Como montar o quadro de funcionários perfeito na sua pequena ou média empresa

Para vender, independente do canal, e oferecer um serviço de qualidade aos seus clientes, o gestor de qualquer negócio deve atentar também para o quadro de funcionários. Além de trazer produtos que chamem a atenção, o cuidado com a jornada do cliente faz toda a diferença: a equipe da loja torna esse processo mais eficiente.

Mas, durante esse processo, gestores e donos de negócios de menor porte ficam em dúvida sobre quando e como crescer a empresa. Seria necessário contratar alguém para ajudar a cumprir as demandas? Como criar uma equipe de vendas?

Para ajudar nesse processo, confira nosso guia sobre como fazer um quadro de funcionários de uma empresa.

Devo ter funcionários na minha empresa?

A contratação de funcionários deve partir de uma necessidade de o negócio elevar a produtividade, oferecer serviços mais rápidos aos clientes e/ou otimizar a produção. Muitas vezes, gestores confundem as demandas e acabam não tomando os cuidados necessários na hora de contratar.

O quadro de funcionários de uma pequena empresa não precisa ser extenso, mas deve contar com um grupo de pessoas certas para seu negócio. Ou seja, é preciso unir não apenas as qualificações, mas a cultura da empresa e a colaboração no ambiente de trabalho.

Na dúvida, é importante questionar qual o ritmo de trabalho de sua empresa, se ela está atendendo às demandas e como organizar o orçamento caso precise contratar funcionários. Quanto maior a operação, maior a chance de ela exigir um quadro de contratação.

O quadro de funcionários é o que você precisa de profissionais fixos para conseguir atingir as operações cotidianas de suas vendas. Essa demanda pode envolver diferentes departamentos, como produção, marketing e logística, além de contar tanto com profissionais mais experientes quanto com assistentes.

Vale lembrar que existem vantagens e desvantagens em contratar funcionários em uma PME. Como benefício, pode ampliar a produção e a quantidade de vendas, já que sua equipe permite um fluxo maior de atendimento ao cliente. Além disso, com mais pessoas, é possível oferecer um SAC mais rápido e ajudar nas dúvidas tanto no pré quanto no pós-venda.

Em contrapartida, o processo de criação de uma equipe de sua loja pode trazer complicações operacionais. Se a empresa ainda não atingiu o break-even, ou seja, não se sustenta financeiramente, pode ser preciso esperar. Ter gastos com funcionários antes de conseguir manter a empresa estável pode prejudicar o crescimento a longo prazo.

Vale lembrar que contratar um quadro de funcionários qualificado tem seu custo e muitas vezes exige também dedicação de horas de trabalho por parte do gestor, o que compromete o tempo usado para as outras tarefas.

Além disso, sua equipe precisará de gerenciamento. Ao contratar pessoas para delegar tarefas, você precisará criar um ritmo de trabalho que funcione tanto para um lado quanto para o outro.

Quem deve fazer parte do meu quadro de funcionários?

Se sua principal pergunta é: para uma empresa de pequeno porte, quantos funcionários são necessários? A resposta é: depende. Se sua loja online oferece apenas alguns produtos, feitos sob encomenda, é possível que apenas uma pessoa para auxiliar na organização dos pedidos seja necessária.

Já uma empresa que faz entregas pelo país todo pode exigir uma equipe de logística. Quando o quadro de funcionários cresce, talvez seja hora de contratar um RH. Ou seja, não existe uma única resposta.

Para ajudar, reunimos as principais funções que uma empresa deveria contratar e qual o perfil profissional de cada uma delas.

Consultor de vendas

Esse profissional apresenta a marca ao cliente e o convence a contratar o seu produto ou serviço. Uma das principais funções desse cargo é fazer o público confiar na empresa, demonstrando que ela é a melhor solução para os problemas do consumidor. Além disso, o vendedor geralmente realiza a prospecção de possíveis clientes.

O consultor também deve esclarecer todas as possíveis dúvidas e questionamentos de forma clara e objetiva. Para atuar com qualidade e eficiência, é preciso que ele identifique as necessidades e desejos dos clientes e que pense em estratégias de abordagem baseadas nisso.

Geralmente, o consultor de vendas trabalha com comissões, o que incentiva a prospecção de vendas. Mas também é preciso manter os contatos com clientes anteriores e fidelizá-los.

Quando a venda é voltada a produtos mais complexos ou personalizados, que o público não consegue comprar sozinho ou que precisa de auxílio para uso ou implementação, o papel do consultor é ainda mais essencial.

