Como fazer análise SWOT (ou FOFA) e como isso pode ajudar o seu negócio

Você já ouviu falar na análise FOFA? Ou talvez na matriz SWOT? Ambas falam sobre a mesma coisa: um método de planejamento estratégico que te ajuda a refletir sobre todos os aspectos da sua empresa. O objetivo é ampliar seus pontos fortes, descobrir novas oportunidades e reduzir os riscos associados às suas fraquezas e ameaças.

O planejamento estratégico é muito importante, principalmente no Brasil, onde, de acordo com uma pesquisa do IBGE, 48% das empresas fecham em até três anos por falta de uma gestão eficiente. Esse dado é preocupante e mostra que o planejamento estratégico pode ser um bom antídoto para evitar números maiores.

Quer garantir que a sua organização não esteja nessa estatística? Então continue aqui no texto com a gente!

O que é análise FOFA?

A análise FOFA (ou SWOT, em inglês) é uma ferramenta poderosa para ajudar você a desenvolver sua estratégia de negócios, seja construindo um novo projeto, seja gerenciando uma empresa existente. A sigla traduz as primeiras letras de cada um dos pontos analisados:

• Forças
• Oportunidades
• Fraquezas
• Ameaças

As forças e fraquezas representam características que estão sob o seu controle, conhecidas como fatores internos. Já as oportunidades e ameaças se concentram em fatores externos que podem impactar seus negócios e que estão fora de seu controle.

Ao parar para analisar cada ponto, fica mais fácil entender o cenário atual e planejar o futuro.

Quando se fala em novos projetos, uma análise FOFA fornece uma imagem mais realista da operação e do mercado. É uma ótima ferramenta para facilitar a busca por investimento, já que mostrará ao investidor uma maior maturidade do seu plano de negócios.

Mas se você já tem uma empresa, é importante realizar essa análise anualmente. Ela facilita a identificação de problemas e agiliza a adoção de mudanças ou melhorias necessárias. Tudo para facilitar a tomada de decisões, sempre baseada em dados. Para os lojistas, a análise FOFA permite a diferenciação da concorrência — algo tão importante no mundo digital — ao facilitar a compreensão do mercado em que sua empresa está inserida.

Como fazer análise FOFA?

Até aqui, você já entendeu que é importante realizar a análise SWOT. Mas por onde começar? É simples: saiba o que você quer resolver.

Por exemplo: use a análise para decidir se deve ou não adotar uma nova tecnologia, expandir sua atuação, criar parcerias ou alterar sua gestão de vendas.

Com isso em mente, fica mais fácil considerar os quatro principais pontos da análise. Detalhamos os quatro aspectos considerados na análise FOFA.

Forças

Lembre-se que esses são os fatores internos positivos que estão sob o seu controle. Pense na sua experiência, reputação e nos recursos disponíveis para o seu negócio. Evite falar sobre as oportunidades ou sobre fatores externos que podem ser benéficos, como uma tendência emergente que torna seu produto/serviço mais relevante.

Perguntas iniciais

• O que a sua empresa faz bem?
• O que você faz que a sua concorrência não oferece?
• Seus processos (contábil, tributário, RH etc.) são eficazes?
• Por que os clientes compram da sua loja?
• Você tem uma boa gestão de estoque?

Oportunidades

Quem empreende está sempre em busca de novas oportunidades. Nessa etapa, considere os fatores externos que você pode aproveitar, como: tendências de consumo, novas regulamentações no setor, variações na economia, dentre outros.

Perguntas iniciais

• Existem novas tecnologias que podem aprimorar sua operação?
• Quais produtos/serviços podem ser incorporados em sua oferta?
• Existem novos parceiros (fornecedores ou consultores) que podem ajudar sua empresa?
• Quais seriam os novos canais de venda?

Fraquezas

Após avaliar os pontos positivos, internos e externos, é preciso abrir mão da crença de que toda a empresa está funcionando sem problemas. Afinal, é sempre possível melhorar em alguma área. Nesse momento, é necessário avaliar com sinceridade os pontos fracos do seu negócio para que essa análise seja uma ferramenta estratégica útil.

Pense nas fraquezas como fatores internos que deixam você em desvantagem. Evite listar ameaças ou fatores de risco externos.

