Uma gestão eficiente está sempre de olho no orçamento da sua empresa. Afinal, identificar os principais gastos do negócio é o primeiro passo para um controle financeiro mais eficiente e consciente. Parte desse trabalho é entender quais são os custos fixos e variáveis do varejo, a importância de diferenciá-los e o que fazer para reduzir o desperdício de recursos.
Para quem está lidando com a falta de capital e queda nas vendas, é preciso pensar na redução de custos.
E isso ainda antes de qualquer estratégia de marketing, por exemplo. O primordial é se organizar internamente e, após uma análise dos principais gastos, definir ações de melhoria. Quando se fala em finanças, é a partir do controle dos custos fixos e variáveis do varejo que isso poderá ser feito.
Da logística até a conta de luz, tudo deve ser analisado dentro do e-commerce. Além de saber diferenciar esses custos, é preciso entender os impactos de cada um.
Por isso, que tal tirar todas as dúvidas sobre o assunto? Leia este artigo para saber as diferenças entre os conceitos e aprender como fazer uma gestão eficiente deles.
Quais são as diferenças entre os custos fixos e variáveis do varejo?
Custos fixos são os gastos recorrentes da loja, enquanto os variáveis são aqueles que se alteram de acordo com o desempenho de vendas do varejo online. Normalmente, os fixos se encaixam em:
- Aluguel
- Salários
- Contas de consumo (como água, luz e internet)
Enquanto isso, os variáveis podem ser:
- Comissões aos vendedores
- Gastos com logística
- Marketing
- Impostos
Conhecendo-os, você consegue ter maior controle sobre aquilo que é recorrente. Afinal, ainda que o e-commerce venda mais ou menos, aqueles gastos serão sempre os mesmos.
Enquanto isso, os variáveis exigem maior atenção, já que podem mudar de acordo com o desempenho das vendas, por exemplo. O importante é encontrar o equilíbrio saudável entre essas despesas.
Por mais que o e-commerce tenha custos menores, eles podem ser os mesmos de uma loja física. Água, energia elétrica, conta de telefone, aluguel do espaço (armazéns ou estoques) e salários continuam iguais.
A principal diferença, portanto, é o controle entre o que sempre vai entrar no seu balanço e aquilo que pode sofrer alterações ao longo dos meses.
Qual é a importância de levar todos os custos em consideração?
Mas por que considerar os custos fixos e variáveis do varejo?
A primeira razão é o impacto dessas despesas no preço dos produtos repassados ao consumidor. Ainda, é uma forma de avaliar se os investimentos estão causando o retorno esperado ou não. A partir dessa análise, é possível entender melhor quais são as estratégias indicadas para o seu e-commerce.
Quer saber, por exemplo, se é a hora de realizar a expansão planejada para a loja? Ou mesmo comprar um e-commerce menor ou fazer uma parceria? A análise dos custos fixos e variáveis pode oferecer um melhor entendimento sobre o que deve ser feito. Ainda é possível realizar contas básicas, como o total de vendas, para obter o lucro dentro de um determinado período.
O entendimento das despesas fixas e variáveis também pode ser usado para identificar economias de escala. Afinal, à medida que a produção aumenta, os custos fixos são distribuídos pelos itens do portfólio. Sendo assim, eles passam a gerar um impacto menor no orçamento da loja. Todo esse acompanhamento é vital para o sucesso do e-commerce em longo prazo.
Portanto, os custos fixos e variáveis do varejo contribuem para fornecer uma imagem da estrutura geral de custos do negócio. Entender a diferença permite a tomada de decisões racionais sobre as despesas futuras. Além disso, essa consciência causa um impacto direto na lucratividade. Afinal, é preciso fazer um acompanhamento muito próximo, para evitar investimentos errados e desperdícios.
Outro ponto de destaque é o impacto que um desequilíbrio pode causar. Quanto mais custos fixos, maior vai ser a receita necessária para pagar as contas em dia. Ou seja, um e-commerce com altos gastos recorrentes precisa compensar essa situação com ampliação das vendas. Afinal, a conta sempre vai chegar, independentemente de as vendas superarem as metas ou não.
Dessa forma, é preciso fazer um repasse para o consumidor final. Imagine o seguinte cenário: as suas vendas estão ruins, mas o aluguel e os salários seguem sendo pagos. Para que a conta feche, é preciso aumentar a arrecadação. Por isso, muitas vezes, pode ser necessário realizar um reajuste nos valores da loja. Encontrar o equilíbrio evitará problemas como esse.
