Uma das coisas mais importantes sobre as quais falamos quando pensamos em varejo é, claro, o produto. Pode parecer algo simples em um primeiro olhar, mas um sistema de controle de estoque envolvendo as mais diferentes frentes, de funcionários a clientes, pode direcionar os resultados de uma empresa.
Controlar seu estoque se torna menos um desafio e mais um processo se você reservar um tempo para criar rotinas eficazes, que sejam aplicadas pela equipe de armazenamento e quaisquer outros funcionários que tenham acesso a ele.
Ao longo deste texto você encontrará tudo para simplificar seus métodos relacionados ao controle de mercadorias. Além disso, conhecerá mais sobre práticas essenciais para a boa gestão de estoque do seu negócio, seja físico ou virtual e, ainda, descobrirá uma novidade da solução olist store. Vamos lá?
O que é controle de estoque?
O produto é um dos bens mais preciosos de uma empresa. Uma boa gestão de estoque no negócio se destina a evitar faltas, abastecimento excessivo e outros problemas que podem comprometer a sobrevivência financeira da empresa. Ela também ajuda a facilitar a gestão de itens, compras, planejamento e definição de padrões.
Por meio de um estoque bem gerenciado, é possível extrair outras vantagens competitivas além do incremento de disponibilidade e aumento de faturamento. Analisar os concorrentes e sua disponibilidade para entrega imediata pode ser uma boa oportunidade de diferenciação.
Este pode ser o momento de sua empresa oferecer as mercadorias e garantir vendas. Verifique a demanda antes de comprar itens faltantes ou complementares ao seu portfólio para não investir em excesso nos produtos que não tem giro.
Outra razão para ter um controle eficiente, está no difícil trabalho de identificação de itens faltantes do seu inventário ou que estão em quantidades. Ambas situações podem acarretar em mal aproveitamento do setor de compras e até culminar em perda de vendas quando o potencial cliente não encontra a quantidade deseja ou quando sua loja não reflete exatamente a disponibilidade do seu estoque.
Quais são os principais problemas de estoque nas empresas?
Agora que já sabe mais sobre o tema, vamos abordar alguns dos principais erros que você pode corrigir com um bom controle de entrada e saída de estoque:
Excessos
Esse é um dos principais problemas quando falamos em estoque e armazenamento. Produtos parados ocupam um espaço valioso no depósito e custam muito dinheiro ao mesmo tempo em que se tornam ultrapassados. Além disso, produtos em excesso, principalmente os sazonais e perecíveis, podem facilmente ser descontinuados ou resultarem em perda financeira total.
Estoque insuficiente
Pense que você é um comprador que percorre toda a jornada de compra e, ao finalizar, é informado que o produto que deseja não está mais em estoque. Ou que realiza o pagamento e recebe um e-mail alguns dias depois informando que o item não está disponível. Chato, não é mesmo? Neste caso, a falta de estoque não afeta apenas uma venda, mas a reputação da sua marca também, pois transforma a experiência do cliente em algo ruim.
Problemas de sazonalidade
Sabemos que a oferta de produtos deve ser adequada à época e às necessidades do cliente. Por isso, é importante entender como abastecer seu estoque de forma a atender às demandas sem exageros. Por exemplo, se você possui uma loja de artigos de festa e está vendendo itens de Natal, o ideal é que seu estoque esteja zerado após o dia 25 de dezembro. Para isso, é importante analisar dados de vendas anteriores, oferta e procura, tendências e, até mesmo, o cenário econômico atual.
Uso de ferramentas de controle de estoque ineficientes
Utilizar tipos de controle de estoque inadequados à realidade da loja pode prejudicar (e muito!) toda a sua organização. O ideal é contar com soluções integradas a todas as áreas do negócio, possibilitando um melhor controle de estoque e armazenamento, compras, entradas e saídas.
Não utilizar técnicas para vender produtos parados no estoque
É normal que existam produtos que sejam vendidos em maior e menor frequência dentro de uma loja, seja pelo alto preço ou por não ser o que seu público deseja no momento. Entretanto, mantê-lo parado no estoque é sinal de prejuízo, e você precisa pensar em maneiras para que eles sejam comercializados, como na realização de promoções e descontos.
