Conheça ferramentas de gestão essenciais para alavancar sua empresa

O desejo de tornar-se seu próprio chefe foi realizado! Após muito trabalhar você, finalmente, encontrou no empreendedorismo não só sua vocação, mas sua principal fonte de renda. Começou tímido, vendendo apenas para alguns conhecidos e, agora, já tem sua loja própria, sua cartela de clientes, fornecedores, enfim. Tem sido uma experiência e tanto. Mas, por que não escalar seu negócio a outro patamar? Comece a captar investidores, aumente sua margem de lucro e fidelize seus clientes para tornar-se uma referência no setor. É difícil? Pode ser, mas com planejamento, estratégia e execução dedicada você pode ter certeza de que as vendas online são um oceano de oportunidades. Saiba como ferramentas de gestão podem alavancar seus negócios.

O que ferramentas de gestão podem fazer pela minha empresa?

Hoje em dia todo mundo fala sobre ferramentas de gestão, mas você realmente sabe o que isso é? Antes, os meios tradicionais, como conversas e anotações, eram usados ​​para gerir uma empresa ou qualquer projeto. Mas, com o passar do tempo, especialistas de mercado e empreendedores adicionaram várias novas técnicas para garantir o sucesso de um negócio.  Existem muitas palavras para explicar gestão, mas a definição básica ou conceito central sobre o que é permanece sempre o mesmo. Ela pode ser definida como um plano de ação que faz uso de todas as estratégias e técnicas para ajudar na conclusão de qualquer necessidade do negócio.  Em empresas, um bom processo de gestão refere-se ao planejamento, organização, liderança e controle dos recursos humanos e físicos para atingir os objetivos de crescimento de forma eficiente e eficaz. Sabemos que sem planejamento é muito difícil escalar resultados. Por isso, quem busca fazer com que seu negócio cresça e apareça, deve contar com essas metodologias de gestão de projetos. Minimizar as chances de perda ou falha é o que garante um crescimento organizado e de acordo com as expectativas.

Quais são as principais ferramentas de gestão utilizadas nas empresas?

Como pode imaginar, há uma grande variedade de técnicas que podem ser usadas para ajudar a desenvolver ideias e pensar em um ambiente voltado para o processo de gestão. Listamos algumas aqui para ajudar você: 

Plano de Negócios

Um plano de negócios é um documento que descreve sua empresa, os produtos e serviços que você oferece e os clientes para quem você vende. Ele é uma ferramenta de gestão para analisar resultados, tomar decisões estratégicas e mostrar como seu negócio vai operar e crescer.  A maioria dos planos de negócios também inclui previsões financeiras para o futuro. Com ele você pode definir metas de vendas, orçamentos de despesas e previsões de fluxo de caixa. Alguns componentes de um bom plano são:

• Principais parcerias
• Principais atividades
• Principais recursos
• Proposta de valor
• Relações com o consumidor
• Segmentos de clientes
• Canais de distribuição e comunicação
• Estrutura de custos
• Fluxos de receita

Uma pesquisa recente da consultoria Falconi mostrou que as empresas que não dedicam tempo para escrever um plano e revisá-lo regularmente estão estagnadas ou em declínio. Isso demonstra que, antes de tomar uma grande decisão para o seu negócio, você precisa conhecer os possíveis impactos. Com um plano de negócios em vigor, você pode explorar facilmente diferentes cenários. Além disso, se você está expandindo seus negócios e planeja obter um empréstimo comercial ou levantar dinheiro de investidores, precisará de um plano de negócios. Os investidores precisam se sentir confiantes de que verão o retorno de seu investimento, e o plano de negócios é a ferramenta que você usará para convencer as pessoas de que trabalhar com você — ou investir em sua empresa — é uma escolha inteligente. Em suma, se você está pensando em iniciar um negócio ou planeja conversar com investidores ou capitalistas de risco, escrever um plano de negócios pode melhorar suas chances de sucesso.  

Ciclo PDCA

Considerada uma metodologia de gestão de processos e qualidade, o Ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act) é utilizado para a resolução de problemas, aprendizado e melhoria contínua de um processo ou produto. Existem 4 etapas básicas para uma abordagem simples e científica que pode solucionar problemas em vários ambientes de negócios.  

1. Planejar (plan): identifique um problema e quais seriam as possíveis soluções
2. Fazer (do): execute o plano e teste as soluções
3. Conferir (check): avalie os resultados e as lições aprendidas
4. Agir (act): melhore o planejamento para melhores soluções

O Ciclo PDCA é simples, fácil de entender e um poderoso impulsionador para mudanças e melhorias significativas. Para isso, é importante entender que ele deve ser utilizado com frequência e continuidade por todos os tomadores de decisão da empresa. Sem uma liderança comprometida, o ciclo PDCA não pode funcionar de forma eficaz a longo prazo. Utilize o Ciclo PDCA em diversas etapas de trabalho, como quando iniciar um novo projeto de melhoria contínua, planejar a análise de dados ou até mesmo para definir quais processos serão realizados continuamente em sua empresa.