Quais são os principais custos fixos do varejo e como calculá-los?
Com tamanha importância para o sucesso de um e-commerce, conhecer os principais custos fixos do varejo é um cuidado essencial.
Hospedagem
O cenário mais comum é o de hospedagem da página, o local que vai receber os acessos e por onde você vai comercializar os produtos. Seja qual for o seu desempenho de vendas, terá de pagar por isso. Mesmo que existam mecanismos de cobrança de acordo com o tráfego, é possível fazer um planejamento melhor para esse item.
Acesso à internet
Por menor que seja a sua equipe, o acesso à internet é vital. O cálculo é feito de modo simples. Basta colocar o preço do plano pago para o local. Sempre que ocorrer algum reajuste, é importante sinalizar para os meses seguintes.
Plataformas de marketplace
Muitas lojas têm, além do e-commerce próprio, anúncios divulgados em marketplaces. Sendo assim, também é necessário direcionar gastos para esses espaços. De acordo com o volume de vendas, você paga uma taxa. Sem muitas complicações, esse vai ser o seu custo fixo para anunciar.
Algumas empresas abrem mão até mesmo do próprio site. Isso, porém, tem impactos nos custos fixos. Afinal, a situação seria como a de um aluguel de um espaço para uma loja física. Cada plataforma vai cobrar uma comissão por pedido, por exemplo.
Salários
Mesmo que a equipe seja pequena, algum salário fixo deve ser pago. Seja para um administrador, seja para um profissional de TI. Também não importa se for CLT ou pessoa jurídica. Todo mês, esses funcionários deverão ser pagos.
Aluguel
De quantos espaços o seu e-commerce precisa para funcionar? Um para a sede e um para o estoque? Basta somar os aluguéis utilizados pela loja e adicioná-los aos custos fixos.
Segurança
A segurança é um fator sempre relevante no e-commerce. Sendo assim, é fundamental adicionar mecanismos que criem um ambiente menos arriscado. Ao reduzir as vulnerabilidades, você evita o vazamento de dados e informações confidenciais, por exemplo.
Portanto, além do que a plataforma de e-commerce oferece, o ideal é adicionar um investimento em ferramentas de segurança.
Quais são os principais custos variáveis do varejo e como calculá-los?
Acompanhar os custos variáveis é tão indispensável quanto monitorar os fixos. Afinal, qualquer mudança pode causar um impacto significativo no desempenho financeiro do seu e-commerce.
Pagamento de fornecedores
De acordo com a demanda da loja, o custo com fornecedores também vai variar. Afinal, qual é o sentido de comprar 100 itens do produto se, durante determinado período, a expectativa é de vender 20% desse total? Portanto, periodicamente, os custos com pagamento de fornecedores também devem ser alterados.
Logística
Quando o seu negócio ainda não é tão grande, não é simples fechar um contrato com uma transportadora, por exemplo. Sendo assim, é preciso acompanhar de perto a imprevisibilidade dos custos de logística e a capacidade de envio em dado momento. À medida que a demanda aumentar, talvez você consiga levar esse custo para a parte dos fixos.
Marketing e anúncios
Para ter presença digital, é importante investir em ações de marketing. Porém, nem sempre os custos vão ser os mesmos para o seu negócio. Em uma estratégia de mídia paga, por exemplo, eles podem variar de acordo com a taxa de cliques ou impressões.
Além disso, você pode colocar recursos extras durante o período de Black Friday, por exemplo, aumentando os gastos com anúncios. Da mesma forma, uma estratégia bem-feita de SEO (Search Engine Optimization) pode ajudar a reduzir os gastos com a mídia paga. A gestão de marketing também é necessária para um controle efetivo dos custos.
Custo com trocas e devoluções
O cliente está mais exigente. Por isso, é preciso pensar na experiência dele. Não à toa, muitos e-commerces oferecem políticas flexíveis de devolução, troca ou retornos. No Brasil, a taxa de trocas é de 20% no varejo online, e isso pode ter um impacto significativo no orçamento. Em alguns casos, é possível que o produto seja até mesmo ser descartado.
O que é e como funciona a gestão de custos no varejo?