O relatório de giro do estoque do Tiny ERP pode ser utilizado para descobrir quais são estes produtos menos vendidos.
Quais são os principais métodos de controle de estoque?
A movimentação e controle de estoque podem reduzir a perda causada por vencimento, diminuição da vida útil e, até mesmo, por excesso de mercadorias.
Empresas que buscam otimizar seu armazenamento têm muitas alternativas, como planilhas gratuitas, ERPs (sistemas integrados de gestão empresarial), soluções SaaS, programas de controle de estoque… Há uma infinidade de opções para acompanhar de perto e refinar suas técnicas.
Conheça algumas delas:
JIT
O método JIT (just in time) é um modelo de controle de estoque que alinha os pedidos de matéria-prima dos fornecedores diretamente com a produção.
As empresas utilizam essa estratégia para aumentar a eficiência e diminuir o desperdício, recebendo mercadorias apenas quando precisam delas para o processo de produção.
Este método é interessante, pois evita excesso e reduz os custos de estoque. Ele requer que os produtores façam uma previsão precisa da demanda e, assim, os fabricantes não ficam com um estoque indesejado caso um pedido seja cancelado ou não atendido.
SaaS
Contratar um serviço SaaS (Software as a Service) é uma excelente maneira de digitalizar os processos de distribuição e armazenamento de maneira simples e prática. As empresas que usam aplicativos SaaS não precisam configurar e manter o software. Os usuários simplesmente pagam uma taxa de assinatura para obter acesso ao software, que já é uma solução pronta.
Embora não exista uma inovação perfeitamente igual para todos, as soluções SaaS, como olist store e olist shops, oferecem grande funcionalidade e flexibilidade para empresas de todos os tipos, em todos os lugares.
Com algumas plataformas e serviços excelentes disponíveis, muitas empresas que utilizam alternativas de controle de mercadoria atualmente estão dando o salto com SaaS. Além disso, essas soluções também podem ter integração entre si, como o olist store com ERPs, por exemplo.
PEPS (ou FIFO)
PEPS é uma sigla para “Primeiro a entrar, Primeiro a Sair”. O termo também é conhecido como FIFO – First In, First Out –, em inglês.
Sendo assim, neste tipo de controle, a empresa vende o estoque mais antigo primeiro e o mais novo por último. Isso significa que os produtos mais baratos serão vendidos primeiro e os mais caros, por último.
Desta forma, o método PEPS aumenta a receita líquida, pois é possível definir com precisão os custos de venda e de estoque. Os itens mais antigos e mais baratos são usados para confirmar o custo atual dos produtos vendidos.
UEPS (ou LIFO)
UEPS, também conhecido como LIFO, é o método do “Último a Entrar, Primeiro a Sair” (Last In, First Out). O que isso quer dizer?
Ele indica que os produtos mais recentes no estoque serão vendidos primeiro. Isso acaba fazendo com que os produtos mais antigos e com preços mais baixos sejam registrados como itens em estoque.
É uma boa alternativa em momentos de alta nos preços de um determinado produto. Ao utilizar o método UEPS, a sua empresa repassa esse valor mais alto ao consumidor sem prejudicar-se internamente ao, por exemplo, tentar manter os preços anteriores. Além disso, a empresa pode se beneficiar, pois contará com impostos mais baixos por ter um fluxo maior de caixa quando os custos aumentam.
ERP
Um ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que pode ser implementado em toda a empresa para melhorar o fluxo de dados e facilitar os processos de negócios.
Os ERPs com sistema de controle de estoque são ideais para rastrear e monitorar os níveis de estoque e o processamento de pedidos.
O Tiny ERP possui funcionalidades e relatórios que auxiliam no entendimento das movimentações de estoque, a fim de facilitar na hora das compras e gerenciamento em múltiplos canais de venda.
Sua empresa poderá utilizar o módulo de controle de estoques, inclusive com relatórios que fornecem uma visão macro da situação dos estoques, como o relatório de necessidade de compras. Com ele é possível analisar os itens que devem ser comprados para suprir a demanda de vendas. Ainda poderá contar com o módulo de produtos sob encomenda, para comprar conforme as vendas concretizadas.
