada para o estoque.

Quanto ao financeiro

No Tiny, não há uma forma de controlar possíveis créditos que o seu cliente terá ao devolver uma mercadoria. Uma alternativa, seria lançar uma conta a pagar para o seu cliente, assim poderá verificar quais devoluções estão em aberto.

Outra ideia é registrar uma observação no cadastro deste cliente, informando que tem um crédito e depois de baixar a conta à pagar, remover esta observação. Esta observação aparecerá no momento de fazer um pedido de venda/nota...

Relatórios

É possível gerar diferentes relatórios de Notas Fiscais de entrada. Em alguns casos, poderá filtrar por natureza de operação, em outros as vendas serão agrupadas conforme a natureza escolhida. Ainda será possível verificar os impostos que incidiram sobre esta nota, valores dos produtos e do frete e a data da entrada.

Quanto ao DRE

As devoluções podem constar no DRE na categoria “Deduções > Devoluções”, para isso, você precisa conferir na natureza de operação criada, se o campo “Finalidade”, foi marcado como devolução. O DRE soma o campo total faturado das notas fiscais, com data do mês, vinculadas a naturezas de operação.

Devolução de saída

Se uma empresa faz uma compra de um fornecedor e precisa devolver, também é preciso incluir uma nota fiscal. No Tiny, a mesma deve ser emitida no módulo de Vendas e, assim como as notas de entrada, também é necessário verificar os dados fiscais com a sua contabilidade, para cadastrar uma natureza de operação.

Quanto ao estoque

Se a nota original, que está fazendo a devolução, estiver com estoque lançado, há duas opções: Estornar o estoque da nota original ou lançar o estoque da nota de devolução. Se realizar a segunda ação, uma saída será registrada para o estoque.

Quanto ao financeiro

Se a nota estiver gerando um valor que você tem a receber do seu fornecedor, então você poderá lançar o mesmo no financeiro pela nota de saída, ou também acessar o módulo de finanças e lançar manualmente uma conta a receber. Assim, poderá controlar os valores de devolução que tem a receber.

Da mesma forma que as notas de entrada, é possível registrar uma observação no cadastro do fornecedor. Assim, ao incluir uma compra, poderá verificar a observação.

Relatórios

Nos relatórios de vendas, poderá filtrar pelas notas de saídas que foram devolvidas utilizando os filtros disponíveis. É possível filtrar conforme a natureza de operação utilizada na sua nota fiscal ou então escolher um relatório que agrupe conforme a operação utilizada.

Erros mais comuns ao emitir uma nota de devolução de mercadoria

Por mais que seja um processo relativamente simples, muitos empreendedores acabam cometendo alguns deslizes que fazem com que a nota fiscal seja rejeitada. Veja, a seguir, alguns dos principais erros e saiba como evitá-los:

Cadastro de CFOP: Verifique com a sua contabilidade qual é o CFOP destinado para cada operação de devolução;
Certificado digital: A nota de devolução precisa ser emitida, então o certificado digital precisa estar com a validade em dia;
Preenchimento dos dados: É preciso ficar bastante atento à isso, pois se os dados não estiverem corretos, não será possível emitir a nota fiscal.

Caso a emissão de notas fiscais esteja indicando algum erro diferente, você poderá conversar com nosso time de suporte ou entrar em contato com seu contador para entender o que precisa ser alterado.

Outro processo referente às notas fiscais que pode dar um pouco de dor
de cabeça para os empreendedores é a chamada nota fiscal de simples
remessa. Leia este outro artigo em nosso blog e saiba as principais informações sobre esse tipo de NF.