Administrar um negócio não é tarefa fácil. É preciso dedicação e planejamento para lidar simultaneamente com questões comerciais, financeiras, logísticas e de marketing. E para muitas empresas, especialmente as que estão começando, manter tudo em dia pode ser complicado, pois a equipe de funcionários geralmente é enxuta e as operações ainda não estão bem estruturadas.
Apesar disso, uma boa dica para contornar esses problemas é contar com a tecnologia para facilitar a rotina e automatizar tarefas. Assim como o meio digital é um ótimo canal de vendas, valer-se dele na administração do seu negócio pode ser uma ótima forma de expandir os resultados.
Para ajudar nesse processo, fizemos uma lista com 20 ferramentas de gestão e produtividade que podem ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade e melhorar o desempenho. Os programas e sites que selecionamos se encaixam em cinco categorias: gestão e automação de processos, comunicação, controle de tarefas e projetos, vendas, logística e marketing.
Acompanhe e avalie quais se adaptam melhor ao seu negócio!
Gestão e automação de processos
1. Tiny ERP
O Tiny é um ERP que simplifica e automatiza processos na gestão dos negócios. Controle de estoque, emissão de nota fiscal, integração com plataformas e marketplaces e gestão financeira estão entre os recursos da ferramenta.
É um sistema modular e possui planos compatíveis com cada tipo de empresa. Caso seja necessário, ele permite a contratação de extensões avulsas para incluir novas funcionalidades.
Com uma interface intuitiva, o Tiny ERP permite que você gerencie seu negócio de forma descomplicada. Ele pode ser utilizado por empresas que iniciaram suas atividades há pouco tempo, e também por quem é experiente nos negócios.
Todo o sistema foi planejado para tornar o uso simples, sem complexidade e poder ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar. O design foi pensado para se adaptar a diferentes telas, assim você pode utilizar o Tiny em seu smartphone, notebook ou tablet.
2. Contabilizei
A Contabilizei propõe tornar mais simples e democrática a administração financeira de micro e pequenos negócios. Ela oferece o serviço de contabilidade online por meio de um software inteligente, atendendo e-commerces e profissionais autônomos como advogados, médicos, arquitetos, dentistas, engenheiros e representantes comerciais, entre outros.
O programa também conta com outras funções, como abertura de empresa, emissão gratuita de notas fiscais, notificação de vencimento de impostos e publicação de relatórios contábeis. Outra funcionalidade bastante útil é a transição de MEI para ME. Além disso, o suporte é feito por profissionais contábeis experientes.
3. Zapier
O Zapier é mais uma alternativa para quem deseja automatizar os processos da empresa. O objetivo dele é conectar, de forma prática e simples, ferramentas e dados de diferentes fontes em uma única interface.
Um exemplo prático de uso: o usuário pode centralizar leads de diversos canais em um programa específico. O Zapier tem integração com diversos aplicativos, incluindo Pipedrive, Slack, Gmail, Mailchimp, Github e JIRA.
Tais características são especialmente interessantes para os setores de marketing e vendas. Isso porque o Zapier oferece possibilidades como receber notificações em um canal único, organizar tarefas e centralizar contatos e leads.
4. IFTTT
O nome deste aplicativo é uma sigla para If This, Then That, que significa “Se isso, então aquilo”. Como a própria frase explica, o IFTTT dá ao usuário a possibilidade de criar “receitas” para a realização automática de tarefas.
Um exemplo: em caso de previsão de chuva, o aplicativo emite uma notificação avisando que você deve levar um guarda-chuva para o trabalho. O software é integrado a centenas de aplicativos, como Gmail, Google Drive, Facebook e Youtube. Basta você configurar a conta para montar os padrões que preferir.
Aplicado ao marketing das empresas, o IFTTT também pode ser um grande facilitador. Algumas aplicações são, por exemplo, automatizar publicações em diferentes redes sociais e notificar o surgimento de comentários nos posts.
Comunicação
5. Whereby
O Whereby possibilita que o usuário participe de conferências online de maneira muito prática. Ele não exige nenhuma instalação no computador e também não solicita cadastro para a participação nas salas de discussão, sendo seu grande diferencial.
Antes chamada de Appear.in, a ferramenta oferece versões gratuitas e pagas, com diferenciais como personalização do fundo da reunião, e uso do logo da empresa.
O Whereby pode ser muito útil às empresas ao permitir que elas otimizem o tempo das reuniões, realizando-as de maneira remota e sem burocracia.
