O Brasil é um país promissor quando o assunto é empreendedorismo. Somente no primeiro semestre de 2022, um levantamento com base em dados da Receita Federal registrou a abertura de mais de 2 milhões de novos negócios. Mesmo nesse cenário, muitos empreendedores têm dúvidas sobre a formalização de uma empresa e as etapas que esse processo envolve.
Abrir um negócio é mais simples do que parece e oferece muitas vantagens, incluindo a oportunidade de ter mais lucros e fazer negociações mais vantajosas.
Aqui, você vai conferir um passo a passo simples que vai lhe ajudar a formalizar sua empresa da forma correta e ter um negócio mais profissional e estruturado. Vamos começar?
O que é a formalização de uma empresa?
A formalização de uma empresa nada mais é do que um processo legal que consiste no registro formal do negócio diante dos órgãos oficiais do governo. Na prática, esse procedimento garante que sua empresa esteja devidamente registrada e legalizada junto a instituições como a Receita Federal e a Prefeitura, com autorização legal para exercer uma determinada atividade econômica.
Por que é importante formalizar a sua empresa?
Apostar na formalização de uma empresa é essencial para que ela possa crescer e ter mais lucros de forma organizada, atingindo todo seu potencial. Com essa legalização, você pode emitir notas fiscais e pagar impostos de maneira correta, além de garantir muitas vantagens, como linhas de crédito especiais voltadas para negócios. Conheça mais benefícios a seguir.
Seu negócio ganha credibilidade
A formalização de uma empresa passa a imagem de profissionalismo e indica a maturidade do negócio. Na hora de uma compra, por exemplo, a maioria dos clientes dá preferência a lojas que têm CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas).
Isso ocorre principalmente porque o consumidor prefere lojas que emitam nota fiscal, mesmo que o produto custe um pouco mais. A nota fiscal ajuda a transmitir mais segurança, especialmente em casos de necessidade de troca ou reembolso do valor pago.
Você diminui o risco de prejuízos
À medida que seu negócio começa a crescer, você pode sentir a necessidade de fazer operações mais avançadas, como contratar funcionários ou emitir notas pelas vendas para os clientes. Isso demanda cumprir uma série de obrigações fiscais e tributárias.
Caso essas normas não sejam respeitadas, você pode ser punido em uma possível fiscalização, podendo ter que arcar com multas e até mesmo a apreensão de produtos. Por isso é importante escolher o regime tributário adequado para sua empresa e contratar apenas funcionários registrados.
É mais fácil obter crédito e investir para crescer
Com um CNPJ, você amplia o poder de barganha junto às instituições financeiras. É possível contratar pacotes bancários mais vantajosos e ter acesso a linhas de financiamento e empréstimos com juros mais baixos e prazo alongado. Isso pode ser decisivo para fazer investimentos no negócio, ampliar o volume de produtos para venda e ficar em vantagem frente a outros concorrentes.
Sua loja tem acesso a melhores fornecedores
Se você trabalha com varejo, saiba que muitos fornecedores negociam apenas com empresas formalizadas, oferecendo condições comerciais mais favoráveis no preço de compra e no prazo de pagamento. Essa vantagem pode ser repassada aos consumidores na forma de descontos ou promoções, criando um gatilho que pode ampliar a escala das suas vendas.
Seus produtos podem ser vendidos em marketplaces
Vender em grandes sites é uma das melhores estratégias para fechar mais negócios sem fazer grandes investimentos. No entanto, para entrar nesse mercado, todas as empresas exigem CNPJ e emissão de nota fiscal para as vendas, além de uma série de outros documentos.
Com um negócio informal, você perde a chance de acessar esse mercado e fazer sua empresa decolar. Lembre-se de que as vendas online estão em forte crescimento no Brasil. Caso você precise de ajuda neste assunto, o time do olist é especializado nesse modelo de negócio.
Como formalizar o seu negócio?
O processo de formalização de uma empresa demanda, além de algumas etapas burocráticas, que os empreendedores entendam, em primeiro lugar, a modalidade jurídica do seu negócio. As principais modalidades de pessoa jurídica são:
- MEI
- Microempresa
- Empresário Individual (EI)
- EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada
- LTDA – Sociedade Empresária Limitada
- SS – Sociedade Simples
- SA – Sociedade Anônima
- Sem fins lucrativos
Leia a seguir mais detalhes sobre elas e saiba em qual seu empreendimento se enquadra.
MEI
Muitos empreendedores iniciam sua jornada como MEI (Microempreendedor Individual), uma das formas mais práticas de formalizar um negócio. O MEI foi criado pela Lei Complementar n.º 128, de 19/12/2008, que estabeleceu condições especiais para que o trabalhador conhecido como informal pudesse se legalizar.
Assim, o Microempreendedor Individual é a pessoa que trabalha por conta própria e não tem participação em outra empresa como sócio ou titular. O MEI, apesar de ser individual, pode ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria.
Um dos pontos de atenção é que o faturamento máximo anual é de R$ 81 mil. Logo, se você recebe mais do que isso em um ano com os rendimentos do seu negócio, não poderá se enquadrar como MEI.
Registrar-se como MEI é muito simples e rápido, basta fazer o cadastro pela internet. Assim, o empreendedor terá um número no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais.
Microempresa
Caso sua empresa fature mais do que o teto do MEI (R$ 81 mil por ano), ela se enquadra como ME, uma microempresa. Para isso, você precisará da ajuda de um contador, que vai calcular os impostos e ajudar a entender o melhor regime de tributação (Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido).
Microempreendedores podem ter até 9 colaboradores no comércio e 19 no caso da indústria. Existe também um teto de faturamento a considerar, que é de R$ 360 mil por ano, o que dá cerca de R$ 30 mil por mês.
Empresário Individual (EI)
O EI é uma modalidade dentro do ME que se assemelha ao MEI, mas se distingue pelo fato de que esses empreendedores individuais podem ganhar até R$ 360 mil por ano e, se necessário, migrar o negócio para um EPP (empresa de pequeno porte) caso o faturamento chegue a R$ 3,6 milhões.
Esses profissionais não podem ter sócios e devem ter receita anual superior ao teto do MEI. Um detalhe importante é que uma EI não permite a separação de bens entre o CPF do dono e o CNPJ. Isso quer dizer que o patrimônio e bens pessoais da pessoa que abrir uma EI ficam atrelados à empresa, podendo ser comprometidos caso o negócio tenha dívidas.
Um ponto importante é que não podem ser EI empreendedores com uma profissão regulamentada, como advogados, médicos, engenheiros e arquitetos.
EIRELI – Empresa Individual de Responsabilidade Limitada
EIRELI é também uma modalidade de ME que se distingue dos outros formatos individuais por dois motivos básicos:
- É uma opção para quem não se enquadra no MEI, por motivos de rendimento anual
- É uma escolha para quem não pode ser EI devido à atividade exercida
O formato EIRELI contempla diversas profissões e não apresenta limite de faturamento máximo. Com a ajuda do contador, os empreendedores nessa modalidade escolhem o regime tributário mais vantajoso e adequado para o negócio. Outro aspecto interessante é que a EIRELI permite a separação de patrimônio empresarial e privado.
LTDA – Sociedade Empresária Limitada
A LTDA é um modelo empresarial amplamente escolhido para quem deseja abrir um negócio com uma ou mais pessoas. Esse formato é muito adotado por ser simples e por permitir que cada sócio tenha seu patrimônio individual protegido dos demais, uma vez que cada um tem responsabilidade por sua cota no negócio.
Aqui, é preciso elaborar um contrato social, um documento que formaliza a participação de cada sócio e detalhes sobre a gestão do negócio, remuneração, distribuição de lucros e outros aspectos.
SS – Sociedade Simples
A Sociedade Simples é um meio de formalização de uma empresa na qual dois ou mais profissionais que atuam na mesma área se juntam para prestar serviços, funcionando como uma espécie de associação ou cooperativa.
É um modelo bem comum entre profissionais que compartilham uma atividade, como médicos ou advogados. Nesse caso, o interesse é apenas estabelecer uma parceria e legalizar o negócio para prestar serviços e não necessariamente abrir uma empresa.
SA – Sociedade Anônima
A Sociedade Anônima é uma empresa que tem como característica a divisão da participação dos sócios por ações. Nesse caso, os sócios são chamados de acionistas, e a forma como eles estão envolvidos em um negócio se define pela sua cota de ações.
Vale ressaltar que, nesta modalidade, existe separação de patrimônio pessoal e empresarial para os acionistas, e a empresa pode contar tanto com pessoas físicas como jurídicas nessa sociedade.
Sem fins lucrativos
Uma associação sem fins lucrativos é uma entidade de direito privado em que pessoas se reúnem a favor de uma causa, podendo ser ela política, cultural, social, humanitária, filantrópica, entre outras.
Para formalizá-la, é necessário que duas ou mais pessoas redijam um documento chamado Estatuto Social, de acordo com parâmetros dispostos no artigo 54 do Código Civil, que deve ser assinado pelos fundadores e registrado em um Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Dessa maneira, é possível que a associação receba um CNPJ.
Como registrar minha empresa: confira o passo a passo
Agora que você conhece as principais modalidades jurídicas, fica mais fácil entender os próximos passos da formalização de uma empresa. Vamos conhecê-los a seguir.
Escolha a modalidade jurídica
O primeiro passo é, como adiantamos, identificar a modalidade jurídica na qual você se enquadra. Isso varia conforme o porte, o faturamento e a atividade. Existe também a diferença entre quem vai ser empresário individual ou formalizar um negócio com um sócio ou mais.
Reúna a documentação
O próximo passo é reunir a documentação conforme a modalidade jurídica escolhida. Os principais documentos solicitados para a abertura são:
- Contrato Social, necessário no caso de sociedade
- Requerimento de Empresário Individual, se a empresa for EI ou EIRELI
- Documentos pessoais (CPF e RG)
Com esses documentos em mãos é possível dar início às outras etapas do processo de abertura. Vale ressaltar que essas solicitações variam conforme o estado e o município.
Contrate um profissional
Uma forma de tornar o processo mais ágil é contar com a ajuda profissional. O contador conhece o fluxo correto para abrir uma empresa. Portanto, ele ajuda a resolver dúvidas e a desenvolver tarefas importantes como a elaboração do Contrato Social, a escolher qual é o melhor regime tributário e a orientar quais são as taxas e tributos a serem pagos.
A lei determina que todas as modalidades empresariais, exceto o MEI, precisam utilizar os serviços de um contador. Sendo assim, contar com esse apoio desde o início permite que o processo de abertura seja feito de forma adequada e com as opções mais econômicas para o negócio.
Defina o nome do negócio e a atividade
A escolha do nome é uma etapa muito importante, pois corresponde à identidade de uma marca. É preciso avaliar se já não existem empresas que tenham a mesma Razão Social. Nesse caso, é melhor encontrar outra opção para garantir a exclusividade.
Para saber se a Razão Social já existe, basta fazer uma consulta no site da Junta Comercial ou pesquisar na página do Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). Assim, você consegue confirmar se há alguma marca registrada com o nome pretendido.
Outra definição importante é com relação à atividade do empreendimento. Ao elaborar o Contrato Social, é preciso definir a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Trata-se do código utilizado para definir a área de atuação do negócio.
Estabeleça a localização
Definir o endereço da empresa é essencial para o processo de abertura. Em cada município há a delimitação de áreas em que é permitido ou não o funcionamento de empreendimentos conforme a sua atuação. Portanto, é necessário verificar se o local escolhido não contém nenhuma restrição pela prefeitura.
Faça os registros e inscrições
O primeiro registro para a formalização deve ser feito na Junta Comercial para a obtenção do Número de Identificação do Registro de Empresa (NIRE). Ele é necessário para a emissão do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) feito pela Receita Federal.
Com o número do CNPJ em mãos é possível solicitar a Inscrição Estadual (IE), necessária para a emissão de notas fiscais e utilizada para o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Vale ressaltar que o processo para o registro da IE pode ser feito por meio de um cadastro único na maior parte dos estados. Entretanto, essa possibilidade não existe em todos eles. Nesse caso, é preciso verificar com a Secretaria da Fazenda local qual é o procedimento correto.
A Inscrição Municipal (IM) indica que o empreendimento está devidamente registrado no município. Além disso, mesmo que a empresa seja isenta de pagamento de tributos municipais, o registro é necessário para a emissão do Alvará de Localização e Funcionamento.
Quais as consequências de não registrar o negócio?
Descuidar da formalização de uma empresa pode trazer consequências negativas, como a impossibilidade de realizar bons negócios que necessitam da emissão de notas fiscais. Sem elas, empresas que atuam no varejo, por exemplo, não podem ingressar em grandes sites, que exigem esse documento para o envio das mercadorias.
Outra consequência de não trabalhar de forma legalizada é com relação aos funcionários. Eles serão prejudicados por não terem o registro em carteira corretamente, já que não terão os seus direitos trabalhistas reconhecidos. Com isso, podem entrar com processos contra o empreendimento, o que causaria prejuízos para as finanças e para a imagem da marca.
Se o registro for feito incorretamente, isso também causará transtornos. Entre os principais erros estão a escolha da classificação da atividade da empresa, que pode gerar multas por atuação indevida, e a definição incorreta do regime tributário, que faz com que o negócio pague mais impostos do que deveria.
Formalizar uma empresa é essencial para ver seu negócio crescer
A formalização de uma empresa é um passo importante para que seu empreendimento seja reconhecido pelo profissionalismo e seriedade. Atuar legalmente garante mais segurança para sua marca, colaboradores, clientes e parceiros. Por isso, siga esses passos, entenda como registrar seu negócio adequadamente e aproveite as oportunidades que isso vai lhe proporcionar!
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