Após muito trabalho e dedicação você, finalmente, conseguiu estabelecer sua empresa em uma posição estável. Agora já pensa em escalar vendas, aumentar oferta de produtos, captar mais clientes e, para isso, precisa contratar pessoal qualificado. Principalmente, precisa saber como comunicar os próximos passos de sua gestão, afinal, sua empresa precisa estar em sinergia para manter um crescimento saudável.
Neste artigo vamos entender mais sobre comunicação interna. Por que essa prática é primordial para que os colaboradores possam desempenhar bem suas funções? Já podemos adiantar que uma coisa é mais que certa: a transparência, comunicação e o feedback contínuo levam ao sucesso.
Por que precisamos falar sobre comunicação interna nas empresas?
Imagine a seguinte situação: você está planejando uma grande mudança em sua empresa. Depois de enviar atualizações por e-mail e reunir-se com as principais partes interessadas, você finalmente está pronto para colocar tudo em prática. O problema é que, no dia seguinte à mudança, você começa a receber mensagens de colaboradores descontentes, todas com as mesmas três palavras: "não fiquei sabendo”.
Essa pode ser uma experiência frustrante, mas muito comum em empresas de todos os tamanhos. Sem um plano de comunicação interna bem executado, o dia a dia corrido e as demandas de rotina podem fazer com que informações necessárias sobre o funcionamento da empresa possam ser perdidas ou ignoradas.
Os canais de comunicação interna requerem o mesmo nível de cuidado e planejamento que os de clientes, parceiros e recrutamento. Ainda assim, projetar ou reformulá-los pode ser trabalhoso. Por isso, você precisa saber como criar uma estratégia de sucesso, evitando os obstáculos típicos para aprimorar sua comunicação com os funcionários.
O que é comunicação interna?
Antes de tudo, é importante entendermos o que é a comunicação interna. Já sabemos que o objetivo é oferecer um fluxo eficaz de informações entre os departamentos de uma organização, a fim de manter os funcionários conectados e informados. Mas, além disso, ela também cria um entendimento compartilhado dos objetivos, valores e diretrizes da empresa.
Uma boa estratégia de comunicação interna é fundamental para estabelecer uma voz de autoridade e confiança, combatendo rumores e facilitando comunicações simplificadas e claras entre os diferentes departamentos. E isso se aplica de cima para baixo na relação entre líderes e liderados, proporcionando conversas eficazes e propositivas entre todos os membros da organização.
E como a comunicação interna funciona na prática?
Existem muitas abordagens de comunicação que são adotadas no meio empresarial. Em geral, os gestores optam por reuniões, mensagens enviadas por meio de um aplicativo de engajamento de funcionários, e-mails, mensagens de intranet, sinalização digital ou materiais impressos.
O fato é que precisa ser proativa, abrangente, criativa e clara. A comunicação interna pode ajudar as organizações a gerenciar os impactos cada vez maiores de um ambiente de trabalho em constante mudança. Isso pode significar qualquer coisa, desde anunciar uma nova política ou informar os colaboradores sobre um evento futuro, até a realização de um engajamento em toda a organização ou pesquisa de cultura.
Os canais de comunicação interna, geralmente, são de responsabilidade dos departamentos de RH, marketing ou relações públicas. Mas também é comum que, em empresas menores, eles sejam abastecidos com informações de outros setores. O mais importante, neste caso, é ter um planejamento de comunicação coeso e bem direcionado.