6. Google Meet
O aplicativo de videochamadas do Google, chamado de Google Meet, também é uma ótima opção. Assim como o Whereby, é online e não solicita download. Basta logar com uma conta Google e participar, através de um link compartilhável.
Esta é mais uma plataforma que pode otimizar o tempo das empresas ao permitir a realização de reuniões remotas e com um maior número de participantes.
Qualquer pessoa com uma conta Google pode criar sem custo uma videochamada com até 100 participantes, e até 60 minutos de duração. Caso você precise de soluções mais robustas, como chamadas sem tempo limite, mais participantes, gravação da reunião, transmissão ao vivo e controles administrativos, a empresa oferece planos pagos.
7. Slack
O Slack é excelente para a comunicação interna das empresas. Por meio do programa, o usuário pode conversar com pessoas do próprio setor, de áreas diferentes e até de outras companhias.
Além das conversas diretas, podem ser criadas conversas em grupos com diversas pessoas. Também é possível montar canais de comunicação, marcar integrantes, inserir status e compartilhar documentos.
O Slack é uma ótima forma de as empresas facilitarem a comunicação entre funcionários e equipes. Uma possibilidade é, por exemplo, criar canais específicos para determinados temas, como marketing, vendas, informações gerais, comunicação interna etc.
Interface do Slack. | Reprodução: olist.
Controle de tarefas e projetos
8. Evernote
Quem usa o Evernote pode facilmente criar notas e realizar anotações online, em diferentes dispositivos. Elas podem ser de texto ou áudio e até incluir fotos. Montar tabelas e fazer desenhos à mão são mais algumas opções de uso da ferramenta, que oferece planos gratuitos e pagos.
O programa funciona como um substituto para os bloquinhos e agendas de papel, já que centraliza todas as informações que o usuário quer lembrar mais tarde: listas do que deve fazer, ideias, compromissos… tudo isso em um único lugar. E o melhor: todos os arquivos podem ser compartilhados com outras pessoas.
O Evernote pode ser muito útil para descrever reuniões de equipe e brainstorms, por exemplo. Por meio dele, tudo o que foi conversado nos encontros fica registrado e pode ser compartilhado rapidamente.
9. Pipefy
O Pipefy é uma plataforma que oferece o serviço de gerenciamento de processos voltado a micro, pequenas e médias empresas. O objetivo é centralizar a execução de atividades, otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade dos negócios parceiros.
A criação de ações de marketing é uma das grandes aplicabilidades do programa, que facilita ações relacionadas a funil de vendas, envio de e-mails e testes A/B. Outros benefícios do Pipefy são o controle da produtividade, o acompanhamento de métricas e a estruturação de processos financeiros.
10. Asana
O Asana é um um gerenciador de atividades colaborativo. Entre as diversas possibilidades de uso, a principal é a administração de tarefas e quadros.
Ela tem integração com programas como Google Drive, OneDrive e Dropbox. Por conta disso, é possível compartilhar arquivos e atividades para convidar outras pessoas a colaborarem com os projetos.
Essa é uma alternativa viável para quem deseja organizar os processos do negócio. Por meio do Asana, é possível definir o que deve ser feito, quem é o responsável pela tarefa, prazos e acompanhar o andamento das atividades.
Interface do Asana. | Reprodução: Asana.
11. Runrunit
O Runrunit facilita a gestão de tarefas, projetos e fluxo de trabalho. Ele permite que os gestores deleguem tarefas às equipes e acompanhem o desempenho dos colaboradores.
A plataforma mostra o tempo investido nas atividades e aponta a produtividade de cada funcionário. O dashboard também conta com outros indicadores, como prazo de entrega, esforço da equipe, carga de trabalho etc., e as informações ficam registradas no programa.
O Runrunit é uma excelente forma para que gestores acompanhem a execução de atividades e projetos e de medirem o desempenho da empresa como um todo, além de facilitar a organização das equipes.
12. Trello
Você é aquele tipo de pessoa que vive cercada de post-its? Se a resposta foi sim, essa ferramenta é muito útil para você. O Trello é uma plataforma de gerenciamento de atividades e projetos que oferece ao público diversos recursos.
O usuário cria quadros nos quais insere listas com diferentes objetivos. Nelas, elenca as atividades e projetos que deve executar. Cada atividade conta com espaço para descrição do que exatamente deve ser feito, e também é permitido incluir links e anexar arquivos.
Por meio dos quadros, você pode organizar tanto a vida profissional quanto a pessoal. Também é possível incluir outras pessoas nos quadros. Por conta disso, o Trello é excelente para a organização entre as equipes.