Perguntas iniciais

• Em que áreas (finanças, comercial, produção etc.) a empresa tem dificuldades?
• Por que um cliente compraria do seu concorrente e não da sua empresa?
• Algo específico na sua equipe ou nos processos impede que o seu negócio tenha o melhor desempenho do setor?

Ameaças

Uma ameaça é um fator externo, algo que não pode ser controlado e que afeta negativamente os negócios. Identificá-la é o primeiro passo para reduzir os riscos ou mitigá-los o suficiente para que eles não façam a sua empresa entrar na estatística das organizações que fecham antes dos primeiros três anos de existência.

Apesar de sua importância, criar essa lista não é tão fácil quanto identificar os pontos fortes, já que se tratam de fatores externos e fora de controle. Mas existem certas categorias em que a maioria das ameaças externas se encaixa. Veja alguns questionamentos que podem ajudar!

Perguntas iniciais

• A economia do país ou região está em recessão?
• O comportamento do consumidor está mudando?
• Existem concorrências desleais em seu mercado?
• Seu setor está ameaçado por novas leis?
• Algum problema externo pode afetar drasticamente o preço dos insumos?

Passo a passo para fazer uma análise SWOT

Você já entendeu que a análise FOFA, ou SWOT, trabalha com quatro pontos principais: as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças. Ao olhar para essas características, fica mais fácil compreender como a sua empresa está se posicionando no mercado.

Mas para que isso aconteça, você não deve analisar tudo sozinho, começando por onde bem entender. É importante que mais pessoas sejam envolvidas no processo, e que cada etapa de análise siga uma lógica.

A seguir, separamos um passo a passo para você não se perder.

Junte a equipe

Primeiro, junte sua equipe. Se a sua empresa já tiver setores bem definidos, tente mesclar ao máximo as pessoas: faça com que cada área tenha seu representante.

Mas cuidado com a quantidade de colaboradores. O ideal é que no máximo 8 pessoas participem da dinâmica, para que o processo seja otimizado.

Escolha bem quem deve estar presente e deixe o time à vontade para opinar e ser transparente. Nesse momento, crie um ambiente de segurança psicológica e lembre-se de que as pessoas que estão ali devem torcer para que a empresa cresça com elas.

Examine os fatores internos

Após reunir o time e explicar o motivo pelo qual estão ali, comece examinando os fatores internos. Lembra das perguntas que fizemos lá no início do texto para as forças e as fraquezas? Esse é o momento de trazê-las para a mesa.

Uma sugestão é ter post-its de diferentes cores, para que as pessoas possam preencher com suas respostas para cada ponto. Se a dinâmica for online, isso pode ser feito no Miro, por exemplo, ou mesmo no Google Apresentações. O importante é que cada pessoa se sinta livre para expor seus posicionamentos.

Examine os fatores externos

Quando as perguntas sobre os fatores internos tiverem acabado, passe para os fatores externos — ou seja, as ameaças e oportunidades.

Busque as perguntas referentes a essas áreas, como já comentamos lá em cima, e sugira outras para aquecer a discussão.

Um ponto importante: lembre-se de determinar um tempo específico para cada etapa de discussão (seja dos fatores internos ou externos). Por exemplo: a apresentação para o time deve durar 10 minutos, a discussão sobre fatores internos deve durar 30 minutos e a discussão sobre os fatores externos, mais 30 minutos).

Isso vai garantir mais produtividade e um melhor direcionamento para a análise, que deve ser construída logo em seguida.

Monte a matriz e preencha

Lembra dos post-its que falamos? Eles são interessantes para preencher a matriz, que é bem simples de ser desenhada.

Em cada espaço, cada pessoa do time pode colocar suas anotações. Depois que todas as impressões estiverem na matriz, é interessante que alguém seja responsável por agrupar os pontos parecidos, para facilitar a análise — que virá logo em seguida.

Analise os resultados

Na etapa de análise, é importante seguir com outros quatro processos. São eles:

• Organizar o conteúdo em frases curtas
• Verificar se há redundâncias
• Eliminar qualquer informação que não seja vital
• Definir uma nota de dificuldade para cada item da matriz (baseada nos recursos necessários, no prazo de execução e no impacto gerado)

Estabeleça prioridades

Ao finalizar as etapas acima, teremos quatro listas separadas, que formarão a matriz FOFA. Esse modelo permitirá uma visão geral de como a sua empresa está funcionando: quais são seus pontos fortes, quais precisam ser melhorados e como está o seu posicionamento diante do mercado.

