A nota fiscal de entrada é um dos documentos mais importantes para um lojista. Ela serve para registro e comprovação fiscal da movimentação de mercadorias recebidas pela empresa, seja enviado por um fornecedor ou quando um produto é devolvido pelo cliente e há a necessidade de registrar seu retorno ao estoque.
Porém, para registrar esse movimento em um sistema ERP, é preciso dos dados presentes no arquivo XML da NF-e, isto é, a nota fiscal em seu formato digital. Quer entender o que é esse arquivo e qual sua importância? Continue a leitura!
Antes de tudo: o que é nota fiscal de entrada?
Conforme explicamos acima, é preciso ter o arquivo XML para emitir uma nota fiscal de entrada. Então, antes de entendermos tudo sobre XML, é importante saber como funciona esse tipo de nota.
A nota fiscal de entrada é o documento que registra a entrada de produtos no estoque. Funciona da seguinte forma: o fornecedor emite a nota fiscal que será uma saída e, com a chegada da mercadoria, o comprador faz o lançamento no sistema, comprovando sua entrada.
Não se trata apenas de uma questão de organização. Essa rotina é obrigatória e deve ser executada sempre que um item chegar ao estoque da empresa através da compra de um fornecedor, ou na devolução de mercadorias por parte do cliente.
Outro momento em que há necessidade de incluir uma nota fiscal de entrada é quando ele recebe uma mercadoria sem nota fiscal. Por exemplo: a empresa compra uma televisão de uma pessoa física para seu imóvel. Pessoa física não emite nota fiscal, uma vez que não é contribuinte do ICMS.
Neste caso, é preciso emitir uma NF-e de entrada para regularizar a chegada dessa mercadoria, informando de quem comprou e qual a mercadoria adquirida. Com essa formalização, o empreendedor evita prejuízos e problemas com a Receita Federal.
Para o lojista, as principais vantagens da emissão desse documento é a organização do seu estoque e se manter regular junto ao Fisco. O processo faz parte da rotina de um lojista e é fácil de incluir uma nota fiscal, visto que as informações necessárias para tal estão disponíveis na própria nota, como a descrição do item e seu preço.
O que é XML da nota fiscal?
XML é a sigla em inglês de Extensible Markup Language. Na prática, é uma nota fiscal eletrônica em seu formato digital. É o XML que dá origem à DANFE, que é a representação gráfica da nota, facilitando a leitura das informações.
Ele é formado por diversas tags e códigos, para que seja lido por diferentes softwares, inclusive os servidores da SEFAZ.
Assim como a nota fiscal eletrônica, o XML serve para atestar a operação de uma venda e deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos. É importante para uma auditoria, por exemplo. Vale ressaltar que, em uma situação de fiscalização, o arquivo a ser apresentado deve ser o XML original (no formato .xml, sem ser convertido em PDF ou impresso).
Com o auxílio de um sistema ERP, o processo de conservação e acesso a documentos se torna mais fácil. Todos os XMLs ficam guardados em um só lugar e o lojista ainda pode fazer um backup caso precise salvar em um outro local.
Quais são os dados presentes no arquivo XML da NF-e?
O arquivo XML da NF-e traz as informações obrigatórias referentes a uma operação comercial. São elas:
- Dados da nota (série, número, data de emissão, etc.)
- Dados do emitente (nome fantasia, razão social, CNPJ, contato, inscrição estadual, etc.)
- Dados do destinatário (nome, CPF, endereço, etc)
- Dados da mercadoria (quantidade, preço, etc.)
- Dados relacionados ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS (base de cálculo, PIS, Cofins, etc.)
- Dados de transporte (modalidade de frete, dados do transportador, veículo e volume transportado)
- Dados de cobrança (forma de pagamento)
Diferenças entre NF-e, DANFE e XML
| NF-e | A Nota Fiscal Eletrônica é a versão digital da nota fiscal, que formaliza a venda de produtos |
| DANFE | O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação gráfica da NF-e, que simplifica a leitura dos dados. Normalmente usado no formato PDF, e deve ser impresso para acompanhar o produto |
| XML | O arquivo XML é o formato padrão usado para registrar as informações da NF-e, de forma padronizada e legível por diferentes tipos de sistemas |
Como gerar o XML da nota fiscal?
Para gerar o XML, é preciso utilizar um sistema específico para emissão de notas fiscais. Mas antes, é necessário seguir alguns passos:
- Credencie sua empresa junto à Secretaria da Fazenda do seu estado (ou prefeitura, caso seja um prestador de serviços)
- Adquira um certificado digital (que funciona como uma assinatura eletrônica para validar a emissão)
- Escolhe um sistema emissor de nota fiscal que atenda às suas necessidades
Assim, o sistema irá gerar o XML e você poderá acessar com facilidade. Depois, caso queira acessar fora do sistema emissor, informe o “Código de Acesso” de 44 dígitos no Portal da Fazenda.
Perguntas frequentes sobre XML
XML é a sigla para Extensible Markup Language. É a nota fiscal eletrônica em seu formato digital, padronizado e formado por diversas tags e códigos, para que seja lida por diferentes softwares.
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O XML deve ser guardado por, no mínimo, 5 anos.
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O XML traz as informações obrigatórias sobre a operação comercial:
• Dados da NF-e
• Dados do emitente e destinatário
• Dados do produto ou serviço
• Dados relacionados ao ICMS
• Dados de transporte
• Dados de cobrança
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O XML facilita o processo de auditorias, controle contábil e fiscalização. Além disso, possibilita a geraçã da DANFE, que é a representação gráfica da nota que deve ser enviada junto com o produto.
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