Qual o valor de um sistema integrado para a gestão de processos de sua empresa?

Este artigo começa com a pergunta “por que os negócios modernos exigem uma gestão de processos integrada?”. Para responder, vamos entender um pouco sobre como o setor de e-commerce cresceu nos últimos 5 anos.  De acordo com o relatório Webshoppers, em 2017 o setor gerou um faturamento de cerca de R$ 21 bilhões a partir do volume de vendas gerado por 25,5 milhões de consumidores. Já em 2021, segundo o mesmo relatório, o número saltou para R$ 182,7 bilhões. Ou seja, um aumento de 8,7x na receita gerada por mais de 87,7 milhões de consumidores. O que isso significa? Que em menos de 5 anos o setor mais que quintuplicou seus resultados. Além de mais consumidores, mais SKUs foram movimentados, mais notas fiscais foram emitidas, mais empresas se tornaram responsáveis pela logística de compra e entrega… A transformação do e-commerce vem acontecendo rapidamente e, por isso, é importante entender e adotar algumas tendências para melhorar os resultados dos negócios. Um sistema de gerenciamento de processos integrados pode ajudar bastante nesse processo. Ao longo deste texto você vai entender o que são esses tipos de sistemas, quais os benefícios de adotá-los em sua empresa e ainda conhecerá uma facilidade do olist para alavancar seus resultados.  Continue a leitura e, depois, comente lá embaixo se você já conhecia alguma dessas alternativas.

Conceituando sistemas de gestão integrada

De forma resumida, os sistemas de gestão têm por objetivo auxiliar sua organização a otimizar os processos, automatizando tarefas simples e frequentes, minimizando erros e acelerando a operação.  Isso porque esses tipos de sistemas integram todas as frentes de trabalho em uma empresa, possibilitando não só a automatização de tarefas, mas também o acesso a dados e informações sobre o negócio como um todo. Hoje em dia, a maioria das empresas usa pelo menos um software ou sistema de gestão de processos para auxiliar na integração do negócio. Entre eles:  

• Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
• Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM)
• Inteligência de negócios e análise (BI)
• Software de contabilidade
• Planejamento de recursos empresariais (ERP)

Se utilizados de forma conectada, os sistemas integrados geralmente assumem novas funcionalidades. Por exemplo, um ERP pode utilizar um software de contabilidade para gerir as informações financeiras da empresa. Vamos entender mais sobre cada um desses sistemas? Qual deles mais se encaixa para o seu momento de empresa? Vale utilizar mais de um? Existe algum deles com mais de uma funcionalidade? Todo empreendedor quer aumentar a produtividade trabalhando com mais inteligência e menos recursos. Qual software pode ajudar nesse processo?

Tipos de sistemas integrados de gestão

Falamos ali em cima sobre alguns dos sistemas de gestão de processos que podem ajudar a rotina de sua empresa. Mas você sabe mesmo o que cada um daqueles nomes e siglas significam?

CRM

Um CRM — Customer Relationship Management — é um sistema utilizado para construir e gerenciar relacionamentos com clientes. Os sistemas de CRM geralmente são projetados para agilizar e melhorar a interação com o cliente, o processo de vendas e a execução de campanhas de marketing.  Como um único software faz isso? Um bom CRM rastreia leads, necessidades de clientes, ofertas e conversões em uma única ferramenta que concentra todos os dados. Desta forma, todas as interações são monitoradas, desde o primeiro contato e aquisição até o desenvolvimento da fidelidade do cliente e término de relacionamento comercial.  O objetivo de uma empresa que busca utilizar um CRM é melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e do pipeline de vendas, automatizando tarefas e analisando dados. Isso pode ser descrito como uma estratégia de negócios focada em melhorar o relacionamento com os clientes ao longo de todo o seu ciclo de vida.  Alguns CRMs bastante utilizados por empresas de e-commerce no Brasil são o Pipedrive, HubSpot, RD Station, Salesforce e Agendor.