A gestão de custos não é nada além do que um conjunto de práticas para evitar que o orçamento não seja respeitado. No varejo, o objetivo desse conceito é definir quais vão ser os custos para a operação de uma determinada loja, por exemplo. Em quatro etapas, a ideia é controlar todos os investimentos necessários para o funcionamento do negócio em longo prazo.
Ou seja, qual vai ser o orçamento para que o e-commerce funcione da melhor maneira possível? Isso passa diretamente pelo controle e gestão dos custos. É uma prática que vai permitir o melhor gerenciamento das despesas da loja. Além disso, esse conceito serve para monitorar e controlar os gastos, evitando qualquer tipo de desperdício ou despesas desnecessárias.
É importante colocar algumas práticas dentro desse conceito em ação. Veja quais são elas a seguir.
Crie uma metodologia de trabalho
A primeira etapa é o momento de definir como a gestão de custos vai ser realizada. Quais profissionais vão ser os responsáveis pelo setor? Quais ferramentas podem otimizar a rotina de trabalho? É a partir da criação de um plano de ação que se viabiliza a execução das estratégias.
Faça uma estimativa dos custos
Em seguida, é hora de fazer uma estimativa de custos. Analise cada um dos pontos citados acima e calcule um valor médio que deve ser investido periodicamente. Com base nessas estimativas, o orçamento do e-commerce pode ser definido. Os custos fixos são mais fáceis de ser determinados, o que exige atenção redobrada aos variáveis e às previsões.
Um melhor planejamento de custos leva à precisão dos cálculos. Assim, a tendência é a de que controlar os recursos do seu negócio será uma tarefa simplificada.
Defina o orçamento para a sua loja
Com os custos esperados em mãos, é hora de determinar o orçamento para a loja. Mas não se esqueça de estipular reservas de contingência e as possíveis variações das estimativas. Por isso, a etapa anterior é tão impactante. Quando feita de qualquer maneira, o orçamento pode, na verdade, não ser o suficiente para o funcionamento do e-commerce.
A maior precisão contribui também para a entrega de um preço justo ao consumidor final. A ideia é não sobrecarregar a empresa, mas também não se pode esperar que o cliente aceite um preço muito acima do mercado. Afinal, um orçamento maior exige um volume de receita condizente para o funcionamento em longo prazo.
Monitoramento dos custos
O trabalho de impacto, porém, está na etapa de monitoramento dos custos. Ou seja, acompanhar, na prática, como estão sendo feitos os investimentos. Além de evitar que o orçamento inicial seja extrapolado, isso é essencial para identificar falhas. Caso um custo variável esteja bem acima do previsto, algum processo não foi feito corretamente.
Dessa forma, é possível agir para evitar problemas maiores. Ao perceber que os custos com fornecedores está elevado, talvez seja a hora de realizar uma mudança. Assim, é possível encontrar valores exatos dos recursos necessários para o funcionamento da loja. É a partir da análise dessas informações que se pode realizar uma gestão eficiente.
Caso o número de devoluções tenha sido alto, por exemplo, isso pode representar um custo inesperado. Como consequência, outras despesas variáveis talvez sejam impactadas, como os anúncios de mídia paga na internet. O objetivo do monitoramento é evitar que o orçamento do e-commerce não fique acima do estipulado inicialmente.
Quais são as melhores práticas para reduzir os custos?
O que fazer, então, para reduzir os custos fixos e variáveis do varejo? Com algumas práticas, é possível diminuir o uso de recursos sem prejudicar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos aos consumidores. Confira algumas ações que devem ser adotadas.
Faça uma auditoria das despesas
O primeiro passo para reduzir custos do e-commerce é realizar uma auditoria. Dentro de uma rotina corrida, nem sempre é possível avaliar quais foram os gastos. Por essa razão, ao perceber a necessidade de realizar cortes, comece por uma auditoria. Na prática, isso significa identificar tudo o que foi investido no e-commerce.
O objetivo é encontrar as áreas indicadas para reduzir os investimentos ou desperdícios. É o momento para perceber a necessidade de uma renegociação com os fornecedores, por exemplo. A partir de diferenças entre o orçamento previsto e os gastos realizados, a aplicação de mudanças que impactem as finanças da loja ganha inteligência.
Reveja os contratos
Contratos mais longos devem sempre ser revisados. Afinal, no início da negociação, o tamanho do seu e-commerce poderia ser um. Muitas vezes, por exemplo, um fornecedor oferece um serviço caro, e o produto entregue não tem uma saída tão grande na loja. Portanto, talvez seja o momento de não renovar o contrato.
Automatize os trabalhos
Em um cenário de tanta competição, a tecnologia pode ser um excelente aliado. Além de economizar tempo e recursos, a automação de funções deve ser considerada dentro do e-commerce. Desde softwares para a gestão das ações de marketing até soluções para o controle do estoque. Há recursos diversos para que os processos internos sejam simplificados.
Foque a retenção de clientes
Por mais que não tenha relação direta com os custos fixos e variáveis no varejo online, a retenção de clientes também é fundamental. A cada vez que um consumidor retornar, menores serão os gastos, por exemplo, com anúncios e campanhas de marketing. Entregando uma experiência positiva ao usuário, a tendência é a de fidelizá-lo com menos esforços.
Seja objetivo nas ações de marketing
O marketing é uma das principais ferramentas indicadas para quem deseja divulgar produtos e fortalecer a presença de marca. Mas nada disso vai adiantar se os investimentos não forem realizados corretamente. A boa notícia é que o marketing digital permite que o monitoramento do desempenho de cada estratégia ou campanha de comunicação seja feito em tempo real.
Analisando as métricas, dá para encontrar falhas e acertos nas ações. Com esses dados, você pode prever melhor os invesimentos. Uma estratégia interessante é avaliar o ROI (Retorno sobre Investimento) das campanhas. Em longo prazo, fica menos complexo de identificar quais são as ações indicadas para causar um impacto relevante no público.
Negocie com os fornecedores
Talvez seja complicado no início, mas negociar com os fornecedores é fundamental. A partir do momento em que as duas partes se sentirem confortáveis, tente encontrar um cenário favorável para a sua loja. Suponha que a demanda por um determinado item tenha crescido seguidamente nos últimos meses. Talvez seja uma boa hora para fazer pedidos maiores, não é?
Dessa forma, você passa a ter poder de barganha. Um aumento na quantidade de produtos solicitados talvez signifique, por exemplo, um desconto ainda maior. Caso a gestão de custos seja eficiente, algumas situações podem ser ideais para adiantar pagamentos. Talvez, dê até pra conseguir preços mais atrativos. No fim, é possível repassar o desconto ao consumidor e até aumentar as vendas.
Reduza as trocas e devoluções
Como mostrado acima, as trocas e devoluções são muito comuns no e-commerce. Ao mesmo tempo, porém, indicam um tipo de gasto que pode ser reduzido. Afinal, quando algo é devolvido, não é apenas a venda que é desfeita. Custos são adicionados. Em seguida, ainda é preciso verificar se o item está danificado e se pode retornar para a prateleira de vendas.
Para piorar, o consumidor ainda estará insatisfeito com a experiência que teve. O que fazer para solucionar esse problema? Oferecer uma vivência mais satisfatória ao cliente. Por isso, deixe claro o que está sendo vendido, com objetividade e honestidade nas descrições, que devem ser completas.
Monitore os custos regularmente
Parte fundamental do processo de gestão de custos é o monitoramento. Por isso, mesmo que os números financeiros da loja sejam satisfatórios, não relaxe. Analise regularmente os gastos do e-commerce e tente identificar maneiras de reduzir os desperdícios. Com um trabalho próximo e constante, as chances de investir bem aumentam.
Além disso, é uma forma de encontrar erros dentro do processo. Sempre conseguindo identificar maneiras inteligentes e eficientes de aproveitar melhor o orçamento.
Qual é o impacto desse controle em longo prazo?
De acordo com um levantamento do IBGE, 60% das empresas do país fecham antes de 5 anos. Uma das razões para o insucesso de tantos negócios é a falta de controle financeiro. Por isso, analisar regularmente quais são os gastos da sua loja é fundamental. Dessa forma, você está sempre de olho no que pode ser feito para aplicar melhor os recursos e evitar desperdícios.
Pensando em longo prazo, a gestão de custos fixos e variáveis do varejo é ainda mais significativa. A partir da busca pelo equilíbrio nesse quesito, é possível criar um negócio financeiramente sustentável. Ou seja, encontrar um equilíbrio que permita novos investimentos, mas também consiga superar períodos de baixa em vendas.
Agora que já sabe o que são os custos fixos e variáveis do varejo, as diferenças entre eles e como gerenciá-los, que tal ver outros assuntos relevantes? Inscreva-se na newsletter do Olist e receba nossos conteúdos em primeira mão!