A boa comunicação interna é uma oportunidade para as empresas repensarem como se comunicam com um público muitas vezes esquecido – seus próprios funcionários – criando links únicos e importantes entre os seguintes elementos:
- A experiência do funcionário
- Objetivos de negócios em toda a empresa
- Mudanças relacionadas à transformação digital
- Novas iniciativas, contratações de executivos, programas ou projetos
Razões pelas quais uma boa comunicação interna é importante
Vamos analisar alguns dos benefícios gerados quando a comunicação da equipe funciona sem problemas. Clique nos cards abaixo para entender melhor cada um deles:
[su_accordion class="faq-post"][su_spoiler title="Melhora o alinhamento dos funcionários" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]É bastante simples: se você não estiver familiarizado com a estratégia da empresa, é difícil saber como você pode contribuir com o negócio. O plano de comunicação interna ajuda na disseminação de sua estratégia, visão e objetivos de maneira consistente e atraente, envolvendo os funcionários. [strong]Quanto melhor eles conhecerem as metas, mais facilmente poderão alinhar seu trabalho para ajudar a alcançá-las[/strong].[/su_spoiler][su_spoiler title="Constrói confiança" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]Ao aumentar a transparência e melhorar a comunicação, você aumenta a confiança que os funcionários sentem pela empresa e seus líderes. Iniciativas como feedback constante, compartilhamento de informações e canais de comunicação interna abertos, contribuem para maior confiança dos colegas de trabalho e maior envolvimento dos funcionários.[/su_spoiler][su_spoiler title="Aumenta o engajamento" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]O envolvimento dos colaboradores é a chave para reduzir a rotatividade, aumentar o desempenho e melhorar a satisfação no trabalho. Estudos vinculam comunicações internas ao engajamento positivo. Não é de admirar – [strong]quando os funcionários se sentem ouvidos, é mais provável que sejam ativos e engajados no local de trabalho[/strong].[/su_spoiler][su_spoiler title="Melhora a imagem da marca" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]Para empresas voltadas ao cliente, os funcionários da linha de frente são a cara da organização. Suas ações refletem diretamente na Para empresas voltadas ao cliente, os funcionários da linha de frente são a cara da organização. Suas ações refletem diretamente na [a href="https://olist.com/blog/pt/gestao-empresarial/pos-venda/como-melhorar-fidelizacao-clientes/"][span style="background-color:transparent;color:#1155cc;font-family:Arial;"][u]experiência de marca dos consumidores[/u][/span][/a].Por meio da comunicação interna, os funcionários melhoram sua capacidade de comunicar informações específicas da marca, o que significa que o cliente também recebe um desempenho melhor e mais consistente..Por meio da comunicação interna, os funcionários melhoram sua capacidade de comunicar informações específicas da marca, o que significa que o cliente também recebe um desempenho melhor e mais consistente.[/su_spoiler][su_spoiler title="Gerencia crises" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]Uma boa estratégia de comunicação interna ajuda a sua empresa a alcançar os funcionários – tanto com a mensagem quanto com seu conteúdo. Este assunto é crucial em tempos de notícias urgentes da empresa.Você tem notícias difíceis para compartilhar? Um histórico de comunicação honesta ajuda a gerenciar o impacto negativo e a discutir os caminhos a seguir.[/su_spoiler][su_spoiler title="Diminui os riscos de segurança" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""]A segurança de informações internas é uma das principais prioridades de uma empresa. Por isso, para manter tudo em ordem, mudanças nas políticas de TI e atualizações obrigatórias são algumas das medidas que devem ser tomadas de tempos em tempos. No entanto, uma comunicação mais técnica pode, ocasionalmente, ser complicada ou difícil de entender. Ao pensar na mensagem e nos canais, você pode melhorar a compreensão entre todos os envolvidos, fazendo com que senhas e informações confidenciais da empresa continuem protegidas.[/su_spoiler][su_spoiler title="Aumenta o feedback" open="no" style="default" icon="chevron" anchor="" anchor_in_url="no" class=""][strong]Uma boa comunicação com os funcionários é uma via de mão dupla.[/strong] Os funcionários que se sentem ouvidos são mais propensos a relatar quaisquer irregularidades da empresa. A empresa pode ser proativa oferecendo sistemas para recomendar correções de problemas e sugestões. [/su_spoiler][/su_accordion]
7 passos para formar sua estratégia de comunicação interna
Até aqui, já entendemos que a comunicação interna alinha metas e objetivos de negócios com todos os funcionários. Por isso, as ações para melhorar a comunicação interna nas empresas devem ser parte de um exercício contínuo de colaboração. Um bom plano requer priorização e adesão da liderança, bem como trocas frequentes com os gerentes em toda a sua empresa.
Então, como iniciar?
1. Avalie sua estratégia de comunicação interna atual
Você provavelmente já possui alguns processos, por isso é sempre melhor começar com a pesquisa. É hora de avaliar o que está funcionando e o que não está.
Alguns itens que você deve abordar imediatamente ao renovar sua estratégia de comunicação incluem:
- Seu desempenho atual: quão eficaz é sua estratégia? Quais são seus pontos fortes e fracos? Quem está atualmente envolvido na elaboração e execução do seu plano e quem você pode adicionar para melhorá-lo?
- Onde você estará eventualmente: quais são suas metas para o programa de comunicação interna? Quem é o seu público? As respostas a essas perguntas serão seu norte ao criar um planejamento.
