Metodologia lean: o que é, como funciona e como ela pode ajudar sua empresa?

O desperdício ou a alocação inadequada de recursos pode afetar o crescimento e até mesmo a sobrevivência de uma empresa. E engana-se quem pensa que os recursos se limitam ao dinheiro: podem ser esforços, pessoas e até mesmo o tempo.

A boa notícia é que existem muitas formas e métodos de otimizar o uso de todos os tipos de recursos de um negócio. Uma delas é a metodologia lean, que tem sua origem no período pós Segunda Guerra com a montadora Toyota.

Quer saber mais sobre essa história, conhecer o método lean e entender como ele pode ser útil para sua empresa? Continue com a gente neste artigo!

O que é metodologia lean?

O termo “lean”, em tradução para o português, significa “enxuto”. Em resumo, o método busca usar apenas os recursos necessários e eliminar desperdícios dentro de uma empresa, seja no trabalho de forma geral ou em um projeto, por exemplo. O objetivo geral é priorizar e preservar o que realmente traz valor para o cliente.

O método propõe que os recursos sejam vistos de forma sistêmica para, então, otimizá-los, e isso é possível em qualquer área: administrativo, financeiro, produção, marketing, ou em qualquer processo da gestão de forma geral.

Vale destacar mais uma vez que, ao falar de recursos, abrangemos tudo que sua empresa tem e usa a favor do crescimento:

Tempo
Conhecimento
Dinheiro
Equipe
Materiais
Técnicas
Etc.

A metodologia também abraça a necessidade da melhoria contínua, identificando novas possibilidades de redução ou realocação. Não se trata de uma ferramenta aplicada uma única vez, mas sim de um conjunto de ações que traz mudança na visão e na forma de pensar da empresa, buscando sempre fazer “mais com menos”.

A origem do método lean

Conhecer a origem da metodologia ajuda muito a entendê-la melhor.

A “primeira semente” foi plantada no Japão, depois da Segunda Guerra Mundial. A montadora de veículos Toyota desenvolveu um modelo de trabalho, chamado de TPS (Toyota Production System), que permitia entregar qualidade com um bom custo, mesmo em um momento de escassez de recursos.

Anos depois, o livro “A Máquina que Mudou o Mundo” trouxe ainda mais visibilidade para essa filosofia. Lançado em 1990 por James P. Womack, professor no Massachusetts Institute of Technology (MIT), o livro detalha estudos sobre a indústria automobilística, especialmente a Toyota, destacando a estratégia de produzir sem desperdícios.

Hoje, o método é adaptado para diferentes contextos muito além da produção industrial.

Benefícios da metodologia lean

Otimização de recursos

Esse é o principal objetivo, mas também uma das grandes vantagens do método lean. Através dessa filosofia, você consegue aproveitar melhor todos os tipos de recursos da empresa, do dinheiro ao conhecimento da sua equipe.

Redução de custos

Esse é um ganho que vem com a otimização de recursos, mas vale a pena destacar. Afinal, reduzir custos é um desafio diário de qualquer negócio. Com a metodologia lean, você enxerga as finanças da sua empresa de forma mais estratégica, cortando gastos desnecessários e aumentando as possibilidades de lucro.

Aumento da satisfação do cliente

Todos os passos do método lean colocam o cliente em primeiro lugar. No que ele realmente vê valor? Como é possível entregar o que ele precisa da melhor forma? Como reduzir desperdícios sem afetar sua satisfação? Essas e outras perguntas são essenciais, e colocando seu cliente no centro, você oferece uma experiência ainda melhor.

Eficiência e produtividade

Com os recursos otimizados, você ganha muito mais eficiência e produtividade. Os processos são simplificados, o tempo é usado de forma mais estratégica e todo o fluxo da sua empresa sai ganhando.

5 princípios do lean

Existem 5 princípios básicos da metodologia lean, que devem ser aplicados de forma cíclica. São eles:

Identificação de valor sob a visão do cliente: se lembra que o objetivo é priorizar e preservar o que agrega valor ao seu consumidor? Por isso, identificar o valor (e não o preço) do que você entrega olhando através da ótica do cliente é o primeiro passo.
Fluxo de valor: entenda tudo que é necessário para que seu produto ou serviço entregue o valor esperado para o cliente. Quais atividades e processos são essenciais para que a experiência do consumidor seja a melhor, e quais são dispensáveis?
Fluxo contínuo: aqui, o objetivo é realizar as atividades e processos indispensáveis (mapeados acima) de forma contínua, reduzindo etapas, tempo ocioso e até mesmo custos.
Produção puxada: o objetivo é evitar a produção em excesso. Aqui, a lógica é simples: as atividades iniciais "avisam" as próximas atividades que elas devem ser realizadas. Você só retira um produto do estoque após ele ser comprado, por exemplo.
Melhoria contínua: como já falamos, a melhoria contínua é essencial no pensamento lean. Só através dela é possível reduzir desperdícios, evoluir processos e entregar real valor para o cliente. Isso mostra que todos os princípios anteriores acontecem como um ciclo, buscando pontos de melhora.