Requisitos: conforme dados da Catho, 65% dos consultores de vendas têm graduação, sendo 25% em Administração de Empresas.

Média salarial: R$ 1.766,53

Analista comercial

Já o analista comercial tem um trabalho mais analítico em relação às vendas. Ele elabora relatórios, faz projeções de desempenho e cria estratégias para otimizar os resultados. A partir disso, consegue aumentar a conversão de prospects em clientes. Também dá suporte ao time de vendedores para esclarecer dúvidas, desenvolver habilidades e motivar a equipe a bater as metas.

Outra incumbência dessa pessoa é a avaliação dos produtos com melhor desempenho, considerando aspectos como preço e região geográfica. Tendo isso em vista, consegue formular planos para melhorar a rentabilidade geral de todo o portfólio de mercadorias.

Requisitos: 92% dos profissionais da área têm graduação, e 39% são formados em Administração de Empresas, segundo a Catho.

Média salarial: R$ 2.452,68

Analista de relacionamento com o cliente

Esse é o profissional que faz a intermediação entre a empresa e o público. Não só esclarece as dúvidas do consumidor, como também o auxilia a alcançar os melhores resultados. Ele resolve os casos do SAC e ajuda nas trocas e devoluções. Dessa forma, valoriza a experiência de compra e o atendimento, o que certamente resultará em maior satisfação do cliente e fidelização.

O analista de relacionamento também elabora levantamentos relacionados às demandas dos clientes e ao desempenho das operações. Os relatórios servem para a avaliação de resultados do setor e para a implementação de novas estratégias, focadas na diminuição do tempo de resposta e na efetividade da solução de problemas do público, por exemplo.

Requisitos: a Catho afirma que 88% dos analistas de atendimento são graduados, e 23% têm inglês intermediário.

Média salarial: R$ 2.360,87

Analista de marketing

O profissional de marketing elabora a estratégia de comunicação da empresa com o objetivo de melhorar a imagem da marca perante o público. Uma das principais funções é analisar o perfil do consumidor e estruturar o funil de vendas, por meio da jornada de conhecimento e conversão com a marca.

O analista realiza pesquisas de mercado e monta campanhas de marketing online e offline, captando leads tanto de forma orgânica quanto por mídia paga. Essa pessoa também aumenta a visibilidade da loja e dos produtos por meio de planos promocionais. Além disso, identifica ineficiências da operação — abandono de carrinho, por exemplo — e estimula a fidelização do cliente com práticas como o e-mail marketing.

Requisitos: a Catho estima que 32% das pessoas que ocupam esse cargo têm pós-graduação e que 44% fala inglês intermediário.

Média salarial: R$ 2.786,47

Gerente geral

O gerente geral é responsável por diversas funções. Entre elas estão acompanhar a evolução do mercado e o desempenho dos concorrentes, e planejar estratégias para todos os setores. Por demandar tantas atividades, esse profissional precisa ser multidisciplinar e ter conhecimento de diferentes áreas, como Marketing, Logística e Direito.

Ele deve ter afinidade com o segmento do negócio, já que deverá pensar em soluções para o aumento das vendas nesse tipo de mercado. O gerente também é o responsável por tomar decisões importantes para a empresa, como a definição dos KPIs, e de acompanhar de perto o desenvolvimento do negócio.

Requisitos: 21% das pessoas que têm esse cargo são pós-graduadas e 34% se formaram em Administração de Empresas, segundo a Catho.

Média salarial: R$ 5.072,01

Analista de recursos humanos

Quem atua na área de RH encarrega-se do processo de recrutamento, treinamento e acompanhamento de novos colaboradores. Nesse sentido, reforça a cultura organizacional da empresa, com a intenção de manter um clima de união e respeito mútuo entre todos os setores. Esse funcionário estrutura planos de carreira e realiza movimentações, transferências e desligamento de pessoal.

Também faz parte da rotina administrar a folha de pagamento dos integrantes da empresa. O cumprimento da legislação trabalhista, com o intuito de manter a companhia juridicamente segura, é outra atribuição do analista de recursos humanos.

Requisitos: segundo a Catho, 28% dos analistas de RH são pós-graduados, sendo que 53% são formados em Psicologia.

Média salarial: R$ 2.995,64

Analista financeiro

Esse funcionário é responsável pelo planejamento financeiro da empresa. A rotina do cargo inclui o acompanhamento de recebimentos, a execução de pagamentos e repasses, e o fornecimento de estatísticas relacionadas às finanças.

Em alguns casos, essa pessoa também administra a contabilidade, que controla o patrimônio da empresa e gerencia aspectos como tributação e recolhimento de impostos. Avaliar novas estratégias operacionais também é função do analista financeiro.