Curva ABC
O método de controle de estoque Curva ABC vem do princípio de Pareto, que afirma que 20% das atividades de uma empresa geram 80% de lucro e produção. Portanto, neste método o indicado é dar mais atenção às atividades que geram o melhor desempenho em seu negócio.
A Curva ABC divide os itens em três categorias: A, B e C. Isso ajuda a empresa a controlar o estoque e permite que o gerenciamento se concentre nas mercadorias de maior valor (os itens A) e não nas muitas mercadorias de baixo valor (os itens C). Desta forma, é possível evitar gastos com produtos que não serão vendidos em um primeiro momento, melhorando até mesmo o fluxo de caixa da empresa.
Ciclo PDCA
Planejar. Fazer. Checar. Agir. Essas 4 etapas são as que constituem o Ciclo PDCA (plan, do, check, act), um dos métodos mais populares para a melhoria da sua gestão.
Em um setor cada vez mais competitivo, é essencial que a empresa obtenha vantagem frente aos concorrentes, com confiabilidade e eficácia na execução das atividades. Aplicar o ciclo PDCA para a melhoria contínua é uma boa forma de gerir seus processos, pois cada uma das etapas para a gestão é minuciosamente finalizada antes do início da próxima.
Ilustrando melhor, se você tiver um problema de estoque parado, por exemplo, primeiro você vai mapear os motivos para isso acontecer, depois pensará na estratégia para melhorar, executará cada uma das etapas planejadas nessa estratégia e, por último, avaliará se conseguiu movimentar esse estoque.
O maior benefício do ciclo PDCA, de forma simplificada, é o aumento da competitividade, visto que os problemas são corrigidos com muito mais eficiência.
Confira nosso vídeo sobre a importância do controle de estoque:
Por que integrar os estoques da loja física e virtual?
As facilidades de controle do estoque e a otimização dos processos proporcionados por um sistema de gestão já configuram boas razões para investir na integração das duas formas de venda da sua empresa.
Além disso, a padronização e a agilidade de atendimento ganham maior eficiência, possibilitando melhorar o processamento das vendas, a separação dos pedidos, a expedição e o envio dentro do prazo, aumentando a satisfação do cliente.
Reunir todas as informações em um mesmo ambiente para integrar o estoque com a loja virtual é uma boa estratégia para evitar a venda de um produto que não esteja disponível ou para evitar que os produtos fiquem parados por muito tempo no estoque.
E como fazer essa integração?
Para fazer a integração da loja física e virtual, você precisa pensar em todas as funcionalidades e características que o sistema deve ter para corresponder aos objetivos e às expectativas de venda do seu negócio. Saiba o que é preciso para uma boa integração.
1. Escolha sistemas que permitem integração
A comunicação integrada entre os sistemas da loja física, como um ERP, e a plataforma da virtual é essencial para assegurar uma gestão efetiva, tanto no controle do estoque quanto no fornecimento de dados e indicadores para auxiliar a tomada de decisões.
Certifique-se dos recursos de sincronização entre a plataforma, o software e outras ferramentas, de forma que os processos da loja, como estoque, faturamento, compras e financeiro, sejam realizados de forma centralizada no sistema de gestão.
2. ERP para maior controle de estoque
O sistema ERP é uma solução para controles gerais, o que facilita a rotina do dia a dia. Ele atua de forma integrada, favorecendo a gestão das principais atividades da loja, como financeira, comercial, operacional e administrativa. Quanto mais simplificadas forem as funcionalidades, mais fácil será gerenciar os processos e visualizar os resultados.
Para a integração da loja física e virtual, você precisará de um sistema que realize as vendas, que se comunique com o estoque para separação do pedido, que gere a nota fiscal e que alimente o fluxo de caixa.
O Tiny ERP, devido a possibilidade de integração, permite o anúncio de um mesmo produto em diversos canais de venda, sempre mantendo o estoque atualizado. Os pedidos de venda são recebidos pelo Tiny que, ao lançar os estoques, espelha as quantidades em todos os canais.
3. Faça o mapeamento dos produtos
Com o correto mapeamento dos produtos entre ERP e loja virtual, quando uma venda for realizada na loja virtual, o sistema receberá a informação com a lista de pedidos, para os procedimentos de separação e expedição, dando baixa no estoque.
O mapeamento é automaticamente realizado ao enviar ou receber os produtos das plataformas e marketplaces, mas também pode ser feito de forma manual. Esse procedimento é importante para manter o estoque correto e fornecer dados sobre as mercadorias de maior giro, para evitar a perda de vendas por falta de produtos.
4. Utilize a reserva de estoques
O controle da reserva de estoques é essencial para evitar que um mesmo produto seja vendido duas vezes. Se o sistema receber a informação sobre a venda e proceder com a baixa automática, dificilmente ocorrerá duplicidade.
Além da inconsistência na quantidade de mercadoria no estoque, vender um produto indisponível vai gerar a insatisfação do cliente e o risco de ele não voltar à sua loja.
Quais as vantagens de integrar estoque físico e virtual?
A integração adequada entre os estoques com a loja virtual é importante para o bom andamento das vendas. Com a integração, a loja passa a ter condições de prestar melhores serviços e de abranger um público variado — consumidores que gostam de comprar na loja física ou pela internet — o que pode contribuir para o aumento das vendas. Veja algumas vantagens.
Possibilidade de retirada de produtos na loja física
Facilitar a jornada de compra deve fazer parte do pensamento de empresas que querem modernizar suas operações. Evitar qualquer tipo de gargalo entre escolher o produto e fechar o pedido e pode fazer com que aumentem as vendas.
Se a sua marca já está no mundo online, alcançar esse objetivo envolve, é claro, garantir que os clientes do e-commerce consigam retirar as compras na sua loja física, com uma operação omnichannel.
Os serviços de entrega disponíveis no Brasil podem enfrentar algumas dificuldades, o que pode acarretar no atraso ou até extravio de produtos.
Diante desse risco, oferecendo a opção de retirada em mãos, a sua empresa demonstra se importar com o conforto de quem está comprando e ainda não precisa cobrar frete, que pode ser decisivo para o cliente.
Isso permite que o tempo entre fechar o pedido e tê-lo em mãos seja mínimo. O sucesso dessa operação exige um bom controle de estoque.
Da mesma forma que não é animador para o cliente escutar do funcionário que o produto não se encontra disponível, é frustrante saber que o produto anunciado no e-commerce não pode ser retirado na loja física.
Facilidade na troca de produtos
A visão que o público tem de uma empresa também depende da qualidade dos serviços pós-venda, como as operações de devolução e troca de produtos. O controle de estoque proporcionado pela integração da loja física ao e-commerce não só aumenta a eficiência dos processos internos, mas também garante a qualidade desses serviços.
O cliente passa a ter o conforto de solicitar, por exemplo, uma troca via site e buscar o novo produto na loja física. Com um estoque integrado, o risco de não ter o produto passa a ser menor.
Com estoques separados, a empresa pode vender mais na loja online, por exemplo, e precisar retirar várias unidades da loja física, desfalcando um dos seus canais de venda. A integração, por outro lado, permite que a sua equipe gerencie apenas um estoque e não deixe o consumidor na mão.
Otimização dos recursos e do trabalho da sua equipe
Integrar a loja física ao e-commerce resulta em uma otimização fundamental para o gerenciamento do seu estoque. Isso acontece porque dois estoques exigem duas gestões e duas equipes responsáveis pelo fluxo de produtos.
Esse cenário pode acabar não só reduzindo a eficiência da sua empresa, como também gerando mais gastos.
A solução, portanto, é investir em um estoque integrado. Dessa forma, há uma otimização do espaço do armazém e possibilita fazer a gestão adequada dos produtos estocados (etapas, como precificação e controles de entrada e saída dos volumes).
Além disso, você também passa a trabalhar com uma equipe mais enxuta, aproveitando bem os potenciais de cada profissional. Todos esses são fatores que influenciam diretamente a lucratividade da empresa.
Organização dos pedidos por ordem de solicitação
O estoque integrado exige que o e-commerce se torne uma extensão da loja física. Isso porque não só alguns setores passam a fazer parte da integração, mas toda a operação é unificada. Ou seja, o pedido da loja física e o pedido da loja virtual devem chegar ao estoque por ordem de solicitação.
A diferença entre ambos fica por conta da separação, da embalagem e do envio do produto até o cliente. Ao centralizar a gestão de estoque dessa forma, fica mais fácil acompanhar o fluxo de produtos e investir com mais precisão em ações de marketing nos canais que geram mais solicitações de venda.
conheça sobre a separação no tiny erp
Centralização do controle de estoque em razão da tecnologia
Falhas operacionais podem acontecer por conta de inúmeros motivos quando se privilegia os processos manuais dentro da empresa, principalmente ao lidar com o controle de estoque.
Qualquer desencontro na comunicação entre a equipe da loja física e a equipe da loja virtual pode resultar na falta de produtos para a entrega.
No final, toda a empresa acaba se prejudicando. Para evitar esse tipo de cenário, é importante não só investir na integração da loja física ao e-commerce, mas também automatizar os processos para garantir o controle de estoque.
Isso quer dizer que o pedido deve chegar ao estoque por ordem de solicitação e informando, em tempo real, a disponibilidade do produto. Essa e outras funções podem ser encontradas em um sistema ERP, um software que tem a tarefa de centralizar todos os dados e processos da sua empresa.
A integração ganha mais agilidade, uma vez que a equipe desenvolve a capacidade de gerir o máximo de tarefas em pouco tempo, de maneira fácil e moderna. Além disso, a sua empresa ganha um suporte importante para a tomada de decisões, pois a sua equipe passa a se basear em números reais e relatórios sobre os seus processos.
Práticas que definem um bom controle de estoque
A maioria dos varejistas de e-commerce sabe que deve acompanhar de perto e refinar suas técnicas de gerenciamento de estoques. Mas quais devem ser as questões a serem acompanhadas com mais atenção?
1. Realize inventários
Verifique seus números regularmente por meio de uma avaliação de estoque contínua e claramente definida. Utilizar inventários torna mais fácil a automatização do gerenciamento de estoque e permite, até, a atualização dos dados em tempo real.
O inventário consiste na contagem das mercadorias disponíveis e permite fazer correções, caso tenham acontecidas entradas ou saídas de itens, mas que não foram contabilizadas.
Isso deve ser feito conforme a necessidade de cada empresa, como semanal ou mensal. Isso ajuda a manter os estoques sempre corretos e atualizados, o que é importante para a tomada de decisões. Todos os relatórios necessitam de dados corretos para que ofereçam informações precisas.
O Tiny oferece um inventário para que você controle as quantidades de mercadorias disponíveis em sua empresa.
2. Faça e avalie relatórios periodicamente
É sempre importante gerar relatórios de qualidade, pois isso permite decisões baseadas em dados sobre compras e vendas futuras de estoque. Um bom programa para controle de estoque deve ser capaz de produzir relatórios de lucratividade, de vendas líquidas, de giro e de previsão de demanda.
O ideal é ter um relatório de controle de estoque que apresente os dados que são importantes para seu negócio. Por isso, antes mesmo de criar, é preciso ter um planejamento sobre quais são as informações fundamentais.
Vale a pena mapear os processos e entender quais são os indicadores mais relevantes, de acordo com a atuação da empresa. Em alguns empreendimentos, o relatório de estoque deve priorizar datas de entrada e saída e a validade dos itens, por exemplo. Em outros, é preciso focar no nível de estoque e nos giros para ter um abastecimento dinâmico.
Entenda que o objetivo é fornecer informações consolidadas que ajudem a tomada de decisão. Com as informações, é possível definir se é preciso fazer uma nova compra com os fornecedores e qual é a quantidade de certos produtos. Também fica fácil ter uma ideia sobre quais são os produtos com maior saída e quais estratégias de venda têm funcionamento melhor. Além disso, uma boa estrutura do documento é indispensável para que ocorra uma análise completa das operações.
Dicas do Tiny: Utilize os relatórios disponíveis no Tiny ERP para te ajudar no controle de estoques
- Com o Controle de estoques, você pode verificar as quantidades em estoque e também efetuar lançamentos de entrada, saída e balanço.