Os 7 desperdícios

Existe outro conceito importante no método, que ajuda muito a entender seu princípio de “ser enxuto”: os 7 desperdícios principais. Ele é aplicado principalmente na indústria, mas a teoria pode ajudar na visão de qualquer tipo de negócio. Afinal, o objetivo do lean é eliminar tudo que não agrega valor para o cliente. Os 7 desperdícios são:

Transporte: movimentação excessiva de itens que exige tempo e dinheiro, mas não agrega valor ao produto.
Movimentação: movimentação de maquinário e principalmente de pessoas. Um bom exemplo são estações de trabalho distantes, onde o deslocamento toma muito tempo — que poderia ser usado na produção.
Inventário: estoque excessivo de itens, sejam eles produtos para venda ou de uso interno, que aumentam custos de armazenagem de forma desnecessária.
Espera: a espera também é um desperdício de tempo, e engloba toda a espera por uma ação de outro departamento ou empresa terceirizada, por exemplo.
Superprocessamento: aqui, falamos de trabalho e ações no processo de produção que acabam sendo um excesso desnecessário.
Superprodução: considerado o mais grave, é quando a empresa produz muito além do necessário. O objetivo pode ser atender mais clientes, mas o resultado é apenas o gasto excessivo de recursos, sem trazer grandes resultados.
Defeitos: erros de qualidade que geram produtos com defeito gastam muito mais tempo e recursos, além de afetar a credibilidade com os clientes.

É possível observar que todos os tipos estão interligados de alguma forma, e mesmo que pareçam óbvios, é muito importante rever cada possível desperdício de forma contínua.

Como adotar o pensamento lean na sua empresa?

Além de aplicar os princípios do lean e enxugar os desperdícios, você pode colocar em prática no dia a dia algumas ações simples, que ajudam a criar uma mentalidade lean. Confira abaixo:

Mapeie problemas internos

Conhecer a realidade do seu negócio é essencial para colocar tudo que apresentamos em prática. Mesmo que tudo pareça caminhar da melhor maneira, é importante revisar atentamente os processos, números e resultados de todas as áreas da empresa.

Para isso, saiba quais são seus principais indicadores de sucesso e conte com relatórios gerenciais, gráficos e outras ferramentas.

Só assim será possível identificar pontos de melhoria, ou confirmar que as decisões tomadas foram corretas.

Tenha a melhoria contínua como cultura

Você provavelmente percebeu que esse foi o termo mais utilizado neste artigo, não é mesmo? Esse é o tamanho da importância da melhoria contínua. Dentro da metodologia lean, ela não pode ser uma ação única, mas sim um pensamento fixo, uma cultura.

Por isso, sempre duvide e questione. Tenha em mente que podemos melhorar diariamente, e que não há nada de errado nisso. Estar em constante evolução é uma característica importante para um empreendedor. Abrace os erros, aprenda com eles e crie essa cultura em toda a sua equipe.

Defina e documente processos

Você só conseguirá colocar tudo que aprendeu até aqui em prática tendo processos internos bem definidos. Por isso, você e sua equipe devem sempre saber quais passos seguir em cada situação.

A documentação do que foi definido também é essencial, independente se você é um “time de uma pessoa só”, ou se possui funcionários. Afinal, o dia a dia do empreendedor é corrido, e qualquer time de colaboradores sofre com rotatividade. Documente tudo para consultas futuras e não deixe os processos se perderem.

Escute sua equipe

Se a empresa possui mais colaboradores, sejam 1 ou 100, saiba que todos eles são parte importante na aplicação do método lean. Eles estão à frente da operação e podem trazer visões diferentes, opiniões de clientes e sugestões valiosas.

Lembre-se que “duas cabeças pensam melhor que uma”. Por isso, inclua os funcionários nas discussões, nos momentos de mapeamento de problemas e de melhorias. Isso também será essencial para que todos abracem a cultura lean.

Tenha uma gestão eficiente

Por fim, busque formas de melhorar seu próprio controle da empresa, para que todas as dicas anteriores possam ser aplicadas com eficiência. Nossa sugestão é adotar um sistema ERP, que centraliza todas as áreas e informações da empresa em um só lugar, facilitando a visualização de resultados.

O Tiny ERP atende empresas de diferentes portes e segmentos, e pode ajudar seu negócio a crescer cada vez mais. Faça um teste grátis por 30 dias e conheça: