Uma das coisas mais importantes sobre as quais falamos quando pensamos em varejo é, claro, o produto. Pode parecer algo simples em um primeiro olhar, mas um sistema de controle de estoque envolvendo as mais diferentes frentes, de funcionários a clientes, pode direcionar os resultados de uma empresa.
Controlar seu estoque se torna menos um desafio e mais um processo se você reservar um tempo para criar rotinas eficazes, que sejam aplicadas pela equipe de armazenamento e quaisquer outros funcionários que tenham acesso a ele.
Ao longo deste texto você encontrará tudo para simplificar seus métodos relacionados ao controle de mercadorias. Além disso, conhecerá mais sobre práticas essenciais para a boa gestão de estoque do seu negócio, seja físico ou virtual e, ainda, descobrirá uma novidade da solução olist store. Vamos lá?
O que é controle de estoque?
O produto é um dos bens mais preciosos de uma empresa. Uma boa gestão de estoque no negócio se destina a evitar faltas, abastecimento excessivo e outros problemas que podem comprometer a sobrevivência financeira da empresa. Ela também ajuda a facilitar a gestão de itens, compras, planejamento e definição de padrões.
Ilustrando de forma mais prática: se a sua empresa deixar de planejar o estoque em tempo, poderá levar clientes a comprarem em um concorrente devido à falta de produtos em armazenamento. Mas, se tiver produtos em excesso, poderá ficar com muitos deles parados, resultando em perda de fluxo de caixa e faturamento. É justamente pensando nisso que falamos sobre a importância do controle de estoque. Ele pode oferecer muito mais sucesso a toda a sua operação logística.
Quais são os principais problemas de estoque nas empresas?
Agora que já sabe mais sobre o tema, vamos abordar alguns dos principais erros que você pode corrigir com um bom controle de entrada e saída de estoque:
Excessos
Esse é um dos principais problemas quando falamos em estoque e armazenamento. Produtos parados ocupam um espaço valioso no depósito e custam muito dinheiro ao mesmo tempo em que se tornam ultrapassados. Além disso, produtos em excesso, principalmente os sazonais e perecíveis, podem facilmente ser descontinuados ou resultarem em perda financeira total.
Estoque insuficiente
Pense que você é um comprador que percorre toda a jornada de compra e, ao finalizar, é informado que o produto que deseja não está mais em estoque. Ou que realiza o pagamento e recebe um e-mail alguns dias depois informando que o item não está disponível. Chato, não é mesmo? Neste caso, a falta de estoque não afeta apenas uma venda, mas a reputação da sua marca também, pois transforma a experiência do cliente em algo ruim.
Problemas de sazonalidade
Sabemos que a oferta de produtos deve ser adequada à época e às necessidades do cliente. Por isso, é importante entender como abastecer seu estoque de forma a atender às demandas sem exageros. Por exemplo, se você possui uma loja de artigos de festa e está vendendo itens de Natal, o ideal é que seu estoque esteja zerado após o dia 25 de dezembro. Para isso, é importante analisar dados de vendas anteriores, oferta e procura, tendências e, até mesmo, o cenário econômico atual.
Uso de ferramentas de controle de estoque ineficientes
Utilizar tipos de controle de estoque inadequados à realidade da loja pode prejudicar (e muito!) toda a sua organização. O ideal é contar com soluções integradas a todas as áreas do negócio, possibilitando um melhor controle de estoque e armazenamento, compras, entradas e saídas.
Quais são os principais métodos de controle de estoque?
A movimentação e controle de estoque podem reduzir a perda causada por vencimento, diminuição da vida útil e, até mesmo, por excesso de mercadorias.
Empresas que buscam otimizar seu armazenamento têm muitas alternativas, como planilhas gratuitas, ERPs (sistemas integrados de gestão empresarial), soluções SaaS, programas de controle de estoque… Há uma infinidade de opções para acompanhar de perto e refinar suas técnicas.
Conheça algumas delas:
JIT
O método JIT (just in time) é um modelo de controle de estoque que alinha os pedidos de matéria-prima dos fornecedores diretamente com a produção.
As empresas utilizam essa estratégia para aumentar a eficiência e diminuir o desperdício, recebendo mercadorias apenas quando precisam delas para o processo de produção.
Este método é interessante, pois evita excesso e reduz os custos de estoque. Ele requer que os produtores façam uma previsão precisa da demanda e, assim, os fabricantes não ficam com um estoque indesejado caso um pedido seja cancelado ou não atendido.
SaaS
Contratar um serviço SaaS (Software as a Service) é uma excelente maneira de digitalizar os processos de distribuição e armazenamento de maneira simples e prática. As empresas que usam aplicativos SaaS não precisam configurar e manter o software. Os usuários simplesmente pagam uma taxa de assinatura para obter acesso ao software, que já é uma solução pronta.
Embora não exista uma inovação perfeitamente igual para todos, as soluções SaaS, como olist store e olist shops, oferecem grande funcionalidade e flexibilidade para empresas de todos os tipos, em todos os lugares.
Com algumas plataformas e serviços excelentes disponíveis, muitas empresas que utilizam alternativas de controle de mercadoria atualmente estão dando o salto com SaaS. Além disso, essas soluções também podem ter integração entre si, como o olist store com ERPs, por exemplo.
PEPS (ou FIFO)
PEPS é uma sigla para “Primeiro a entrar, Primeiro a Sair”. O termo também é conhecido como FIFO – First In, First Out –, em inglês.
Sendo assim, neste tipo de controle, a empresa vende o estoque mais antigo primeiro e o mais novo por último. Isso significa que os produtos mais baratos serão vendidos primeiro e os mais caros, por último.
Desta forma, o método PEPS aumenta a receita líquida, pois é possível definir com precisão os custos de venda e de estoque. Os itens mais antigos e mais baratos são usados para confirmar o custo atual dos produtos vendidos.
UEPS (ou LIFO)
UEPS, também conhecido como LIFO, é o método do “Último a Entrar, Primeiro a Sair” (Last In, First Out). O que isso quer dizer?
Ele indica que os produtos mais recentes no estoque serão vendidos primeiro. Isso acaba fazendo com que os produtos mais antigos e com preços mais baixos sejam registrados como itens em estoque.
É uma boa alternativa em momentos de alta nos preços de um determinado produto. Ao utilizar o método UEPS, a sua empresa repassa esse valor mais alto ao consumidor sem prejudicar-se internamente ao, por exemplo, tentar manter os preços anteriores. Além disso, a empresa pode se beneficiar, pois contará com impostos mais baixos por ter um fluxo maior de caixa quando os custos aumentam.
ERP
Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que pode ser implementado em toda a empresa para melhorar o fluxo de dados e facilitar os processos de negócios.
Os ERPs com sistema de controle de estoque são ideais para rastrear e monitorar os níveis de estoque e o processamento de pedidos.
Tiny, por exemplo, é um modelo de ERP para a sua loja contar com um único sistema interligado com o resto de sua operação. Ele torna mais fácil o gerenciamento de itens em fases de design e entrega de projeto, e garante que sua empresa os receba em tempo hábil para venda.
Curva ABC
O método de controle de estoque Curva ABC vem do princípio de Pareto, que afirma que 20% das atividades de uma empresa geram 80% de lucro e produção. Portanto, neste método o indicado é dar mais atenção às atividades que geram o melhor desempenho em seu negócio.
A Curva ABC divide os itens em três categorias: A, B e C. Isso ajuda a empresa a controlar o estoque e permite que o gerenciamento se concentre nas mercadorias de maior valor (os itens A) e não nas muitas mercadorias de baixo valor (os itens C). Desta forma, é possível evitar gastos com produtos que não serão vendidos em um primeiro momento, melhorando até mesmo o fluxo de caixa da empresa.
Ciclo PDCA
Planejar. Fazer. Checar. Agir. Essas 4 etapas são as que constituem o Ciclo PDCA (plan, do, check, act), um dos métodos mais populares para a melhoria da sua gestão.
Em um setor cada vez mais competitivo, é essencial que a empresa obtenha vantagem frente aos concorrentes, com confiabilidade e eficácia na execução das atividades. Aplicar o ciclo PDCA para a melhoria contínua é uma boa forma de gerir seus processos, pois cada uma das etapas para a gestão é minuciosamente finalizada antes do início da próxima.
Ilustrando melhor, se você tiver um problema de estoque parado, por exemplo, primeiro você vai mapear os motivos para isso acontecer, depois pensará na estratégia para melhorar, executará cada uma das etapas planejadas nessa estratégia e, por último, avaliará se conseguiu movimentar esse estoque.
O maior benefício do ciclo PDCA, de forma simplificada, é o aumento da competitividade, visto que os problemas são corrigidos com muito mais eficiência.
Confira nosso vídeo sobre a importância do controle de estoque:
Práticas que definem um bom controle de estoque
A maioria dos varejistas de e-commerce sabe que deve acompanhar de perto e refinar suas técnicas de gerenciamento de estoques. Mas quais devem ser as questões a serem acompanhadas com mais atenção?
1. Realize inventários
Verifique seus números regularmente por meio de uma avaliação de estoque contínua e claramente definida. Utilizar inventários torna mais fácil a automatização do gerenciamento de estoque e permite, até, a atualização dos dados em tempo real.
Além disso, faça uma conferência periodicamente. Isso toma menos tempo do que a parada completa das operações para a avaliação e é mais flexível e preciso.
2. Faça e avalie relatórios periodicamente
É sempre importante gerar relatórios de qualidade, pois isso permite decisões baseadas em dados sobre compras e vendas futuras de estoque. Um bom programa para controle de estoque deve ser capaz de produzir relatórios de lucratividade, de vendas líquidas, de giro e de previsão de demanda.
3. Identifique todos os seus produtos
Crie uma ID exclusiva para cada produto em estoque, incluindo um número de unidade de manutenção de estoque (SKU), um número de código de barras (EAN) e especificações claras do produto.
Embora a construção de um estoque preciso leve mais tempo, isso torna a localização e o rastreamento de itens muito mais fácil em todos os estágios do ciclo de reposição do produto.
4. Restrinja o acesso ao estoque
Os dados devem ser disponibilizados apenas para aqueles que realmente precisam deles. Ao conceder livre acesso à tabela de controle de estoque, você não apenas coloca em risco os dados da empresa, como também aumenta o risco de erros comuns quando muitas mãos lidam com um único assunto.
Você pode conferir outras técnicas e boas práticas para a gestão e controle de seu estoque neste vídeo em nosso canal do YouTube:
Conheça esta novidade da solução Olist Store!
Até quem não gosta de spoiler vai gostar da novidade que estamos preparando para os clientes olist store.
Em breve, todo cliente poderá contar com uma inteligência preditiva de fim de estoque! A novidade será lançada no fim de novembro de 2021 e estará disponível apenas no app olist store (em iOS ou Android).
A intenção é ajudar você a visualizar quantos produtos estão com o estoque baixo em sua loja e indicar, além do preço ideal, quantas unidades deles você precisará para suprir as vendas dos próximos 30 dias.
(telas da funcionalidade no aplicativo olist store)
Assim, todos os vendedores que contam com olist store conseguirão prevenir o estoque insuficiente de produtos top de venda de sua loja.
Ainda tem dúvidas? Temos um conteúdo especial e uma planilha de controle de estoque totalmente gratuita para download que vai transformar a gestão da sua empresa.
Já tem experiência com estoque no e-commerce? Então compartilhe sua opinião sobre este conteúdo! Aproveite os comentários e converse com a gente.