- O Controle de lotes e validades, está disponível para os planos Essencial e Grande. Com ele, as empresas conseguem controlar as informações de lotes e validades dos seus produtos, principalmente as que comercializam produtos perecíveis.
- O Giro do estoque é um indicador que informa quais produtos estão com baixa rotatividade ou encalhados. É um bom relatório para decidir quais itens colocar em promoção, por exemplo.
3. Identifique todos os seus produtos
Crie uma ID exclusiva para cada produto em estoque, incluindo um número de unidade de manutenção de estoque (SKU), um número de código de barras (EAN) e especificações claras do produto.
Embora a construção de um estoque preciso leve mais tempo, isso torna a localização e o rastreamento de itens muito mais fácil em todos os estágios do ciclo de reposição do produto.
4. Restrinja o acesso ao estoque
Os dados devem ser disponibilizados apenas para aqueles que realmente precisam deles. Ao conceder livre acesso à tabela de controle de estoque, você não apenas coloca em risco os dados da empresa, como também aumenta o risco de erros comuns quando muitas mãos lidam com um único assunto.
5. Integre as informações de estoque entre os setores
Os cuidados com o estoque não são apenas responsabilidade do setor de logística da empresa. A comunicação entre os setores de logística, compras e comercial merece atenção.
O setor de compras precisa estar atento para evitar ruptura do estoque, que é a falta de um ou vários produtos em estoque. Além disso, deve ter cuidado para não comprar produtos em excesso, originando custo de mercadoria parada.
O comercial não pode vender itens sem quantidade disponível em estoque, por isso precisa ter em mãos as informações corretas sobre cada produto. Já imaginou vender um produto sem disponibilidade de estoque? É uma situação delicada e que prejudica a satisfação do cliente.
Já o setor de logística mantém as quantidades em estoque sempre controladas e atualizadas para que os outros dois setores possam tomar as melhores decisões.
Quando a integração entre esses setores funciona da forma correta, a empresa é mais assertiva em suas decisões e o consumidor fica feliz com sua experiência de compra.
Dica do Tiny: O relatório de Necessidades de Compra auxilia a empresa a ter uma visão de quanto deve comprar para suprir a demanda de vendas. Assim fica mais fácil comprar as quantidades necessárias, além de evitar o custo de mercadoria sem giro.
6. Defina limites para o estoque
No processo de controle de estoque, também é importante estabelecer certos limites para os itens. Isso é o chamado estoque de segurança, que deve ter uma quantidade mínima para atender à demanda e um valor máximo para evitar os desperdícios.
Uma maneira de chegar a esses valores é com a integração das informações comerciais. Ao entender o comportamento de vendas, há como fazer previsões de demanda e confrontar os dados com o relatório de controle de estoque.
Dica do Tiny: No Tiny, você pode informar qual o estoque mínimo e máximo de um produto. Assim, você recebe um e-mail sempre que estes limites forem atingidos.
Você pode conferir outras técnicas e boas práticas para a gestão e controle de seu estoque neste vídeo em nosso canal do YouTube:
Conheça esta novidade da solução Olist Store!
Até quem não gosta de spoiler vai gostar da novidade que estamos preparando para os clientes olist store.
Em breve, todo cliente poderá contar com uma inteligência preditiva de fim de estoque! A novidade será lançada no fim de novembro de 2021 e estará disponível apenas no app olist store (em iOS ou Android).
A intenção é ajudar você a visualizar quantos produtos estão com o estoque baixo em sua loja e indicar, além do preço ideal, quantas unidades deles você precisará para suprir as vendas dos próximos 30 dias.
(telas da funcionalidade no aplicativo olist store)
Assim, todos os vendedores que contam com olist store conseguirão prevenir o estoque insuficiente de produtos top de venda de sua loja.
Ainda tem dúvidas? Temos um conteúdo especial e uma planilha de controle de estoque totalmente gratuita para download que vai transformar a gestão da sua empresa.
Já tem experiência com estoque no e-commerce? Então compartilhe sua opinião sobre este conteúdo! Aproveite os comentários e converse com a gente.