Requisitos: 54% dos analistas financeiros são graduados em Administração de Empresas e 33% têm inglês intermediário, segundo a Catho.

Média salarial: R$ 2.777,36

Analista logístico

Esse cargo tem grande importância para o dia a dia das lojas e muitas vezes é visto como contratação prioritária pelos gestores.

Responsável por comprar materiais, definir manutenção de equipamentos e orçar fornecedores, esse profissional ajuda a otimizar os custos e os prazos de entrega dos produtos até o cliente final. Também acompanha e registra índices de desempenho e sugere mudanças, caso necessárias.

Requisitos: a Catho mostra que 44% têm graduação em Administração de Empresas e 29% têm inglês intermediário.

Média salarial: R$ 3.115,00

Como contratar sendo uma pequena empresa?

O processo de contratação eficiente faz toda a diferença na criação do quadro de funcionários de uma empresa de pequeno porte. O tempo e os recursos dedicados ao preenchimento das vagas muitas vezes são alocados em detrimento de outros investimentos.

Por isso, é fundamental definir o escopo de trabalho de cada vaga e buscar profissionais que tenham compatibilidade com a missão da empresa, não apenas o currículo certo no papel, para garantir mais estabilidade da equipe e menos perda de talentos.

Admissão

Você pode optar por realizar contratação por conta própria ou com auxílio de empresas recrutadoras. Para fazer o processo internamente, é preciso definir o escopo da vaga, a faixa salarial, os benefícios oferecidos e entender qual perfil de profissional mais adequado às suas necessidades. A partir daí, divulgar a vaga por meio de redes sociais, plataformas de vagas e pedindo indicações a outros profissionais.

Já se você optar por utilizar os serviços de um recrutador, não se esqueça de definir exatamente o que você procura, para que o profissional possa trazer potenciais candidatos que se alinhem à expectativa.

Durante o processo seletivo, opte por conversas claras com os candidatos. Defina as expectativas, tire as dúvidas e faça perguntas sobre a experiência (caso necessária) e as habilidades de cada um.

Registro

Após escolhida a pessoa para preencher a vaga, é importante atentar para os parâmetros legais do contrato. Um contrato PJ (pessoa jurídica) é uma opção para cargos de maior flexibilidade.

Vale lembrar que, nessa modalidade, o profissional se enquadra como prestador de serviços, ou seja, não trabalha por jornada, mas sim por demandas e não tem vínculo empregatício de subordinação. Caso você esteja contratando, por exemplo, alguém para auxiliar nas tarefas de logística, pode ser uma boa opção.

Já no regime CLT, a relação é de trabalho formal. Aqui, o empregador arca com direitos trabalhistas e benefícios do funcionário por lei. Em contrapartida, recebe seus serviços durante toda a jornada semanal de trabalho. Para cargos de produção ou que exijam um trabalho constante, pode ser uma contratação mais acertada.

Em ambos os casos, é fundamental ter o amparo de contadores e especialistas em direito trabalhista, que organizam os trâmites contratuais e de pagamento, para evitar multas e problemas futuros.

Profissionais confiantes e motivados fazem a diferença

Mais do que focar em habilidades técnicas, os gestores devem buscar profissionais íntegros, éticos e com vontade de fazer a diferença. Essas competências são conhecidas como soft skills e ajudam a cultura da empresa e o serviço ao cliente a serem cada vez melhores.

Para atrair funcionários competentes, a empresa precisa oferecer um ambiente de trabalho de qualidade, com muito respeito e valorização dos funcionários. Aí entra a importância dos planos de carreira efetivos e da remuneração competitiva, dentro (ou acima) da média de mercado.

Abrir vagas para estagiários e aprendizes também é uma boa forma de reforçar o time, já que dá oportunidade para quem tem muita vontade de aprender e está começando a carreira. Além disso, esses funcionários podem ser efetivados e, mais tarde, ocupar cargos de liderança, já conhecendo de perto os processos da empresa.

Mantendo um quadro de funcionários a longo prazo

O próximo passo após contratar um profissional de qualidade é adequá-lo às expectativas do negócio, sem deixar de dar autonomia a ele. Acolhê-lo na equipe, oferecer um treinamento inicial, apresentar as demais áreas e reforçar os valores da cultura da empresa são fatores muito importantes nesse processo.

Dessa forma, todos serão incentivados não apenas a contribuir para as operações diárias, mas também a inovar, aprender e dividir conhecimento, o que permite que a empresa cresça e traga uma experiência cada vez melhor para o cliente.