Com essas informações em mãos, você e seu time conseguirão descobrir quais problemas precisam ser resolvidos.

Caso vários itens sejam identificados, use a nota de dificuldade (construída na etapa de análise) para estabelecer as prioridades.

Desenvolva estratégias

Com as prioridades definidas, revise os conteúdos da matriz para responder às seguintes perguntas:

• Como usar os pontos fortes para tirar proveito das oportunidades?
• De que forma superar as fraquezas e aproveitar as oportunidades?
• Como usar os pontos fortes para superar as ameaças?
• De qual maneira minimizar as fraquezas para superar as ameaças?

Coloque os aprendizados em prática

Agora chegou o momento de usar o exercício para desenvolver estratégias e alcançar os objetivos. Lembre-se de monitorar as ações e fazer ajustes conforme necessário.

Se algumas estratégias são planos de longo prazo, divida-os em etapas com marcos específicos. Você já sabe como fazer análise FOFA, então use-a como um guia para suas decisões ao longo do ano.

5 vantagens de fazer análise FOFA na sua empresa

Agora que você aprendeu o passo a passo para realizar a análise FOFA, muito provavelmente já compreende como ela é fundamental para as empresas que querem inovar e se diferenciar no mercado, certo?

As vantagens de realizar esse processo com frequência na empresa são diversas, e aqui citamos algumas delas!

1. Identificar necessidades internas e externas

Ao colocar na ponta do lápis quais são as forças e fraquezas da sua organização, é mais fácil compreender no que o seu time é bom e o que ainda precisa ser melhorado.

Ao identificar as oportunidades e ameaças externas, você fica atento ao que o mercado está pedindo e como a sua empresa pode se organizar para reagir a ele.

Tudo isso é possível quando você junta sua equipe para analisar todo o cenário onde estão inseridos. Esse é o primeiro passo para ter uma boa gestão, olhando para o presente e para o futuro.

2. Encontrar maneiras de inovar no mercado

Quando você e seu time têm ciência de como estão hoje e do que são capazes no futuro, as novas trilhas para o sucesso aparecem com maior facilidade.

Afinal, ao analisar suas forças e oportunidades, é possível construir um plano estratégico que direcione as ações certas para se diferenciar e conquistar bons espaços.

3. Descobrir novos caminhos para solucionar problemas

Pense da seguinte maneira: quem se fecha no próprio mundo, dificilmente consegue pensar de forma diferente.

A solução criativa de problemas vêm da abertura para o novo e, também, do autoconhecimento. Isso é válido tanto para a vida pessoal quanto profissional — bem como empresarial.

Por isso, quando você conhece a sua empresa e o meio em que ela está inserida, é mais fácil encontrar caminhos mais eficientes e estratégicos para resolver problemas antigos.

4. Tomar decisões mais estratégicas

Se você tem consciência de onde a sua empresa está e de quais são as oportunidades para ela ir mais longe, é mais fácil criar planos táticos coerentes e estratégicos.

Assim, as tomadas de decisão são bem direcionadas, a priorização é facilitada e todo o time consegue ter sinergia para trabalhar.

5. Ter mais segurança na tomada de decisões

Quando você sabe para onde quer ir, dizer “não” e dizer “sim” se torna muito mais fácil. Afinal, não será preciso se basear em achismos, mas sim em dados trazidos pelo próprio time durante o processo da análise FOFA.

Assim, ninguém fica refém das situações — mas usa a estratégia para guiar as decisões.

Agora vai ficar mais fácil fazer uma boa gestão

Lá no início do texto, comentamos que quase metade das empresas brasileiras morrem antes mesmo de completar três anos de existência. Isso se deve principalmente pela falta de planejamento e gestão.

Agora que você conhece a análise FOFA, vai ficar mais fácil compreender o mercado e tomar as decisões certas para garantir o bom desempenho da sua empresa.

Lembre-se de seguir os processos e sempre envolver a equipe nessa discussão. Afinal, quem quer chegar rápido vai sozinho, mas quem quer ir mais longe sempre está acompanhado.

Se você já fez a análise FOFA na sua empresa, conte aqui nos comentários como foi! Aproveite e comente também como este texto ajudou.