OBZ - Orçamento Base Zero

Como o nome diz, “orçamento base zero” é uma abordagem para planejar e preparar o orçamento desde o início. Este tipo de orçamento não começa com base em dados anteriores. Com essa abordagem de orçamento, você precisa justificar cada despesa antes de adicioná-la ao orçamento real. O objetivo principal do orçamento base zero é a redução de custos desnecessários, observando onde eles podem ser cortados. Para criar um orçamento de base zero é importante envolver todos os membros do negócio. Você pode perguntar aos seus funcionários com que tipo de despesas a empresa terá que arcar e, assim, descobrir como controlar esses gastos. Se uma determinada despesa não beneficiar o negócio, ela deve ser retirada do orçamento.

Análise SWOT

Para administrar um negócio de sucesso, você deve analisar regularmente seus processos para garantir que está operando da maneira mais eficiente possível. Embora existam várias maneiras de avaliar sua empresa e uma delas é a análise SWOT. SWOT significa Strength (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades), e Threats (ameaças). É uma ferramenta de gestão de processos que ajuda sua empresa a superar desafios e determinar quais novos clientes e cenários buscar.  Os pontos fortes e fracos são internos à empresa (pense: reputação, patentes, localização). Você pode alterá-los ao longo do tempo, mas não sem algum trabalho.  Oportunidades e ameaças são externas (pense: fornecedores, concorrentes, preços) – elas estão lá fora no mercado, acontecendo quer você goste ou não. Você não pode mudá-los O objetivo principal da análise SWOT é ajudar as organizações a desenvolver uma plena consciência de todos os fatores envolvidos na tomada de uma decisão de negócios.

KPIs

Um indicador-chave de desempenho (KPI) é um valor mensurável que demonstra a eficácia com que uma empresa está atingindo os principais objetivos de negócios. Algumas organizações utilizam KPIs para avaliar o sucesso em atingir as metas. “O jargão ‘o que não se mede não se gerencia’ não é um clichê à toa. De fato, é impossível entender se suas ações estão dando o resultado esperado se você não sabia de início que resultado esperar. Colocando assim parece óbvio, mas no dia a dia atolado das empresas, é muito comum os times saírem executando várias demandas sem saber exatamente qual a métrica de sucesso para cada uma delas.”

Felipe Cyrillo, gerente de Marketing do olist.

Pode ser fácil confundir KPIs com métricas de negócios . Os KPIs, ou indicadores-chave de desempenho, devem estar relacionados a um resultado de negócios específico com uma medida de desempenho. Vejamos um exemplo:

Digamos que seu objetivo seja aumentar sua receita mensal recorrente — seu KPI será o crescimento de vendas. Veja como você fazer sua gestão de indicadores:

Os KPIs servem como um guia para ajudar você e a organização a alcançar seus objetivos. E essa conquista depende da entrega de resultados consistentes. Ainda segundo Felipe Cyrillo, "quando não há KPIs em um negócio, toda decisão vira uma briga política de ego e de qual palpite vale mais. Em uma organização com indicadores-chave bem estabelecidos, alinhados e comunicados, é possível testar e validar hipóteses, e toda decisão passa a ser embasada em critérios objetivos". Para o sucesso e o crescimento de sua empresa, defina os KPIs e compartilhe-os com funcionários e partes interessadas para que eles estejam cientes da direção da empresa. KPIs precisam de contexto para serem eficazes e reter essas informações cria desalinhamento entre as equipes. Ouça comentários e perguntas para que você possa identificar e refinar a forma como comunica suas metas e faz a gestão de indicadores.

4Ps da Inovação

Essa é uma ferramenta de gestão que pode ser usada para explorar o espaço e definir a direção da inovação para concentrar recursos nela.  Todas as empresas devem ser inovadoras para permanecer no negócio, mas as que obtêm vantagem competitiva a longo prazo devem permanecer inovadoras em todas essas 4 áreas:

• Produto (ou serviço): o que a empresa oferece ao seu cliente.
• Processo: refere-se a mudanças na forma como as coisas são criadas e entregues.
• Posição: é a mudança no contexto em que os produtos/serviços são introduzidos, ou seja, onde está o alvo da oferta e qual é a história contada sobre ela.
• Paradigma – ou o modelo de negócio:  é a mudança nos modelos que enquadram o que a organização faz ou, alternativamente, como a empresa enquadra o que faz.

As inovações ajudam sua marca ou empresa a se destacar das demais e tornam você único e diferente, dando ao seu negócio uma vantagem no mercado à medida que os consumidores mudam para o seu produto.  Defina estratégias de inovação para o seu negócio e faça escolhas e decisões inteligentes que ajudarão sua empresa a crescer a longo prazo.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta que facilita a interpretação objetiva e transparente de problemas e do ambiente em que estão inseridos. Sob diferentes pontos de vista, os tomadores de decisão podem analisar quais decisões ​​a serem tomadas são mais rentáveis, para que o resultado final seja o melhor e mais coerente possível com o objetivo declarado no escopo do projeto.