Interface do Trello. | Reprodução: Trello.
Vendas
13. Olist Store
O olist store é um grande canal de vendas para que você anuncie seus produtos nos principais marketplaces do Brasil. Com o objetivo de fortalecer o comércio e tornar seus produtos mais competitivos, você vende em dezenas de sites, incluindo Americanas, Submarino, Carrefour, Amazon, Ponto Frio, Zoom, Mercado Livre e outros.
Você tem controle absoluto das vendas, com dashboard para acompanhamento, integração com ERPs como o Tiny, e alta reputação nos marketplaces. Além disso, conta com indicador de competitividade, ofertas inteligentes, criação de catálogo, categorização automática e mais de 500 mil produtos com publicação instantânea.
14. Vnda
A Vnda é uma empresa com ênfase em vendas ponta a ponta: plataforma completa para loja virtual, integração omnichannel, experiência de marca e muito mais.
Ela é a ferramenta ideal para quem quer um e-commerce estável, customizado e profissional. A solução é totalmente completa, oferecendo recursos omnichannel, expertise de mercado e varejo, recursos nativos de cashback e “indique e ganhe”, dashboard com acompanhamento em tempo real das vendas, atendimento com horário estendido e mais de 200 opções de integrações.
Logística
15. Olist Pax
O olist pax reúne todos os serviços logísticos que o seu negócio precisa para ser mais competitivo em um só lugar.
A solução oferece coleta rápida de pedidos, valor de frete reduzido, entregas mais ágeis e apoio de um gerente de contas.
Além disso, há a possibilidade de acompanhar a entrega do pedido do cliente e ainda entrar em contato com o motorista durante o trajeto.
16. Melhor Envio
O Melhor Envio é uma solução logística para que você envie os pedidos da sua loja virtual. Ele gera etiquetas de envio e utiliza Correios e outras transportadoras terceiras para realizar as entregas, como Jadlog, Azul Cargo Express e Latam Cargo.
Além disso, o Melhor Envio possui integração com diversas plataformas de vendas e gestão, como o Tiny, para facilitar a organização e expedição dos pedidos.
A solução não cobra nenhuma mensalidade e não exige uma quantidade mínima de envios por mês, você paga apenas por aquilo que usar.
Marketing
17. Google Analytics
O Google Analytics é uma ferramenta para análise de sites oferecida pela Google de forma gratuita. Ela serve para que você consiga dados importantes sobre quem acessa o site da sua empresa.
Se você tem um e-commerce, no Google Analytics conseguirá saber muitas informações úteis para a gestão de vendas, como:
- Número de visitantes, divididos entre visitantes únicos e pessoas que retornam ao site;
- Perfil de quem acessa o site e de quem conclui as compras;
- Quais são as cidades em que você tem mais destaque;
- Taxas de conversão das ações de marketing implementadas pela empresa;
- Quais mídias sociais trazem mais acessos para seu site;
- Acompanhamento das metas criadas para seu site.
A ferramenta deve ser consultada sempre que você quiser entender qual o desempenho de um produto no site ou da própria página de sua loja virtual, por exemplo. Ao adotar os relatórios do Google Analytics como ferramenta de e-commerce, você pode pensar em como aproveitar os pontos em que a performance é boa e replicar em outras partes do seu site.
18. Canva
O Canva é uma ferramenta criada para democratizar o design, permitindo que qualquer um crie artes e edições de maneira simples e rápida.
O site oferece centenas de modelos prontos e personalizáveis para as mais diversas aplicações, como cartões de visita, convites, flyers, posts para redes sociais, currículos, cardápios, apresentações, etc.
Com planos gratuitos e pagos, o Canva é uma ótima opção para economizar tempo e recursos.
Interface do Canva. | Reprodução: Canva.
19. Survey Monkey
O Survey Monkey é uma plataforma de questionários e pesquisas. Ela é ideal para realizar pesquisas de satisfação com seus clientes ou funcionários, por exemplo, além de coletar feedbacks sobre o negócio.
A ferramenta oferece análise automatizada de resultados, integração com outros aplicativos e muito mais, em planos gratuitos e pagos.
20. RD Station
O RD Station é uma ferramenta de automação de marketing e CRM, com funcionalidades como: criação de landing pages, envio de e-mail marketing, lead scoring, funil de vendas, programação de posts de redes sociais, etc.
A plataforma possui planos gratuitos e pagos separados em RD Station Marketing e RD Station CRM, além de cursos e conteúdos sobre a área.
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