- Como você planeja chegar lá: o que será necessário para atingir seus objetivos (em termos de recursos, orçamento ou ferramentas)? Que tipo de conteúdo vai ressoar mais com sua equipe?
- Quanto tempo deve levar: qual é a diferença entre quanto tempo deve levar e um cronograma realista para sua equipe?
- Quem está envolvido: sua equipe atual é muito pequena? Avaliar sua estratégia atual deve indicar onde você pode adicionar ou otimizar sua equipe de comunicação interna.
Responder a essas perguntas é importante para reavaliar sua estratégia. Suas respostas iluminarão sua visão geral antes de mergulhar em detalhes táticos.
2. Defina metas e prazos realistas
Uma maneira de definir metas mais inteligentes é observar internamente onde você acha que pode causar um impacto imediato. Você também pode enviar uma pesquisa para entender melhor o que os funcionários desejam com essa estratégia.
Algumas perguntas iniciais que você pode fazer para iniciar esta conversa incluem:
- O que você quer que sua estratégia de comunicação interna faça pela sua empresa?
- Quais áreas estão funcionando bem, por que essas áreas estão funcionando bem e o que precisa ser melhorado?
- Com que rapidez você deseja alcançar seus objetivos?
- Quais ferramentas ou plataformas de comunicação estão disponíveis de acordo com o tamanho da sua empresa?
- Prioridades e expectativas sobre o que os funcionários devem fazer com as informações compartilhadas
Responder a essas perguntas trará uma imagem mais clara de onde você quer chegar com sua estratégia de comunicação interna. Essas metas servirão como um plano para estabelecer seu planejamento e, em seguida, crescer e mantê-lo ao longo do tempo.
Ao criar os objetivos, tente garantir que eles sigam a lógica SMART de objetivos:
- Específico (Specific): defina o que você deseja realizar em termos claros e simples para que toda a sua equipe possa entender
- Mensurável (Measurable): crie marcos e metas que possam ajudar a ver o progresso em relação a cada aspecto da meta
- Atingível (Achievable): é bom ter grandes ambições, mas você precisa saber que os objetivos são gerenciáveis e realistas
- Relevante (Realistic): neste caso, é preciso criar metas vinculadas ao desenvolvimento de sua equipe e conectadas perfeitamente ao modelo de negócios
- Temporal (Time based): crie um prazo específico para atingir as metas a fim de manter a responsabilidade e criar uma oportunidade para refletir sobre o desempenho da estratégia
3. Identifique seus principais KPIs para acompanhar o sucesso
Assim como a maioria das outras áreas do seu negócio, sua estratégia de comunicação interna pode e deve ser mensurável. Para fazer isso, é preciso escolher as principais métricas que mostrarão se sua gestão está funcionando.
Essas estatísticas ajudarão a determinar se seus colegas usam os recursos que estão sendo fornecidos. Isso significa que é possível analisar sua estratégia e aprender sobre quais áreas precisam de mais atenção e o que pode ser ignorado. Por exemplo, você pode descobrir que sua equipe prefere predominantemente um canal em vez de outro, ou que certos departamentos prestam mais atenção às comunicações da liderança executiva do que aos colegas ou gerentes de equipe.
Aqui estão algumas métricas potenciais a serem consideradas:
- Compartilhamentos sociais
- Métricas de engajamento dos funcionários
- Problemas de gerenciamento de projetos
4. Segmente e mapeie seu público
Depois de ter uma ideia do que poderia reforçar sua estratégia de comunicação interna, é hora de determinar quem segmentar. Seu conteúdo deve sempre ser direcionado a um público específico, mesmo que seja interno. É importante descobrir como as mensagens e formatos serão recebidos por diferentes funcionários em sua empresa.
Outro grande equívoco é imaginar que para ter uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida é preciso incluir todos, em todas as mensagens, para gerar transparência – isso não é verdade. Embora seus funcionários queiram estar por dentro das notícias e informações da empresa, sobrecarregá-los com muitos detalhes pode fazer com que ignorem as atualizações à medida que chegam.
Mapear estrategicamente sua abordagem às comunicações pode minimizar a sobrecarga de informações. Faça parceria com líderes e especialistas internos no assunto para discutir que tipo de conteúdo seria necessário ou útil para suas equipes. Ao invés de enviar as mesmas informações para todos (independentemente da função, local ou departamento), sua estratégia de comunicação interna deve se concentrar em fornecer informações relevantes às pessoas certas, no momento certo.
5. Crie um processo de aprovação
Uma parte fundamental do planejamento de sua estratégia de comunicação interna é criar um processo de aprovação para seu conteúdo. Isso evitará que erros desnecessários, comentários confidenciais ou notícias sejam publicadas acidentalmente.
Primeiro, você precisa determinar quem ou qual equipe é proprietária de sua estratégia de comunicação interna. Se você não tiver um recurso de comunicação interna dedicado, quem vai ler, escrever ou aprovar as mensagens que serão enviadas?
Em seguida, é preciso saber quais partes interessadas de cada departamento podem contribuir para o processo de aprovação de conteúdo. Na maioria dos casos, essa responsabilidade recai sobre as equipes de marketing – e por boas razões. Esses são os membros da equipe que estão mais confiantes em sua capacidade de transmitir a voz, a marca e a imagem geral da empresa. Sua equipe de marketing participa de quase todas as atualizações e campanhas da empresa, o que significa que eles podem selecionar facilmente o conteúdo mais atual e direcionar colegas de trabalho para recursos específicos do setor que falam sobre tendências relevantes. Todos esses recursos são essenciais para liderar os esforços de defesa dos funcionários.
Outra habilidade importante é criar mensagens sociais concisas, mas impactantes e relevantes, para a plataforma em que estão sendo compartilhadas.
6. Identifique suas ferramentas de comunicação interna
Certas mensagens são mais adequadas para canais específicos. Mudanças de processos internos podem ser mais adequadas para uma atualização de e-mail, enquanto um anúncio rápido pode ganhar mais força em uma plataforma interna de mensagens.
Os quadros de avisos tradicionais no escritório ainda podem ser usados para compartilhar atualizações, notícias, avisos e boas-vindas a novos funcionários. Essa estratégia funciona de forma efetiva em empresas pequenas, desde que bem planejada, com informações atualizadas e categorizadas por setor.
Em empresas maiores, o Slack é um ótimo serviço interno de mensagens e bate-papo digital que pode ser integrado a ferramentas que já são utilizadas pela organização para uma experiência de trabalho mais simplificada.
Dito isto, a comunicação interna é mais do que atualizações e anúncios. É como as informações fluem por uma empresa, sejam essas informações do sistema interno, de um gerente de departamento ou de um gerente de projeto.
7. Avalie seu progresso e otimize
Seus principais indicadores de desempenho não devem ser usados apenas para acompanhar o progresso. Aprenda com eles e otimize continuamente o que você está fazendo para obter os melhores resultados possíveis.
O envio de pesquisas de rotina pode ajudar a rastrear como os funcionários estão se sentindo em relação ao conteúdo e à sua comunicação. Certifique-se de deixar algumas perguntas para feedback aberto, para que eles tenham a oportunidade de compartilhar seus pensamentos com franqueza.
- Quão bem você acha que estamos nos comunicando internamente?
- Estamos fazendo tudo o que podemos para manter a visão da nossa empresa transparente?
- Quais contratempos o limitam de trabalhar com outras pessoas em projetos?
- Você acredita que poderíamos aumentar nossa comunicação entre os departamentos?
- Que barreiras o impedem de se comunicar internamente todos os dias?
- Onde podemos melhorar a comunicação da empresa?
À medida que avaliar sua estratégia de comunicação interna, deixe que as pessoas saibam que são escutadas. Compartilhe o que a empresa aprendeu e como planeja ajustar sua estratégia para promover transparência e confiança.
Qual é o próximo passo para sua estratégia de comunicação interna?
Agora é hora de renovar seu foco em um público muitas vezes esquecido. Como você mostra que o funcionário é parte integrante do negócio? As comunicações internas tratam de contar a história da sua empresa e os colaboradores fazem parte dela.
A falta ou má comunicação é frustrante: os prazos são perdidos e as tarefas são mal compreendidas. Isso, por sua vez, leva à diminuição do entusiasmo, motivação e engajamento.
Uma poderosa estratégia de comunicação interna aumenta o envolvimento dos funcionários e, consequentemente, leva a uma maior produtividade, lucratividade e redução da rotatividade – tudo o que pode ajudar sua empresa a prosperar.
Sua estratégia deve fornecer aos funcionários as informações necessárias para ter sucesso pessoal e profissional. Isso ajudará sua empresa a construir um planejamento de comunicação interna que informe e encante, desde novos contratados, sua equipe de liderança e, claro, seus clientes.
