Você tem dúvidas sobre a importância da emissão de nota fiscal para e-commerce? A nota fiscal eletrônica é uma opção que tem facilitando significativamente a troca de documentos entre empresas e pessoas jurídicas. Esse tipo de nota faz parte de um projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) no Brasil, que tem como objetivo fazer com que os documentos oficiais passem a ser eletrônicos.
As notas fiscais são de grande relevância para o controle do governo, do negócio e do consumidor, permitindo, então, que haja uma segurança maior dos serviços de garantia, gerenciamento de estoques, controle de compra e venda e monitoramento dos dados sobre os rendimentos de pessoa jurídica e física.
Quer saber mais sobre a nota fiscal para e-commerce e entender a importância na gestão da empresa? Continue acompanhando e confira. Boa leitura.
Tipo de nota fiscal para e-commerce
A nota fiscal eletrônica utilizada no e-commerce é a de venda de produtos, modelo 55, que registra a operação de venda/faturamento de mercadorias do seu negócio.
Por isso, a nota está ligada à cobrança do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto de Mercadorias e Serviços). A emissão da nota está vinculada à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de cada estado.
É preciso emiti-la e também assegurar que, na entrega, a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) seja enviado. Trata-se de uma representação gráfica simplificada da nota, devendo conter a chave de acesso ao documento, permitindo, então, ao consumidor a consulta das informações na web e o acompanhamento do produto em trânsito.
Ao emitir uma nota de venda de produto, é necessário informar os dados do destinatário e do emitente, detalhes de mercadorias/serviços e demais dados relevantes. Ao utilizar um ERP para emissão de notas fiscais, esses dados já estão disponíveis, sem necessidade de digitação.
Importância da nota fiscal para e-commerce
Emitir nota fiscal se tornou algo obrigatório, sendo exigido por lei — a Lei Federal n. 8.846/1994. De acordo com essa norma, o vendedor, independentemente do preço da mercadoria, terá que enviar uma nota comprovando que tal mercadoria foi adquirida pelo valor combinado.
A emissão de notas fiscais não é somente mais um fator ao qual o empreendedor deve ficar atento, mas, sim, algo que trará comodidade e muita segurança para todas as partes envolvidas na negociação.
Conheça alguns dos motivos para você emitir nota fiscal no e-commerce:
Legalidade e segurança nas vendas
A nota fiscal servirá como comprovante de que a empresa realmente vendeu determinado produto e de que o comprador o recebeu em sua residência. Tal comprovação garantirá uma segurança maior para o consumidor, afinal, a sua compra foi registrada, e, para a loja, servirá como documento a ser apresentado para a Receita Federal, além, é claro, de o consumidor ter uma nota fiscal para garantia ou troca do produto que adquiriu.
Além do quesito segurança, o seu e-commerce ganha destaque diante da concorrência que simplesmente não segue as obrigações apresentadas na lei, pois o seu negócio terá mais credibilidade no mercado.
Canais de venda
Emitir nota fiscal na sua loja virtual pode ser mais um passo em busca de sucesso, já que alguns marketplaces, por exemplo, exigem que os sellers tenham o registro de pessoa jurídica e que faça a emissão de nota fiscal para os consumidores.
Envio dos pedidos aos clientes
Após o fechamento da compra em um e-commerce, existem diversas formas de enviar as encomendas para os clientes. A empresa pode optar pelos Correios ou por uma transportadora de sua preferência.
Conforme a forma de envio escolhida, é necessária a apresentação da nota fiscal de venda, para fins de fiscalização, caso aconteça. Se a mercadoria é transportada sem um documento fiscal, esta pode ser apreendida.
Credibilidade da loja
Se o e-commerce emite notas fiscais para enviar junto aos pedidos, passa mais credibilidade para os compradores, e estes vão se sentir mais seguros caso queiram efetuar novas compras. A falta da nota fiscal pode passar uma impressão ruim da empresa.
O que é necessário para emitir notas fiscais
Veja o que fazer para emitir as notas fiscais no seu e-commerce:
1. Tenha um certificado digital
O certificado digital funciona como uma senha que verifica a identidade do usuário, empresa ou computador. É utilizado principalmente para emitir notas fiscais, podendo ser usado para os mais diversos assuntos relacionados à Receita Federal.
Existem certificados no modelo A1 (arquivo digital) e A3 (cartão ou token).
O certificado tende a funcionar como um meio digital pelo qual um negócio faz a assinatura dos documentos digitais, como uma nota fiscal. No Brasil, diversos órgãos são determinados como autoridade certificadora pela ICP-Brasil (pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como a Serasa e os Correios.
2. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
O site, de forma automática, habilitará o usuário para realizar os testes de integração com a sua ferramenta de emissão de nota fiscal. Após realizar os testes, o contribuinte selecionará “Credenciamento para emitir nota fiscal em produção”, estando, assim, pronto para fazer a emissão da nota. A autorização não precisa ser publicada e a emissão pode ser iniciada imediatamente.
3. Escolha um emissor de nota fiscal
Assim que a certificação digital for adquirida, e o registro na Secretaria da Fazenda for feito, será preciso somente escolher um emissor de nota fiscal para fazer a emissão. Não tem ideia de como escolher um bom emissor? Fique tranquilo, pois, no próximo tópico, abordaremos tudo sobre como fazer essa escolha da forma certa.
Saiba como escolher um emissor de nota fiscal para seu e-commerce
Veja alguns fatores que devem ser considerados para escolher um emissor de notas fiscais para a sua loja virtual.
Pesquise e compare as opções
O passo inicial para escolher um bom emissor é fazer uma pesquisa completa e buscar autoridades no assunto para conseguir dicas relevantes a respeito de cada software. Em seguida, procure guias, tutoriais e dicas sobre cada sistema e faça uma comparação entre os benefícios ofertados por cada um.
Não sabe o que levar em conta para escolher uma opção? Os empreendedores que já concordaram com os benefícios de aderir a um sistema de gestão integrada têm dúvidas sobre qual é a melhor alternativa para o seu empreendimento. Para acabar com esse questionamento, a dica é conhecer o seu negócio a fundo.
É fundamental mapear os processos, envolvendo administração de pessoas e de recursos, vendas e produção. Isso aproximará o gestor de um passo relevante: ficar ciente das oportunidades de melhorias, das dificuldades e dos gargalos que caracterizam a sua empresa.
Faça a integração com sistemas já existentes
Migrar os processos de uma empresa para determinada plataforma a fim de tornar centralizada a rotina, é uma oportunidade para organizar a empresa e tornar o dia a dia das atividades otimizado.
Por isso, busque um emissor que permita a integração com os sistemas que já estão presentes no negócio, para o bom aproveitamento das informações já armazenadas e das rotinas e atividades que suportam a esteira da empresa.
Além disso, a ferramenta deve conectar vários setores, permitindo o gerenciamento centralizado das áreas de vendas, finanças, contabilidade e outras, incluindo, obviamente, a emissão eletrônica de nota fiscal.
Busque uma relação custo-benefício favorável
Pagar por um produto ou por um serviço é totalmente normal. Pagar por uma mercadoria ou por um serviço que não atenderão às necessidades da gestão da empresa não é aceitável. É fundamental, portanto, estudar bem as funcionalidades que as soluções do mercado oferecem e identificar as que entregam recursos e módulos alinhados com a realidade da sua empresa.
Ao encontrar ferramentas que consigam fazê-lo, basta estabelecer a comparação dos preços e escolher a que oferece um favorável custo-benefício, lembrando que a capacitação para o uso certo, a facilidade no pagamento e o suporte técnico estão envolvidos.
Conheça o Tiny ERP
Uma ótima opção para emitir suas notas fiscais é o sistema Tiny ERP. Com o Tiny, você realiza a integração com o seu e-commerce e, ao receber os pedidos da loja virtual, já pode começar a emitir as notas. Os dados de produtos, clientes e tributos já estarão cadastrados no sistema, sem necessidade de digitação.
Além disso, todo o backoffice do e-commece fica centralizado, como o anúncio dos produtos, vendas, controle de estoques, separação dos pedidos e envio das encomendas aos clientes. Assim, o trabalho fica organizado e otimizado.
Conclusão
Ao usar um sistema de gestão que consiga solucionar outros problemas corporativos além da emissão dos documentos fiscais, você acaba automatizando as etapas e simplificando as operações, podendo se dedicar ao que mais importa no negócio: o atendimento aos clientes, a captação de novos consumidores e na estratégia de crescimento.
Como você pôde ver, a emissão de nota fiscal para e-commerce vai muito além de uma obrigação prevista em lei, uma vez que auxilia a empresa no controle fiscal sobre as operações e no aumento das vendas, além de contribuir para aumentar a credibilidade junto ao cliente. Por isso, fique atento aos detalhes que envolvem o procedimento de emissão das notas e coloque as nossas dicas em prática.
