Na hora de vender, seja qual for a mercadoria, a última coisa que você deseja é lidar com a falta ou excesso de produtos. Um bom inventário de estoque ajuda a evitar problemas desse tipo por favorecer todo o processo de gestão dos itens que entram e saem da sua loja.Ele funciona como uma lista completa dos itens do estoque da sua loja. Por isso, deve ser elaborado de forma detalhada e passar por revisões periódicas. Prossiga com a leitura para saber mais sobre esse importante recurso!
O que é um inventário de estoque?
É a etapa de registro dos produtos do seu negócio. Ou seja, envolve a contagem de todas as mercadorias presentes no estoque. Essa lista pode ser elaborada de diversas maneiras e permite fazer um levantamento adequado de várias características.
Classificação, quantidade e valor de cada item são exemplos de dados apresentados em um inventário. Logo, trata-se de um documento crucial para organizar e controlar diversos tipos de estoque.
Também é importante notar que, além dos produtos existentes em depósitos ou almoxarifados, o inventário pode incluir mercadorias que estão em fabricação.
[contact-form-7 id="15924" title="amp-downloadlistadomilhao"]
Qual é o tempo certo para fazê-lo?
O inventário de estoque guarda informações valiosas que servem de base para a análise de fluxo de produtos e identificação de possíveis problemas. Mantê-lo em dia é a melhor estratégia para saber se o controle interno está alinhado à quantidade real de itens.
Para que cumpra sua função, portanto, o inventário deve ser tarefa rotineira. A frequência de elaboração dessa lista vai depender do porte da sua loja, da quantidade aproximada de mercadorias e do tempo médio gasto no processo de contagem — considere o desempenho de meses anteriores.
Em todo caso, vale a pena definir datas e horários fixos para a produção do arquivo. Dessa forma, você sempre terá um bom controle dos produtos do seu negócio para prever as melhores ações e planejar os próximos investimentos. Pense que uma maior periodicidade reduz os erros.
Como elaborar um inventário de estoque para a loja no e-commerce?
Ainda que possa ter práticas específicas, o inventário de estoque para comércio eletrônico engloba as mesmas etapas aplicadas em lojas físicas. Alguns cuidados fazem toda a diferença para o sucesso da contagem, portanto, fique de olho nas recomendações listadas abaixo.
Crie boas equipes
O primeiro passo é determinar quais pessoas farão parte do levantamento dos produtos. Selecione perfis detalhistas e que possam se comprometer com o registro completo dos itens. Mesmo pequenos grupos funcionam melhor quando contam com alguma figura de liderança.
Se achar necessário, realize treinamentos que demonstrem as melhores ações, cuidados a tomar durante o processo de contagem, procedimentos padronizados e orientação para uso de ferramentas. Um time capacitado na tarefa é crucial para evitar erros e prejuízos.
Organize o local
O estoque físico precisa estar impecável para que a contagem não tenha falhas. Então, o ideal é que o levantamento seja agendado em dias com menor movimento. De preferência, o espaço deve estar fechado e contar apenas com a presença da equipe responsável pela elaboração do inventário.
Uma prática que agiliza essa análise é manter caixas e embalagens no mesmo sentido, de modo a deixar rótulos e códigos de barras visíveis. Também é importante que os funcionários definam ações específicas para momentos de pausa, a fim de garantir que nenhum item fique de fora no retorno.
Faça uma auditoria de contagem
Dependendo do tamanho do estoque, pode ser necessária a divisão de áreas para que a equipe realize a contagem por etapas. Nesses casos, é importante criar uma espécie de rota, com indicação clara do ponto de partida e do trajeto até o destino. Se precisar, distribua o time colocando um grupo em cada espaço.
Após os primeiros levantamentos, verifique se todas as áreas foram registradas e demarcadas corretamente. É o momento de descobrir se algum local ou categoria de produtos ficou para trás e, em caso positivo, corrigir o erro. Dedique bastante tempo nesse exercício para evitar problemas lá na frente.
Utilize a tecnologia
A contagem manual gera falhas e é muito lenta quando comparada com aquela desenvolvida por ferramentas específicas. Então, para otimizar a produção do inventário de estoque, invista em bons instrumentos de trabalho.
É possível contar com aplicativos para tablet ou smartphone, etiquetas e cartões magnéticos. Todos fazem a leitura de códigos de barras para coletar dados com rapidez e registrá-los em um arquivo digital. Após organizar as informações, você poderá fazer comparativos com as listas produzidas no software que controla o estoque.
Por que fazer um inventário?
Há muitos motivos para você caprichar na produção desse tipo de material. O primeiro está na possibilidade de manter um equilíbrio entre a oferta e a demanda por produtos. Isso significa que dificilmente vai lidar com a falta ou a sobra de mercadorias no estoque.
A lista permite maior controle do que entra e sai da loja, o que reduz perdas por itens parados, favorece o planejamento das próximas compras e garante a satisfação do consumidor. Você também ganha por poder priorizar os produtos com mais procura.
Cabe destacar que o inventário de estoque possibilita a prestação de contas junto ao Fisco. Como essa atividade envolve a declaração de bens, é crucial compreender a situação da loja de tempo em tempo. A falta de controle pode gerar dados incompletos que resultam em prejuízos na forma de multas.
Quando começar?
O inventário deve fazer parte da rotina do negócio desde o início das atividades por atuar como aliado no controle das etapas que envolvem a compra e comercialização de produtos. Então, invista na elaboração frequente, não importa se você tem uma loja consolidada ou está começando a operação.
Procure incluir o máximo de dados sobre os itens presentes em seu portfólio. Assim, será mais fácil adotar medidas inteligentes por meio do inventário de estoque. Isso inclui desde o planejamento de promoções que despachem produtos parados até a aquisição com base na rotatividade de mercadorias.
Ainda não tem cadastro na newsletter do Olist? Assine agora para receber as próximas publicações do blog em seu e-mail!