SCM

O SCM — Supply Chain Management — não é bem um sistema, mas é importante entender qual é o conceito por trás dessa sigla. A gestão da cadeia de suprimentos consiste em coordenar as várias atividades necessárias para produzir e entregar bens e serviços aos clientes de uma empresa. Sendo assim, o SCM é definido como o fluxo de bens e serviços que abrange desde a produção de um produto com matéria-prima até sua entrega e consumo final. Isso normalmente inclui etapas como produção, expedição, distribuição e possivelmente sistemas de devolução. É importante não confundir logística e cadeia de suprimentos. Como exemplo, o primeiro ajuda a empresa a lidar com uma entrega de caminhão (certificando-se de que o caminhão está funcionando corretamente, o motorista está lá na hora, etc.), enquanto o último será mais uma questão de quantos veículos devem estar nas estradas para entregar a mercadoria. Para aplicar uma boa estratégia de SCM muitas vezes é preciso fazer mudanças significativas na estrutura organizacional de um negócio. Os problemas de gestão da cadeia de suprimentos abrangem áreas funcionais e até estratégicas da empresa. Por isso, utilizar sistemas de informação e métricas que se concentrem no desempenho em toda essa rede é importante para o sucesso de uma organização. CRMs, ERPs e softwares de controle de estoque e rastreamento de cargas são algumas das ferramentas de gestão da qualidade que podem ajudar no SCM de uma empresa.

BI - Business Intelligence

O termo Inteligência de Negócios — Business Intelligence — se refere a uma variedade de ferramentas e dados que fornecem acesso rápido e fácil a insights sobre o estado atual de uma organização.  Ferramentas e processos de inteligência de negócios permitem que as empresas identifiquem informações acionáveis sobre dados, facilitando a tomada de decisões embasadas sobre o setor e clientes. Um bom software de BI acessa e analisa conjuntos de dados, apresentando resultados em relatórios, resumos, painéis, gráficos, tabelas e mapas que permitem a leitura de informações detalhadas sobre o estado dos negócios. Existem várias ferramentas de BI no mercado que podem auxiliar os usuários de negócios na análise de métricas de desempenho e na extração de insights em tempo real. Alguns exemplos são Oracle Analytics Cloud, Microsoft Power BI, MicroStrategy e Tableau.

Softwares de contabilidade

Os softwares de contabilidade auxiliam no registro e controle das transações financeiras de uma empresa. A funcionalidade do software de contabilidade difere de produto para produto, mas uma coisa é comum a todos: eles tornam os cálculos contábeis mais fáceis de executar, entender e analisar. Além de auxiliar na matemática empresarial, esses programas facilitam a recuperação de dados contábeis antigos, o que é muito útil para auditorias internas e externas. Enquanto alguns sistemas oferecem apenas o básico, permitindo que você registre o que está entrando e o que está saindo, outros softwares oferecem ferramentas mais avançadas, automatizando tarefas que você teria que realizar manualmente, como faturar seus clientes e registrar os pagamentos recebidos e a receber. Algumas das ferramentas de gestão financeira mais utilizadas no Brasil atualmente são Quickbooks ZeroPaper, Nibo, Guia Bolso e o Tiny ERP.

ERP

O que é e como funciona um ERP são duas das perguntas que mais escutamos quando falamos de padronização de processos. A sigla ERP — Enterprise Resource Planning — refere-se a um tipo de software ou sistema utilizado por uma empresa para planejar e gerenciar atividades diárias. Ele conecta todos os aspectos de uma empresa. Desta forma, a organização tem acesso a informações de contabilidade, manufatura, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas, marketing e recursos humanos em um único lugar e em tempo real.  Um ERP completo e eficaz pode ajudar uma empresa com:

• Previsão
• Melhor planejamento e utilização de recursos
• Melhora da qualidade e da eficiência de cada departamento e da organização como um todo
• Informações em tempo real de toda a organização, projeto, departamento ou divisão
• Alta segurança de dados
• Melhor análise por meio de inteligência de negócios

Ou seja, utilizando esta ferramenta você consegue ter visibilidade de toda a sua organização e, consequentemente, melhorar sua produtividade. Essa é a grande vantagem e o principal motivo pelo qual um ERP é a melhor solução para quem deseja fazer a gestão de processos integrados de sua empresa com uma única ferramenta. 

5 grandes benefícios de utilizar um sistema integrado de gestão de processos em sua empresa

Agora que você já sabe quais são algumas das ferramentas que podem deixar sua empresa com informações 100% integradas, vamos falar sobre os benefícios de adotar essa prática por aí?

Facilita o acesso à informação

Um dos grandes desafios das empresas nos dias de hoje, principalmente com a alta competitividade de um mercado que funciona full time, é o acesso à informação. Nunca tivemos tanta informação, mas também nunca foi tão difícil compreendê-la. Um sistema de gestão integrado possibilita a consulta de dados do seu negócio a qualquer momento e de acordo com o que você precisa. 

Possibilita uma gestão segura e eficaz

Com as informações organizadas e centralizadas, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do funcionamento da organização. Uma gestão de processos mais segura conta com decisões embasadas por dados e informações precisas sobre o negócio. Isso impacta em aspectos essenciais para o crescimento da sua empresa, como otimização do tempo, satisfação dos colaboradores e melhora dos resultados. 

Reduz os custos 

Como dissemos ali em cima, um sistema de gestão integrada consegue mapear todas as atividades da empresa, identificando ineficiências e desperdícios, o que permite a realização de correções que visem à melhora dos resultados do negócio e, consequentemente, uma economia significativa para o negócio.

Aumenta a produtividade

Tarefas repetitivas e que podem ser facilmente automatizadas, como o controle financeiro, devem ser direcionadas para sistemas específicos, enquanto os colaboradores trabalham em atividades mais desafiadoras e estratégicas. A consequência disso é um aumento de produtividade. Isso acontece porque as tarefas que eram manuais tornam-se automatizadas e os colaboradores têm mais tempo livre para se dedicar a outras atividades dentro da empresa.

Aumenta a competitividade

Sistemas integrados permitem o aperfeiçoamento da empresa. Isso porque, simplificando as operações, algumas coisas ficam mais fáceis, como realizar alterações, agilizar determinados setores e incorporar novas tecnologias. Além de trazer mais qualidade para os clientes atendidos, as empresas que integram seu negócio se destacam no mercado, aumentam os lucros e se destacam frente à concorrência.

Implemente sistemas integrados em sua empresa agora mesmo!

Como pôde ver, um sistema de gestão integrado pode ajudar muito sua empresa. Mas, para implementar aquele que vai funcionar melhor para você, é preciso analisar o cenário. É necessário avaliar quais são os pontos mais importantes a considerar. A partir daí, você conseguirá definir que tipo de recursos a solução precisa ter.  Para isso, você pode ir por etapas. Confira cada uma delas logo abaixo:

Para facilitar você pode documentar cada uma dessas etapas em uma tabela como a que mostramos abaixo, assim conseguirá ter uma visão completa de todo o processo de implementação do sistema.

Como o Olist pode te ajudar?

Em 2021 foram abertas mais de 4 milhões de empresas no Brasil — 19,7% a mais que no ano anterior, de acordo com o Ministério da Casa Civil. Depois da ideia e da abertura, vem o desafio da gestão. E o olist pode te ajudar bastante nesse processo. O olist é um ecossistema completo para lojistas. Nós oferecemos uma estrutura completa e inteligente para a gestão do seu e-commerce. Você pode desenvolver sua loja virtual própria com Vnda, aproveitar o melhor dos marketplaces com as soluções olist e cuidar da rotina de sua empresa para que ela seja organizada, fluida e prazerosa com o Tiny ERP. Com o Tiny, você pode:

• Emitir Notas Fiscais com cálculo automático dos impostos
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• Vender no Google Shopping de forma integrada
• E muito mais!

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