• O que: sobre o que se trata o problema, ou qual é a meta que se propõe alcançar?
• Quem: quem faz parte da equipe designada para o resolver os problemas, ou quem são os clientes internos ou externos?
• Onde: qual é o local envolvido pelo problema, ou seja, onde está inserido?
• Por quê: por que é importante resolver este problema ou atingir o objetivo proposto? 
• Quando: desde quando o problema ocorre e qual o prazo para resolução?
• Como: como esse problema será solucionado?
• Quanto: quanto investimento é necessário para resolvê-lo, ou quantos processos e produtos ele já afetou?

Somente entendendo o problema de forma eficiente é possível agir sobre ele e obter como consequência um resultado efetivo. Esses 7 fatores explicativos favorecem as chances de decisões mais eficazes.

Mapas Mentais Gerenciais

Os mapas mentais ajudam a desenvolver ideias. Nos negócios, podem ajudar a definir e alcançar todas as suas metas e ambições. Eles são úteis para transmitir pensamentos aos colegas, quebrar ideias complexas e fornecer uma visão mais clara de situações. E, não importa onde você esteja no processo de negócios. Desde a coleta de ideias para iniciar um novo empreendimento ou buscando agilizar os processos existentes, o mapeamento mental pode ajudá-lo a chegar aonde deseja.

Modelo de mapa mental — Reprodução: TechTudo/GoConqr

Alguns dos principais usos dos mapas mentais nos negócios são para anotações e brainstorming, mas os benefícios são muitos:

• Aumento de produtividade 
• Desenvolvimento de habilidades de pensamento crítico mais profundo
• Melhora da criatividade com o pensamento visual
• Aumento da retenção de memória
• Colaboração mais profunda dentro da equipe.

Os mapas mentais não ajudam somente a planejar seu negócio, mas também a conduzir as tarefas diárias de toda a empresa.

Os principais benefícios do uso de ferramentas de gestão 

Um gerenciamento de projetos bem feito pode trazer muitos benefícios para sua empresa:

Melhor planejamento

Utilizar metodologias de gestão de projetos permite que a equipe veja o quadro geral. Quando as necessidades estão à mostra, os orçamentos são planejados, os cronogramas são mapeados e há metas realistas e alcançáveis. Assim, o projeto pode começar com o pé direito e permanecer no caminho certo.

Colaboração e comunicação

As ferramentas de gestão facilitam os canais de comunicação, orientando a equipe a se reunir em intervalos regulares para discutir o progresso, eliminar obstáculos e fazer brainstorming sobre o caminho a seguir. Toda a equipe colabora e trabalha em conjunto para atingir os objetivos finais, e isso melhora a parceria e aumenta a produtividade.

Alocação de recursos otimizada

Quando as metodologias de gestão de projetos são implementadas, ferramentas e pessoas com diferentes níveis de habilidade e experiência em diversos domínios são alocadas corretamente. Assim, toda a equipe consegue fazer contribuições significativas para o projeto. Isso é possível por meio do planejamento inteligente e alocação de recursos.

Custos reduzidos e entregas pontuais

Quando os processos estão rodando e os recursos são otimizados, os orçamentos e cronogramas permanecem dentro do esperado. Não há atrasos e as metas do projeto podem ser implementadas em tempo hábil.

Maior satisfação do cliente

Com a concorrência acirrada no mercado hoje, reter uma base de clientes fiéis é mais importante do que nunca. O planejamento e a implementação cuidadosa de mudanças aumentam as chances de atender e superar os requisitos do usuário final. Uma maior satisfação do cliente levará a um aumento das referências boca a boca e, consequentemente, mais clientes surgirão em seu caminho.

Maior produtividade

O planejamento adequado de tempo, orçamento e recursos, além da utilização de sistemas e processos eficientes, permite que a equipe consiga lançar produtos com mais rapidez e qualidade. Isso aumenta a produtividade e os resultados da organização.

Maior flexibilidade

Devemos conseguir nos adaptar às mudanças de requisitos e, sem o gerenciamento de projetos correto, isso torna-se impossível. Com as ferramentas de gestão, as empresas conseguem entender as necessidades do mercado mais facilmente e, assim, corrigir o curso para atender às expectativas do cliente.

Aprendizado contínuo

As análises no final de cada ciclo do projeto permitem a melhoria contínua, quando a equipe pode olhar para trás no trabalho concluído e tentar listar o que deu errado e o que poderia ter sido melhorado. As ferramentas levam em consideração revisões e retrospectivas regulares, o que ajuda a equipe a descobrir como melhorar coletivamente. O principal desafio de ser empreendedor não é começar a empreender, mas sim, continuar. Alcançar resultados. Escalar seu negócio. Utilizar as melhores ferramentas e técnicas para administrar sua empresa pode te ajudar a atingir os objetivos do projeto de forma saudável e constante. Aplique já essas técnicas em sua empresa e me conta aqui nos comentários como foi esse processo. Vamos trocar experiências e aumentar o setor de e-commerce no Brasil.